Hvordan til at skrive breve: 6 komponenter i en overbevisende brev

Elektronisk korrespondance har altid været og er stadig den vigtigste form for kommunikation i erhvervslivet. Et godt udformet brev er allerede halvt fuldendt. Men sådanne breve ikke er i stand til at gøre det. Nogle gange læser brevet med en business forslag, er det ikke klart, hvad der præcist du ønsker at tilbyde, hvilken slags fordel du får fra det, og hvorfor har du brugt din tid på at læse og forstå denne bogstaver.

Evnen til at skrive korrekte, overbevisende breve kommer med praksis. Og godt, når erfaringerne er opdelt, så dermed andre mennesker ikke træde på den samme rake. Jeffrey James, forfatter til bogen «Business to Business salg: Power Words og strategier fra verdens top Salg Eksperter », tilbud et simpelt system at udarbejde overbevisende breve, som består af 6 trin.

Ophavsret Shutterstock

1. Altid tydeligt forestille sig, hvad vil skrive

Hovedformålet med brevet - at sørge for, at modtageren har truffet en endelig afgørelse. Så før du begynder at skrive det brev, så spørg dig selv en ekstra gang over, hvad det er, du ønsker fra modtageren? Hvad beslutning han skulle tage efter at have læst dine breve?

I dette tilfælde er usikkerheden - er din svorne fjende. Jo klarere dit mål, jo mere overbevisende at få dit brev.

2. Begynd dit brev med den konklusion,

Din konklusion er en erklæring om, at afgørelse, der skal træffes af modtageren baseret på indholdet af Deres brev.

I skolen lærte vi til altid at starte med en introduktion. I tilfælde af at udarbejde overbevisende budskaber, dette udsagn er forkert. I erhvervslivet, alle er for travlt til at vurdere dine skrivefærdigheder. Derfor bør du gå lige til sagen.

For eksempel, du ønsker at få fra sine overordnede om tilladelse til at installere et træningscenter i et af lokalerne i din virksomhed.

forkert:

"Jim,
Som du ved, fravær af medarbejdere i øjeblikket er et stort problem, som har en ganske stærk finansiel indvirkning på både vores virksomhed og den andre virksomheder i vores branche... bla bla bla... Så vi er nødt til at overveje fordelingen af ​​penge til genbosættelse af gymnastiksalen i hovedkontoret i vores selskab. "

korrekt:

"Jim,
Jeg vil have dig til at have godkendt installationen af ​​et motionscenter i vores kontor. "

3. Del dine argumenter til et par letfordøjelige stykker

Til de argumenter til støtte for dine ideer nemt læst og forstået, opdele dem i et par stykker.

forkert

"Ifølge en nylig rapport fra regeringen gruppe fysisk aktivitet er ekstremt vigtigt selv trods det faktum, at kun få virksomheder vise deres engagement i en sådan kampagne medarbejdere. Mange virksomheder definerer sådanne grupper som de undervurderede aktiver, men de har ingen planer om at indføre tilsvarende grupper i branchen, selv på trods af, at fitness er nært knyttet til virksomhedernes og personlige succeser. Jeg tror, ​​at hvis vi ikke indfører en lignende fysisk hold i vores virksomhed, er vi fortsat langt bagefter konkurrenterne. "

korrekt

"Fitness i kontoret vil:
- at reducere fravær
- at øge den samlede produktivitet "

4. Forstærke hvert argument beviser

Hvis du skriver et brev, som består af solide argumenter, kan det blive opfattet som kontinuerlig personlige mening og intet mere. For hver argument behov bevis. Hvor andet at forstå, hvad det virkelig arbejde?

forkert

"Fitness på kontoret ville være den bedste løsning, fordi folk foretrækker at gå på arbejde i stedet for at blive hjemme. Det vil også medvirke til at reducere den samlede forekomst på kontoret. "

korrekt

"Reduktion af mængden af ​​fravær. Ifølge en undersøgelse foretaget af National Institutes of Health blandt 1.000 virksomheder, der har fitnesscentre i kontorer, personale fravær med 20% lavere i disse selskaber end i virksomheder, der ikke har en sådan udstyr. "

5. Gentag din konklusion som en opfordring til handling

I slutningen af ​​brevet igen gentager sin konklusion, bemærkes indledningsvis. Først nu som en opfordring til handling. Så du undlader at modtageren til en bestemt konklusion, at han skulle gøre efter at have læst dit brev. Dette opkald skal være enkel og specifik.

forkert

"Vi vil være meget taknemmelig for dig, hvis du støtte dette projekt."

korrekt

"Hvis du kan svare ja til dette brev, jeg straks indlede processen."

6. Indtast fordelen i emnelinjen

Emnelinjen i brevet er næsten den vigtigste del. Fordi det skal foregribe den grundlæggende emnelinjen, og konfigurere en modtager til den ønskede stemning. Og det er derfor, du er nødt til at udfylde det i det sidste, efter at du har skrevet alle de argumenter og beviser, der understøtter din grundlæggende konklusion.

Ideelt set bør emnelinjen løse to vigtige problemer: så det burde være interesseret i modtageren, at han åbnede og læste brevet; og det bør omfatte den konklusion, at du ønsker at formidle til modtageren.

I de fleste tilfælde, at den bedste måde at udføre begge opgaver på én gang - er at skrive om de fordele, der kan opnås som et resultat af de ønskede løsninger til dig.

forkert

"Konsekvenserne på sundheden hos medarbejderne på udstyr programmet fitnesscentre i kontorer"

korrekt

"Hvordan kan vi reducere mængden af ​​fravær af medarbejdere"

Jeg interesseret i din mening. Hvordan ville du reagere på begge muligheder, og hvilke regler du bliver guidet i forbindelse med udarbejdelsen af ​​disse breve?