12 af de mest almindelige problemer med Excel og hvordan man løser dem
Tips Af Teknologi / / December 19, 2019
Layfhakera læsere er allerede bekendt med Denis BatyanovymHvem delte med os Excel hemmeligheder. I dag, vil Denis fortælle om, hvordan man undgår de mest almindelige problemer med Excel, vi ofte skaber sig selv uafhængigt af hinanden.
Umiddelbart siger jeg, at materialet Artiklen henvender sig til uerfarne brugere af Excel. Superbrugere allerede incendiary dansede i disse rake mere end én gang, så min opgave er at beskytte det mod denne unge og uerfarne "dansere".
Du behøver ikke give table overskrifter
Mange Excel værktøjer, såsom sortering, filtrering, smarte tabeller, pivottabeller, - betyder, at dine data indeholder kolonneoverskrifter. Ellers vil du enten ikke kunne bruge dem, eller de vil arbejde ikke er helt korrekt. Altid sørge for at dine tabeller indeholder kolonneoverskrifterne.
Tomme kolonner og rækker i dine tabeller
Det slår Excel nytte. Stillet over for en tom række eller kolonne i din tabel, begynder han at tro, at du har 2 tabeller i stedet for én. Du er nødt til konstant at korrigere ham. Også, ikke skjule dine uønskede rækker / kolonner i en tabel, er det bedre at fjerne dem.
På et ark er flere tabeller
Hvis dette ikke er de små tabeller med referenceværdier, så du skal ikke gøre.
Du vil være besværligt for fuldt ud at arbejde med mere end et bord per ark. For eksempel, hvis en tabel er placeret til venstre og den anden til højre, derefter filtrere den samme bord vil påvirke den anden. Hvis bordene er anbragt over hinanden, er det umuligt at bruge befæstigelsesområder, samt en tabellerne er nødt til konstant at søge efter og producere ekstra manipulation for at komme op på hendes tabular markøren. Det er nødvendigt for dig?
Disse kunstigt én type er arrangeret i forskellige kolonner
Meget ofte folk, der kender Excel er tilstrækkelig tensid at foretrække dette format i tabellen:
Det ser ud til os uskyldige format til lagring af information, salgsagenter og deres straf. Sådan tabel layout er godt opfattes af det menneskelige øje, som den er kompakt. Men tro mig, det er et mareridt - forsøger at hente data fra sådanne tabeller og modtage foreløbige resultater (samlet oplysninger).
Det faktum, at dette format indeholder to dimensioner: til finde noget i tabellenDu er nødt til at beslutte, om den linje, at røre en gren, gruppe og agent. Når du finder den rigtige afløbet, så senere nødt til at kigge efter kolonnen allerede, da deres masse her. Og denne "todimensionalitet" i høj grad komplicerer arbejdet i sådan et bord til de standard Excel-værktøjer - formler og pivottabeller.
Hvis du bygger en pivottabel, vil du opdage, at du ikke nemt kan få data fra det år eller kvartal, da tallene bæres på forskellige områder. Du behøver ikke have et felt for salget, som bekvemt kan manipuleres, og der er 12 individuelle felter. Vi bliver nødt til at oprette en separat beregnede felt hænder for kvartalet og året, selv om, hvorvidt det er alt i én kolonne, ville oversigtstabellen have gjort det for dig.
Hvis du ønsker at anvende en standard formel af summation typen SUMIF (SUMIF), SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), vil det også opleve, at de er i stand til at arbejde effektivt med dette arrangement tabel.
Anbefalet format af tabellen er som følger:
Mangfoldighed af oplysninger om de forskellige plader af bogen "for bekvemmelighed"
En anden almindelig fejl - det er at have en form for standardformat af bordet og har brug for intelligens baseret på disse data, distribuere det på separate ark af et Excel-projektmappe. For eksempel, ofte give separate ark for hver måned eller år. Som et resultat, mængden af arbejde ved faktisk at analysere de data, ganget med antallet af ark oprettet. Det er ikke nødvendigt at gøre det. Indsamle oplysninger om et enkelt ark.
Oplysningerne i kommentarerne
brugerne tilføje ofte vigtige oplysninger, som de har behov i en kommentar til en celle. Husk på, at der er i kommentarerne, kan du kun se (hvis du kan finde). Få det ind i cellen vanskelig. Jeg anbefaler bedre afsætte separat kolonne for kommentarer.
Mess med formatering
Bestemt ikke tilføje til din tabel noget godt. Det ser ulækkert for folk, der nyder dine tabeller. I bedste fald, betyder det ikke giver værdi, i værste fald - vil synes du ikke er organiseret og sjusket i erhvervslivet. Stræb efter følgende:
- Hver tabel skal have en ensartet udformning. brug formatering smarte tabeller. For at slette det gamle format ved hjælp celle stil "Normal".
- Du må ikke vælge farven på hele række eller kolonne. Fremhæve stil af en særlig celle eller et område. Giv en "legende" af udskrivelse. Hvis du vælger en celle til yderligere gøre dem enhver operation, farven er ikke den bedste løsning. Selvom sortering efter farve og dukkede op i Excel 2007, og i 2010 - filtrering efter farve, men tilstedeværelsen af en enkelt kolonne med en klar værdi for den efterfølgende filtrering / sortering er stadig at foretrække. Farve - en ting-optjent. I oversigtstabellen, for eksempel, behøver du ikke trække.
- Gør det til en vane at tilføje til dit bord automatiske filtre (Ctrl + Shift + L), Sikring områder. Tabel ønskelig slags. Personligt har jeg altid rasende, da jeg modtog hver uge fra den ansvarlige for projektet, et bord, hvor der ikke var noget filter og sikre områder. Husk, at disse "små ting" opbevares i meget lang tid.
Fletning celler
Brug Flet celler, hvis uden at det på nogen måde. Fletter det meget vanskeligt at manipulere det område, hvor de indgår. Problemer opstår, når du flytter celler, når du indsætter celler osv
Ved at kombinere tekst og tal i en celle
Smertefulde indtryk celle, der indeholder et nummer, augmented bag teksten konstant "RR". Eller "USD", indtastes manuelt. Især hvis det ikke er en trykplade, og en almindelig tabel. Aritmetiske operationer sådanne celler naturligt umuligt.
Tallene i form af tekst i en celle
Undgå at opbevare numeriske data i en celle i tekstformat. Over tid, nogle af cellerne i denne kolonne, vil du være i tekstformat, og nogle i det almindelige. På grund af dette problem vil være med formlerne.
Hvis dit bord vil blive præsenteret gennem en LCD-projektor
Vælg de mest kontrasterende farvekombinationer og baggrunde. Det ser godt ud på projektoren mørk baggrund og lyse bogstaver. Den mest forfærdelige indtryk rød på sort og omvendt. Denne kombination af ekstremt lav kontrast kig på projektoren - undgå det.
Excel-ark i side-tilstand
Dette er den tilstand, hvor Excel viser, hvordan arket vil blive opdelt i sider ved udskrivning. Side Grænser fremhævet i lyseblåt. Jeg anbefaler ikke at arbejde hele tiden i denne tilstand, som mange gør, fordi i processen output data til skærmen del af printerdriveren, og er i Afhængig af mange faktorer (fx en netværksprinter og er i øjeblikket ikke tilgængelig) fyldt podvisanie imaging proces og genberegning formler. Fungerer normalt.
Endnu mere nyttig information om Excel, se venligst Online Denis.