Hvad er en planlægning fejl og hvordan man kan evaluere timingen

Hvad er en planlægning fejl

I løbet af de seneste tre år, jeg malede fem rum i hjemmet. Jeg starter med soveværelset og det var planlagt at køre med hende i en uge. Men det sidste touch kun foretages efter en måned.

Tænk, flytte til det andet rum, har jeg leveret til hende male i en måned? Og her og der. Jeg var sikker på en gang allerede proppet hans hånd, så, bare for at afslutte weekenden, maksimalt - til den næste. Men jeg har en måned tilbage igen. Som i hver af alle de andre værelser. Bortset køkkenet - på hende tog det endnu mere tid.

Hver gang, klar til at male et andet rum, jeg ventede på en uge eller to alt vil være klar. Erfaringen fortalte mig, at jeg ikke ville klare sig i mindre end en måned. Men for at opgive tillid til, at meget i denne tid, det vil helt sikkert gå hurtigere, det var svært.

I denne formastelige, fordi vi undervurderer behovet for os at løse problemer af tid, har et navn: planlægning fejl. Dette koncept er i slutningen af ​​70'erne indtastet

Intuitiv forudsigelse: fordomme og Korrigerende Procedurer psykologer Daniel Kahneman og Amos Tversky.

Forskere forklarede, at når planlægning folk ofte ignorere deres tidligere erfaringer. I mit tilfælde var det den kendsgerning, at rummet male hver gang jeg havde brug for en hel måned. Normalt fokuserer vi kun på opgaven ved hånden: Det er et lille rum, derfor bliver nødt til at male det for længe.

Daniel Kahneman fortæller i detaljer om dette i bog "Tænk langsom... fyldes op dit sind hurtigt." Han hævder, at fejlene i planlægning normalt er forbundet med to ting:

1. Vi mener ikke, hvor meget tid det tog at udføre lignende opgaver i fortiden.
2. Vi antager, at ikke blive konfronteret med vanskeligheder, som vil medføre forsinkelser.

Hvad er årsagen til en forkert skøn over den tid,

ifølgeSucces i forstyrrende Times Project Management Institute, kun lidt mere end halvdelen af ​​alle projekter er afsluttet til tiden.

Men én ting - at undervurdere den mængde tid, du har brug for at male rummet (det tager bare dig en lille smule besvær). Det er en helt anden - at begå den samme fejl i vurderingen af ​​arbejdsopgaver og projekter. Her kan konsekvenserne være langt mere alvorlig.

I bedste fald vil det føre til, at du eller dit team bliver nødt til at arbejde overarbejde. I værste fald - til en mangel på budgettet, små overskud, chefer og kunder utilfredshed.

Sådan vurdere problemet korrekt

Du er nødt til at holde op med planlægning, tillidsfuld intuition alene. Det er bedre at bruge specialudstyr.

1. Byg på tidligere erfaringer

Psykologer anbefaler, at Kahneman og TverskyIntuitiv forudsigelse: fordomme og Korrigerende Procedurer: Før arbejdet ikke bare skal vurdere, hvad der skal gøres, og mere, og at vurdere, hvor meget tid der normalt brugt på disse opgaver.

For eksempel, skal du oprette en ny funktion til mobile applikationer - Find ud af, hvor meget tid at bruge på dit hold har et lignende problem. Vil du skrive et blogindlæg længde 4000 ord - få oplysninger om, hvor mange timer eller dage du tog sidste gang.

Hvis du arbejder alene, at den nemmeste måde at indsamle disse oplysninger - brug ansøgning at spore tid. Brug den med forskellige typer af opgaver, og derefter bruge de færdige rapporter.

For aktiviteter i teamet nyttig projektledelse software. De fleste af dem bruger flere metoder til indsamling af data, såsom regnskab for den faktiske driftstid og opførelsen af ​​et Gantt-diagram.

2. Bed den anden til at vurdere dit problem

I 1994 tidsskriftet af American Psychological Association 'Personlighed og Social Psychology ", offentliggjort resultaterneUdforskning af «Planlægning fejlslutning»: Hvorfor mennesker undervurderer deres opgave Afslutning Times fem undersøgelser foretaget af Roger Bühler, Dale Griffin og Michael Ross.

De bekræftede, at folk ofte begår den fejl at planlægger beskrevet af Kahneman og Tversky. Men jeg fandt noget andet: vi ofte fejlbedømmer omkostningerne ved sine egne problemer, men det kan være rart at forudsige, hvor lang tid det tager en anden.

Forskerne bad deltagerne om at foreslå, hvor lang tid det tager at udføre en bestemt opgave til en anden person. Når du besvarer dem oftere påberåbt tidligere erfaringer. Og selv når det ikke var, deres skøn var langt mere rationelt end konklusionerne af dem, der havde til at udføre opgaven.

Det er fordi vi normalt er meget optimistisk holdning til deres evner. Og meget mere objektiv når det kommer til en anden. Så i stedet for at forsøge at vurdere problemet på egen hånd, så spørg en ven eller kollega til at gøre det for dig.

3. Lav et datointerval, og overveje muligheden for forsinkelser

Der er velkendte velkendt - ting, som vi ved, at vi kender dem. Der er også kendte ubekendte - ting, som vi ved, at de ikke kender. Men der er stadig ukendt, ukendt - det er ting, som vi ikke kender vi ikke kender dem.

Donald Rumsfeld, USA politiker

På dette citat ofte citeret i projektledelse. For at give mulighed for ukendte ubekendte nævnt af Rumsfeld, ledere bruger den såkaldte kegle af usikkerhed. Den er designet til billedet et tidsinterval, som kan kræve opgave.

Når du begynder at arbejde på projektet, du er lidt mere om det du kender. Derfor er den faktiske tid, der kræves for at gennemføre det, kan variere meget med prognosen. Tror du, at arbejdet vil tage to dage, og kan faktisk har brug for otte. Eller bare et par timer.

Men i løbet af denne proces interval reduceres. Men at sige præcis, hvor meget tid du har brug for, vil du være i stand til kun i slutningen - når projekt afsluttet.

Og dog, den kegle af usikkerhed giver os mulighed for at give et mere præcist estimat. Hvis du ved lidt om det kommende projekt, opdele den anslåede tid arbejde for fire for at finde den nedre grænse af intervallet, og ganges med det samme beløb for at bestemme den øvre grænse. Det vil have, for eksempel fra 1 til 16 dage.

Hvis et så stort interval ikke passer dig, bruge kontoen kun den øvre grænse - derefter, formentlig vil arbejdet tage 16 dage. Dette er ikke det nøjagtige antal, men mest sandsynligt, det er tættere på virkeligheden end din oprindelige skøn.

4. Bedøm opgave til tre point

Denne metode vil være mere objektiv. For hver opgave, skal du vurdere:

• det bedste scenarie;
• værst tænkelige scenarie;
• det mest sandsynlige scenario.

Det første tal er tilbøjelige til at falde sammen med din oprindelige skøn. Evaluering af det mest sandsynlige scenario kan være baseret på empiriske data, som du har. Men ved vurderingen af ​​værste behov for at overveje, hvor meget tid det ville tage, hvis noget går galt.

Have tre numre, beregne en gennemsnitsværdi. For eksempel, hvis den bedste scenario - i tre dage, de sandsynlige - fem dage, og det værste - ni, blot tilføje 3 + 5 + 9 = 17. Så dividere dette tal med tre. Det viser sig i gennemsnit 5,67 dage - dette er din prognose for den krævede tid.

5. Beregne fejlen koefficient

Steve Pavlina forfatter bøger "Forløbet af personlig udvikling for intelligente mennesker" anbefaler tælle sats, hvor meget du tager fejl i planlægningen. I fremtiden vil dette tal bruges til alle dine opgaver.

Vurdere tid i flere tilfældeAt du skal udføre i den nærmeste fremtid. Optag dine antagelser. Efter endt arbejde, Bemærk, hvor meget du har brugt i alt.

Tilføj op hele den planlagte tid sammen. Gør det samme med den faktiske. Nu er alle de faktiske tid er opdelt i en indledende vurdering - du får den rette balance.

For eksempel har du beregnet, at for at udføre flere opgaver kræver 12 timer. Men i sidste ende, vi brugte 15. fejl ratio: 15/12 = 1,25. Det betyder, at den opgave, tog dig 25% mere tid end du har planlagt.

Nu altid formere deres første vurdering på den resulterende fejlprocent - og de vil være mere præcis.

6. Vurdere i den mest uproduktive tid på dagen

Amerikansk analytiker og forfatter af virksomheden litteratur Daniel Pink i hans bog "Taymhaking. Som videnskab hjælper os med at gøre alt til tiden, "kastet han ind i forskningen på vores A-mennesker og B-mennesker - interne ur.

Han studerede hvordan de påvirker vores velbefindende i løbet af dagen. Og jeg fandt, at A-mennesker og B-mennesker ikke kun styre vores fysiske og mentale aktivitet, og mere og bestemme, hvad tid på dagen, vi er mest kreative, når og har tendens til at de positive og negative tanker.

Pink henviser til en undersøgelseDaglige og Seasonal Mood Vary med Work, Sleep og dagslængde på tværs af forskellige kulturer Scott Golder og Michael Macy, der analyserede stemningen af ​​folk på Twitter-beskeder. De fandt, at brugeren typisk positioner malopozitivny netop i perioder med lavkonjunktur produktivitet.

For de fleste mennesker, dette fald kommer midt på dagen, lige efter frokost. Ifølge Golder og Macy er usandsynligt, at på dette tidspunkt vil du have et godt humør. At dette kan hjælpe dig med at undgå overdreven selvtillid og optimisme, og i sidste ende - at planlægge mere effektivt.

Således er essensen af ​​den sidstnævnte metode - at vurdere problemet, mens de er på produktivitet tilbagegang. Det handler om seks timer efter at vågne. Men du kan bare vente, indtil nok sans for spredning og træthed.

Resultatet af kontrollen, at du er tættere på virkeligheden, planlægge deres tid på denne måde.

---

Meget forståelse af planlægning fejl vil hjælpe dig med at vurdere problemet ordentligt. Måske har du ikke kommer til at styre deres tendens til at overvurdere deres egne evner. Men hvis du er opmærksom på effekten af ​​overdreven optimisme, og forsøge at reducere denne effekt, vil det blive meget bedre styre din tid.

Layfhaker kan få en provision fra køb af varer præsenteret i publikationen.