Hvordan til at bruge mindre tid på e-mail
Produktivitet / / December 23, 2019
Kontrol e-mail er meget lig afhængighed. Der er et par grunde.
- Ligesom i den tid af køn, gambling eller modtager medicin, mens du kontrollerer e-mail i hjernen til at frigive hormonet dopamin fornøjelse.
- Vi ser hele tiden i din indbakke, fordi vi ønsker at holde sig ajour med udviklingen og er bange for at gå glip noget.
- Vi parse e-mail til at hvile og ikke engagere sig i mere vanskelige sager.
Men denne gang er det muligt at udføre meget bedre. Kevin Cruz, forfatter til bogen "15 Time Management Secrets: Hvor stor succes mennesker styre alt" Tilbud fem tips til at reducere tager til e-mail til det halve.
1. Foretag en analyse af e-mail i din kalender
Må ikke tjekke e-mail, og behandler dem. Treat parsing meddelelser på samme måde som enhver anden opgave. Planlæg det, udfylde din kalender, og derefter fortsætte med udførelsen. Cruz rådes til at adskille posten tre gange om dagen: formiddag, eftermiddag og aften.
Kevin CruiseDet er vigtigt ikke det beløb på jobbet med post tid. Nogen skal parse beskeder vil gå tre timer om dagen, og nogen 30 minutter. De vigtigste ting - at nærme sig dette tilfælde bevidst, som sædvanlig drift.
2. Må ikke sende en kopi af alle breve
De færre breve, du sender, jo mere vil få mindre til gengæld. Så prøv ikke at sætte så mange mennesker i den kopi af brevet. Herunder ikke kryds i "Svar til alle".
Nogle formået at reducere strømmen elektronisk post 50%, når de vænnet sig til at tænke to gange, før du sender en ny besked.
3. Filter indlæg
Juster filtrene til at lægge de forskellige typer meddelelser i forskellige mapper. Så du kan bruge tid på at arbejde kun på de virkelig vigtige meddelelser og ikke være spildt på resten.
4. Stop bruge din postkasse som en to-do-liste
Mange mennesker sender sig selv beskeder med forskellige ting til senere, vende sig i en anden postkasse For at gøre listen. Men det kun gør ondt produktiviteten.
Cruise tilbyder en tilgang. Åbning af et nyt brev, så spørg dig selv først, om du kan fjerne det. Hvis ikke, overveje, om det kan uddelegeres til nogen. Hvis dette ikke er muligt, tænke, om du kan håndtere det på mindre end fem minutter. Hvis ja, stor. Hvis ikke, lagde brevet senere. Men lad ikke det i din indbakke, og træk mappen til din kalender, og vælg bestemt dato og tid, når du kan gøre det.
5. Annonceret hans hensigt at andre
Diskuter det med kolleger, så det bliver lettere at holde sig til planen. Fortæl din chef, at for at forbedre sine præstationer du deaktivere meddelelse om ny post, og vil skille e-mail kun på bestemte tidspunkter.
Også enige om, hvordan du kan kontaktes i tilfælde af hastesager.
Forsøger at reducere den tid, det tager at arbejde med e-mail, bliver du nødt til at ændre deres vaner, og det altid viser sig ikke på en gang. Vær tålmodig og være parat til at erkende, at bruge så meget tid på e-mail der ikke er behov.