Secrets of produktivitet fra forfatteren til den populære opgavestyring tjeneste Todoist
Produktivitet / / December 23, 2019
De fleste mennesker ikke søger at strømline din arbejdsgang, så lad tingene gå deres gang og håbe på det bedste. Men hvis der er et system, der kan manøvreres mellem en flerhed af opgaver, prioritere og ikke føler sig overvældet.
Hans produktivitet system, jeg hedder Systemist. Jeg kom op med det - og på grundlag heraf og Todoist - i 2007. På det tidspunkt boede jeg i et herberg i Århus (Danmark) og studerede datalogi. Jeg havde to deltidsarbejde og en masse personlige projekter. Jeg føler til stressede og uorganiseret. Alt ændrede sig, da ideen kom til Systemist.
Hvad hjalp mig til at opnå dette system?
- Baseret selskab Doist Ltd. og udvikle et produkt, der gør det muligt for folk at opnå fantastiske resultater.
- Succesfuld kombinere opgaver grundlægger og CEO. Jeg har stadig tid og føler ikke stamme. 50 mennesker arbejder i virksomheden, og næppe nogen af dem så mig udmattet.
- Hver dag at prioritere aspekter af arbejdsprocessen og altid huske de vigtige breve, møder og projekter.
- At nyde livet uden for arbejdspladsen: At være sammen med min kone, rejser, selv-uddannelse og sport, holde øje med sundhed.
Balancen mellem arbejde og privatliv - nøglen til personlig effektivitet.
Systemist fungerer bedst, når sammenkoblet med Todoist. Men du kan bruge en hvilken som helst anden programmer og opgave management services. Grundlæggende principper for systemet er langt vigtigere end de specifikke værktøjer.
Pris: Gratis
Pris: Gratis
6 principper Systemist
1. gælde overalt
System og systemet til at bruge det hvor som helst og overalt. Du skal have adgang til planlæggeren fra enhver enhed, hvor som helst.
Vi har brugt en stor indsats for at Todoist var tilgængelig i hele verden. Jeg anbefaler at installere det (eller et andet lignende program) umiddelbart på alle enheder og platforme, som du har: din telefon, tablet, computer, browser, og så videre.
2. Ansøg hele
Systemet fungerer, hvis det dækker alle aspekter af personlige og professionelle liv. Dette vil give dig frihed. Du vil styre alle vigtige og vil ikke længere glemme alt om sådanne ting som at møde med en klient eller købe en gave en elsket.
Næsten alle af mit arbejde er bestilt. Især vil jeg systematiseret:
- Kommende arrangementer (møder i og uden for virksomheden).
- Komplekse projekter, splittelse i mange små skridt.
- Gentagne opgaver til at styre langsigtede projekter.
- E-mail (hvis jeg ikke kan besvare brevet på en gang, jeg oversætte det til opgaven ved hjælp af Todoist til Gmail).
- Rapporter fejl, hvis deres fjernelse er bundet til mig.
- Liste over udgivelser (delt med kolleger).
- Shopping List (delt med hans kone).
- Websider, de handlinger, som jeg ikke kan gøre en ret. For eksempel kan en side af nogle varer fra Amazon.com (endnu ikke besluttet, om de vil købe eller ikke), den side af filmen i IMDb, der ønsker at se og artikel, at jeg vil læse senere. For alt dette, jeg brug Todoist til Chrome.
- Opgaver i forbindelse med sundhed (ugentlig brug af fitnesscentret og jogging træning).
3. Break store opgaver på små opnåelige
Lille opgave lettere at udføre. Derfor altid bryde ud store projekter i mindre delopgaver, der kan gøres inden for en time (eller mindre). For det første hjælper det at forstå, hvor meget tid du har brugt på en bestemt sag. Og for det andet, vil du se fremskridt.
Det er vigtigt, at opgaven var muligt. Du bør være i stand til at indse, at det at lave to-do liste.
4. Prioriter
Hver dag jeg bære fra 15 til 25 opgaver. De er det vigtigste på nuværende tidspunkt.
I Todoist prioritere nemt. Her er hvordan jeg gør:
- Vær sikker på at fastsætte en dato for, hvornår sagen skal være afsluttet. Vigtige opgaver lagt på i dag eller i morgen, abonnere uden betydning for fremtiden.
- Udpege niveauer af prioritering. I Todoist fire af dem. Tjenesten sorterer automatisk Tasca afhængigt af betydning.
- For yderligere at understrege vigtigheden af opgaven, ved hjælp af mærker såsom @high_impact. De bekvemt at holde styr på, hvor meget vigtige opgaver Det har den gjort for dagen.
5. Daglig hærge liste
Før jeg begyndte at bruge reglen "0 medlemmer"I min e-mail-kaos. Jeg følte forfærdeligt hver gang, når du var nødt til at analysere snavs.
Opgavestyring, jeg bruger en lignende regel - "0 opgaver i to-do-listen."
Hvis du ikke har tid til at gøre dagen alt kortlagt, ikke sætte de resterende opgaver til næste dag. Det er bedre at nulstille listen og lave en ny plan. Dette vil tillade dig at tage de foreløbige resultater, at forstå, på hvilket tidspunkt du er, og omprioritere.
6. Altid få tilbagemeldinger
De fleste tid management systemer er fokuseret på, hvad der skal gøres, snarere end hvad der allerede er gjort. Men hvad er pointen, hvis du ikke kan se dine fremskridt og ved ikke, hvor produktiv?
Derfor har vi skabt Todoist Karma. Det giver dig mulighed for at overvåge, visualisere og forbedre den personlige produktivitet.
Todoist Karma som en mini-spil: at udføre opgaver, indsamle point og se, hvordan de vokser farvede grafik. Det er meget spændende, især for de nye til tidsstyring. For at gøre det endnu mere interessant, kan du indstille ikke kun daglige, men ugentlige mål, og dele resultaterne på sociale netværk, og derved øge graden af ansvar.
ekstra tips
Arbejde med e-mail
- kontrollere e-mail to gange om dagen. For eksempel, i morgen og eftermiddag.
- Målet for en tom "Inbox" mappe.
- Hvis du kan, besvare brevet på en gang. Hvis ikke, skal den indstilles til opgaven, skal du sørge for at inkludere ekspeditionstid og prioritet.
- Sluk underretninger på alle dine enheder. Dette vil ikke være distraheret.
Arbejde med budbringerne
Messengers - killer ydeevne, de spjæt og distraherende. Undersøgelser viser, at den gennemsnitlige kontormedarbejder bruger i gennemsnit distraktioner og afbrydelser af mere end to timer om dagen. Det betyder, at arbejdsugen er steget med mere end 10 timer, fordi mængden af arbejde ikke reduceres.
- Kombiner korrespondance til budbringere med internet-surfing. Når du skal bare arbejde (skrive en rapport, tegning layout, og så videre), blok chat programmer.
- Behandle et parti af meddelelser: messenger åbnet, læst alt, alt svarede og lukkes igen.
- Sluk underretninger på din mobil budbringere.
Ifølge Salihefendika, dette system hjælper ham til at være fokuserede, Sane og sund.
Skriv i kommentarerne hvad du synes om Systemist, samt dele din produktivitet hemmeligheder.