Sådan gruppere opgaver, som stadig har tid
Produktivitet / / December 23, 2019
Alle har længe vidst, at multitasking er ikke sådan en god ting: det gør ikke tillade os at effektivt at fokusere på noget én.
Sagen er, at skifte fra den ene opgave til den anden tager lang tid - det er understøttet af forskningMultitasking: Skifte omkostninger. Folk arbejder mest effektivt, ind i staten flyde: Fuldt fokus på en session uden at blive distraheret til noget andet.
Desværre, for at fange strømmen viser sig ikke altid, fordi vi konstant er oversvømmet med en masse forskellige ting, der kræver vores opmærksomhed. Men der er en teknik, der gør det muligt at minimere spild af tid og energi at skifte mellem de forskellige aktiviteter. Det kaldes "gruppe", eller "bundling" opgaver (opgave batching).
Essensen af denne metode er som følger: du kombinere den samme type problem i de såkaldte pakker, og derefter udføre dem i en menneskemængde. Det er simpelt.
Hvorfor er det nyttigt at gruppere opgaver
Gør tingene tilfældigt nemmeste måde: behøver ikke at bade med planlægning, prioritering og andet kedeligt for. Du huskede noget - og de gjorde det. Og derefter flyttede til den næste opgave.
Det er netop sådan en tilgang er ikke meget godt for din evne fokus. ifølge en undersøgelseDe faktiske omkostninger ved multi-taskingOffentliggjort i tidsskriftet Psychology Today, en person mister op til 40% af sin kapacitet, når du skifter mellem ubeslægtede opgaver.
Med andre ord, hvis du først skrive en rapport, og så skal du begynde at besvare e-mails, og derefter parse papirdokumenter, som Efter hjemkomsten tilbage til rapporten, hver gang at miste tid på at koncentrere sig om det nye job, synes ikke at tidligere. Tom DeMarco, forfatter til bogen "Menneskelig faktor: succesfulde projekter og teams"Fastholder, at en sådan" gearskift "tager op til 15 minutter, eller endnu mere.
Batch gruppering opgaver gør det lettere at flytte fra en aktivitet til en anden. De mere lignende dine mål, jo bedre, efterbehandling én, til at tage op den næste.
Lær⏰
- Hvorfor bliver distraheret fra arbejde i 2 minutter, vi bruger 25
Sådan bruger batchbehandling opgaver
1. Opret en to-do-liste
Først og fremmest, skrive ned, hvad du agter at gøre i en simpel liste, linje for linje. Du kan gøre dette på papir eller bruge flere programmer til at styre opgaver. De vigtigste ting - at ordne alt. Ideel afsætte hver dag (eller i det mindste en gang om ugen) lidt planlægning tid.
2. Opdel opgaverne i kategorier
Nu, at listen er klar, bryde alle elementer i kategorier. De kan være anderledes - vælge, hvad du ønsker. Det vigtigste er at være komfortabel og intuitiv.
For eksempel, du skriver "besvare e-mails" problemer eller "Call kolleger" i afsnittet "forhandlinger" og "Skriv en artikel" og "Foretag ændringer" i afsnittet "Tekst". Opret særskilt kategori for husholdningen, arbejdsopgaver, shopping og så videre. Styret i sådan en ordnet liste vil blive lettere.
En anden mulighed - at samle opgaver i pakker til hvor de skal gennemføres. For eksempel forbinde alle de indkøb til placeringen af "supermarked", og arbejder tilfældet for "Office" og så videre. Så hvis du finde dig selv i nærheden af butikken, vil du være i stand til at se på din liste og se et overblik alle de køb, du har brug for.
3. Bloker tid
Batchbehandling af opgaver fungerer godt sammen med den såkaldte metode spærretid. Når brudt i stykker på listen over kategorier, vælge hver af dem under et bestemt tidspunkt på dagen. Og tilføje den tilsvarende blok til sin kalender. For én gang eneste enhed engageret i anliggender af samme kategori, og ignorere de andre.
En anden mulighed - at binde til Packaging Task populær teknik Pomodoro. 25 minutter, laver du, uden at blive distraheret fra opgaver pakken. Så hvile 5 minutter. Gentag derefter cyklen med en anden gruppe af sager.
4. Overvej din peak produktivitet
Definer det tidspunkt på dagen, når du er mest produktive. For de fleste mennesker i morges, men der er natteravne, hvilket er lettere at fokusere i mørke. Find din maksimal produktivitet og forsøge at udføre opgaver prioriterede kategorier tegnede sig for det.
prøve🤔
- Hvordan at finde tid til at gøre den højeste produktivitet og den rigtige tidsplan
5. Eliminer distraktioner
Når provenuet til den næste gruppe af opgaver, skal du sørge for, at du ikke ved et uheld forstyrre varsel eller telefonopkald. Du kan vælge en bestemt tid til at tjekke din smartphone. Så længe du gør opgaver fra en kategori, ikke bekymre sig om resten.
Hvilke opgaver kan samles i grupper
I virkeligheden, i almindelighed, en hvilken som helst. Scott Young, en forfatter, en programmør, en iværksætter og en stor fan af batch forarbejdning opgaver, hvilket resulterer i20 tips til Batching for at spare tid og Cut Stress Nogle eksempler:
- E-mail. Tim Ferriss, forfatter til "Sådan arbejder 4 timer om ugen"Nogle gange modtager 300 e-mails i timen. Og på trods af dette volumen, svarer han dem kun en gang om dagen specielt afsat tid bare for dette.
- Læsning. Læs noget i mellem tider er næsten ubrugelig, fordi du stadig huske lidt. Det er bedre at bestemme for dig selv, når du foretrækker at modtage information grundigt, og gøre tid til at læse.
- Telefonopkald. Skriv navnene ned på mennesker, som du har brug for at ringe og deres telefonnumre på én liste. Så ringe til alle kandidater fra listen på en gang. For det første, vil du ikke blive distraheret af telefonsamtaler igen. For det andet, vil du være i stand til at vælge det tidspunkt på dagen, når folk er mindst travlt og kan tale med dig.
- Fritid og underholdning. Overfør al den underholdning - film, computerspil, spadserestokke - i slutningen af dagen. Det smotiviruet dig mulighed for hurtigt at afslutte arbejdet, og det vil være lettere at slappe af, vel vidende, at alle ting i dag allerede konverteret.
- Shopping tur. Før du forlader huset, samle ind i en bunke af alle ting, shopping og ærinder og udføre dem på én gang. For eksempel kan du besøge supermarked, posthus og renserier på samme tid. Det sparer ikke kun tid, men også benzin.
- Korrespondance i sociale netværk. Tag en time om aftenen for at chatte på internettet. Og resten af tiden holde kunderne meddelelser om sociale netværk er deaktiveret.
- Madlavning. Mest sandsynligt, du hele tiden ikke har tid nok til at lave mad noget hver dag. Heldigvis har civilisationen givet os en sådan enhed som en mikrobølgeovn. Fremhæve af dagen 1-2 til færdigretter den næste uge, og så bare genopvarme det.
- Reparation. Få sammen og endelig gøre alle de små gøremål, der har ventet i kulissen. Erstat brændt ud pærer, reparere dørhåndtaget og en dryppende vandhane.
- Refleksioner. Du tror altid, du forsøger at planen noget, for at løse nogle problemer, men det virker ikke for dig? Scott Young rådgiver selv sådan noget som at tænke, engageret i et nøje defineret tid. Anskaf den vane hver uge for at planen i 2-3 timer, end du tager på, og hvilke mål du ønsker at opnå.
Åh, og hvis det kommer til det, udarbejdelse af pakker af opgaver - er også en udfordring. Derfor tildeler speciel tid, helst om aftenen, for at fordele de punkter på din liste i morgen.
se også🧐
- Hvordan til at organisere din dag: metoder til produktivitet genier
- Sådan udføres et stort projekt med hjælp fra to-do lister
- Hvad er forskellen mellem produktivitet og effektivitet, og endnu vigtigere