Sådan Turn «Google Regneark" i perfekt GTD-systemet
Produktivitet Webtjenester / / December 23, 2019
I 2001 en bog dukkede op på hylderne "Hvordan anliggender i orden: kunsten at stress-fri produktivitet"Forfattet af David Allen (David Allen). I hendes ekspert på produktivitet og tidsstyring har vist, hvor vigtigt det er at have et gennemprøvet system til personlig, erhvervslivet og andre formål.
Allen indført et system kaldet GTD, Som har hjulpet et stort antal mennesker bringe orden til deres anliggender. Som en slags skal kan det bruges til forskellige tjenester som Wunderlist, Todoist, Trello og Evernote, men ofte de er for komplicerede eller ikke tilstrækkeligt funktionelt. Disse tjenester har på ingen måde indlysende, men en værdig alternativ - «Google Regneark ".
Fordele i forhold til andre apps
1. God visualisering = bedre forståelse
Disorder, fysisk eller digital - er det virkelige problem med de fysiologiske konsekvenser. En af de store - tab af effektivitet. Når man ser på listen over projekter, der rykker en masse plads til tekst og alle mulige investeringer, at din hjerne begynder panik. På grund af dette, du bliver mindre produktiv.
«Google Regneark", til gengæld - et sæt rækker og søjler. Selv når foran dine øjne 35 projekter, alle af dem er simple elementer i tabellen: det velkendte, kompakte og samtidig fuld af oplysninger.
2. Let at komme ind og redigere
God produktivitet systemet - er den, der er let at indtaste oplysninger. Intet skal forstyrre med tilføjelse af projekter og opgaver, samt deres forandring.
For at tilføje noget til bordet, nok til at klikke på cellen og indtaste tekst. Der er ingen flåter, optioner og knapper - du blot indtaste teksten alt hvad der behøves.
Hvis det er nødvendigt, at et eller andet sted tilføje en kolonne, Flet celler, og så videre - en vifte af muligheder.
3. fleksibilitet
Enhver produktivitet af systemet skal være fleksibelt nok. Du skal være behageligt sortere og filtrere indhold baseret på skiftende prioriteringer. «Google Spreadsheets" kan du oprette filtre baseret på forskellige kriterier.
Nogle mennesker, der bekender sig til GTD og andre systemer, der anvendes i hver opgave sammenhæng. Til hver af dem vedhæftet etiket som "@ telefon" eller "@ computer", kan du se Kun de sager, der er mulige, hvor du er, og med de værktøjer, der har fra dig under hånd.
I «Google Spreadsheets er meget let at vedligeholde brugerdefinerede filtre med flere kriterier". Du er velkommen til at ringe disse filtre, som du ønsker, hvilket fremskynder søgen efter dem.
4. Enkelheden og bredden af kapacitet
En af de største fordele ved bordene - deres enkelhed. Og fordi de er nemme at bruge, de giver rig mulighed for. Disse er anbragt med lethed og kommunikere med andre oplysninger.
Du kan oprette en celle med almindelig tekst, og du kan skrive en formel, der kombinerer flere stykker data til funktionen. Du bestemmer, hvordan det skal være knyttet dine data.
5. På tværs af platforme
Alt det ovenstående gælder for ethvert program til oprettelse af regneark: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple Numbers, og så videre. I alle - de samme grundlæggende principper i de rækker, kolonner og formler. Men «Google Regneark" operere helt i skyen, med hurtig og pålidelig.
Du er velkommen til at arbejde med alle operativsystemer, fra enhver enhed. Det er nok at have en internetforbindelse og en browser installeret.
eksempler på anvendelse
Din GTD-dokument kan indeholde et vilkårligt antal ark. Forestil dig, at de har syv.
- projekter. Allen definerer et projekt som en opgave, som består af mere end to trin, og hvis gennemførelse kræver op til 12 måneder. På listen, kan du gøre noget - selv projektet kan udskiftes motorolie.
- Kommende virksomhed. En liste over ting, du kan gøre lige nu. Du kan angive de omtrentlige datoer og prioriteret gennemførelse.
- forventning. Ting som ydelse, du forventer fra andre mennesker. tilføje relaterede projekter og optage, hvis det ønskes, om den sidste gang du talt med disse mennesker.
- dagsorden. Arbejderne, der skal drøftes på de regelmæssige møder. For eksempel, hvis du taler med en kollega ugentlig ansigt til ansigt, derefter udfylde her, ønsker at forhandle med ham. Det er også muligt at tilføje en kolonne med beslægtede projekter.
- inkubator. Liste over de ting du ønsker at gøre en dag, men som endnu ikke præcis hvornår.
- Ugentlig gennemgang. En tjekliste over opgaver, du udfører, når Opsummer uge. Det kan være at kontrollere de eksisterende projekter og tilføjelse af nye, lukker de "haler", og så videre.
- afsluttede projekter. Carve færdige projekt, og sæt den på listen og mærke, når det er færdig. Hvis havde projektet bare at slippe af med, det er også at blive optaget.
projekter
Antallet af kolonner i dette ark kan være anderledes, men der er to vigtigste, hvorpå hele systemet hviler: "Projekt ID" og "Kommende anliggender."
Projekt ID - er et unikt nummer. Tildeling af identifikatorer strækker sig ud over «Google Sheets." De kan holde alle dine organisatorisk system. For eksempel, hvis du gemme filer og noter i forbindelse med projekter i de andre tjenester, kan du bruge de samme numre i dem. Dette gør det væsentligt hurtigere at søge efter filer og oplysninger, og giver dig mulighed for at ikke holde mange ting i tankerne.
I kolonnen "De kommende sager" spores de tre aspekter af hvert enkelt projekt:
- hvor mange tilfælde føjet til fanen "Kommende anliggender";
- hvor mange varer der er forbundet med dette projekt er at "Waiting" fanen;
- som elementer i forbindelse med projektet, som ligger på fanebladet "Agenda".
formel - en simpel funktion af optælling, som kontrollerer disse tre faner, og giver oplysninger om, hvor mange aktiviteter i forbindelse med dette projekt id. Denne kolonne kan du hurtigt finde projekter uden de opgaver, der udføres. Rækkefølgen af "0 | 0 | 0 "angiver, at det er nødvendigt enten at tilføje handlinger til projektet eller udskyde det.
"Waiting" og "Agenda"
På disse sider angivelse af personens navn, som du har brug for fra ham, og når du har bedt om det, det gælder for alle projekter. Hvis du jævnligt mødes med denne person, så er det sendt til "dagsorden". Hvornår ser du ham kun lejlighedsvis, derefter føje den til "Waiting".
inkubator
I et interview, Allen sagde, at hvis et projekt i en uge ikke har bevæget sig en tøddel, sender det til "Incubator". Ideen er enkel: hvis du ikke gør et projekt på en regelmæssig basis, derefter fjerne det fra listen, der er konstant på sindet. På grund af dette projekt er der en rod, og som følge heraf er der en psykologisk barriere for gennemførelsen af vigtige sager.
Hver uge, kig ind i "Inkubator" og enten ændre status på projektet på "aktive" eller ikke røre ved den, eller helt fjernet.
Ugentlig gennemgang
Denne fane er med til sikre, at din to-do lister hjælp til at forbedre din personlige og forretningsmæssige liv. Så du nødt til konstant at gennemgå disse lister og holde dem opdateret.
"Weekly Review" kan bestå af spørgsmål og ideer til refleksion. I virkeligheden er denne liste af unikke triggere, der minder om behovet for projektet. Også, det hjælper til at kontrollere, om du stadig opfylde dine mål til dit formål.
afsluttede projekter
Hvis du har brug for at huske resultatet af et projekt, for at hjælpe arket. Og selv hvis du ved, hvad projektet er slut - for eksempel, du kastede det - at nogle gange er det nyttigt at finde ud af, når du har foretaget denne beslutning.
«Google Regneark" Nyttige funktioner
noter
De kan bruges på flere måder. En af dem - til at skrive ned alle de mulige kommende sager til et bestemt projekt. Derefter kan du kopiere dem direkte på listen over "Kommende anliggender", tilføjer den ønskede slutdato.
Noter er også nyttige til deres tiltænkte formål. Tilføj noter til status for projektet, for at fejre vigtige milepæle og tilføje nyttige oplysninger.
Hvis du vil tilføje en note, skal du højreklikke på cellen og vælg "Indsæt notat".
Kommentarer
Kommentarerne i modsætning til noterne formateres automatisk hyperlinks, der kan undertiden være nyttige. Antal kommentarer vises på fanen arket nederst. Ud over kommentarer, kan du samarbejde med andre brugere. De tilføjer lignende noter.