Styr "brandhane", eller Hvordan man ikke at drukne i den strøm af informationer og opgaver
Produktivitet / / December 23, 2019
Med "brandhane" Din opgave listen er aldrig tom. Fordi "brandhane" - det er ikke bare oplysninger, er en fabrik af nye arbejdspladser. Nogle elementer i opgavelisten er klare, såsom e-mails fra chefen eller klienter, der kræver opmærksomhed. Men mange er ikke udtrykkes eksplicit.
Denne artikel, som er værd at læse og tænke over det. Stillingen som du ønsker at kommentere. Del ønsket med venner og kolleger.
Det er ligegyldigt, hvor mange timer om dagen, du er involveret i en lille virksomhed. Det vigtigste er, at de ender i syne. Dette er den "brandhane".
Og dette koncept er meget bredere end blot en liste over opgaver. Og i dag, desværre, er stadig 24 timer.
lærken
Hvis du ligesom mig, alt det kreative og komplekse arbejde godt Det bevæger sig om morgenen tidligt. Der er mange grunde - psykologiske og fysiologiske, - hvorfor det er sådan. Men de "brandhane" din indre rytmer er dybt ligeglade. Fordi, mens du sover, mængden af information fortsætter med at stige.
Morgenmad, åbne din indbakke, og strømmen af "brandhane" splintres skærmen, hele natten var under trykket af bogstaverne i de mail-konti i "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello og lignende. I din kalender - opfylder de ønsker og anvisninger fra chefen, partnere, kunder, underleverandører, kolleger. Og det faktum, at i går var ikke i opgavelisten i dag tændt og kræver øjeblikkelig udførelse.
"Hydrant" ikke vil vente på dig. Han kræver højlydt din tid og opmærksomhed.
Pludselig uret 11 om morgenen - og du har allerede mistet den bedre del af dagen.
Hvordan til at reagere på denne situation? Generelt tilbyder to muligheder: enten at ændre adfærd eller brug af teknologi. Men hvorfor ikke bruge teknologi til at skabe et fundament for adfærdsændring?
Hvordan til at administrere de oplysninger, opgaver og ideer effektivt? Det skal forstås, at den kontinuerlige strøm af information, og generelt er det flere streams: Information leveret fra e-mails, sociale netværk og medier, hjemmesider, aviser, i løbet af de møder, venner og endda din hoved. Alt kan ikke være dækket.
Du er nødt til at behandle de budskaber, beslutte, hvad de skal gøre med dem: at reagere, brug, dele, gemme til senere eller delete? Når man gør det? Og hvordan man kan finde tid til at beskæftige sig med alt dette?
Desværre, multitasking-funktion, når du forsøger at få det hele på én gang virker ikke. Du behøver ikke kontrollere din tidsplan, du er svært at finde fritid, bortset fra posten og fokus på noget i mere end 5 minutter. Hvis ja, så tjek min metode til tidsstyring for maksimal produktivitet hele dagen - måske det er, hvad du har brug for.
Tre yderligere værktøjer og teknikker
Daglig ritual. På dette tidspunkt vi engageret i organisationen og planlægning, med fokus på de større og mindre problemer.
Undersøgelsen - kø - lager information - Distribution. Pengeoverførsler fra "brandhane" i materialet med at arbejde. Form en opgaveliste, en personlig bibliotek med nyttige ressourcer, information stabil tape fra de sociale netværk og medier.
At bringe sager til enden. Vi administrerer en liste over opgaver og deres egen tid.
Arbejde i overensstemmelse med de interne rytmer
Kun du vil være i stand til at beregne sit eget sæt af måder at øge produktiviteten - alt, hvad jeg kun kan dele min.
Jeg skiller sig ud det bedste tidspunkt at tage fat på de mest væsentlige udfordringer
Om morgenen, når min hjerne fungerer bedst, jeg afsætte 2-3 timer for at sikre, at arbejdet med den vigtigste opgave, og ikke blive distraheret nogen mere om det. Undersøgelser viser, at arbejdstagere, der distraheret - eller er de distraheret selv - mindst en gang hver 3 minutter, kræver et minimum af 20 minutter til dykke ned i opgaven igen.
Start dagen værd med en vanskelig opgave, selv om personen kan starte med noget lettere. Per dag kræves af uforudsete omstændigheder, yderligere møder - og en vigtig prioritet, og vil ikke blive gennemført.
en pause
Uanset hvad det var, som regel efter 60-90 minutter koncentrationen falder, så jeg deler en formiddag perioden med arbejde i to dele, hvilket gør det til en kort pause, hvorunder nødvendigvis forlade arbejdspladsen sted.
Forskere hævder, at en stillesiddende livsstil fører til hjerteproblemer, dårlige arbejdsstillinger, visse former for kræft.
Selv hvis du sidder i ét sted for kun 30 minutter, vil stofskiftet falde til 90%.
i aften
Den energi niveau falder kraftigt på eftermiddagen, hvilket er grunden til mange foretrækker på nuværende tidspunkt at få noget søvn. Efter middagen jeg forsøger:
- at møde folk, jeg er sikker på, at det næppe er i stand til at gøre et godt job på et tidspunkt, og kommunikation giver et ekstra boost af energi;
- indtager en lille, enkel og organisatoriske mål.
Morgen og aften ritual
Du er nødt til at beslutte præcis, hvad de skal gøre i løbet af disse timer. Dette betyder at du har brug for at åbne posten, til at oversætte en del af meddelelserne i opgavelisten og finde tid til dem, blandt andre projekter.
Problemet er, at meddelelser fylder din mail - virkelige vampyrer, der lever af din tid. Analyse dem, bruger mere tid og kræfter, end det ser ud. Og det værste, der, uanset hvordan det anstrengt, en del af jer altid ønsker at tjekke din indbakke.
Løsningen er at indkommende bør betragtes som farlige dyr, som de fleste af den tid, du har brug for at holde sig i et bur, men stadig fra tid til anden for at producere, så de ikke brast selv.
Jeg har arbejdet med medlemmer to gange om dagen - i morgen og aften ritualer. Jeg er så vant til denne procedure, at arbejde med indkommende blev vanvittigt for samme automatiserede opgave, både for behovet for at spise kroppen og drikke.
Mellem disse to perioder, jeg ikke bekymre sig om, hvorvidt noget med posten, og det blev ikke glemt, om jeg har noget vigtigt - Jeg stoler mit system. Derfor lukker postkassen, jeg går til arbejdet med et klart hoved.
Og som om morgenen ritual er normalt kort (de fleste organisatoriske spørgsmål tilbage til aften ritual), jeg være mere opmærksom på den vigtigste opgave.
opgaveliste
At organisere din dag og stoppe strømmen af indkommende, suger al saften ud af dit liv, skal du teknikker og værktøjer brug.
En sådan effektiv teknik er "Study - kø - stock information - Distribution", hvilket svarer til en tilfældig flow:
- bekvemt for opgavelisten,
- personlige bibliotek af nyttige materialer, der er gemt til efterfølgende drift med dem,
- et sæt af materialer til at dele med kolleger.
Ideelt, at disse behov blive behandlet i løbet af morgen og aften ritual. Lad os undersøge denne proces i flere detaljer.
Undersøgelsen omfattede
indbakke - er alt fra e-mails og beskeder på Twitter og efterbehandling dine optagelser.
Først husk, ingen indkommende kræver ikke en øjeblikkelig reaktion. Vi har alle lært at sende og modtage hurtige svar på e-mails, men det er forkert: enhver, der forventer, at det medfører ekstra forpligtelser på dig.
For det andet, åbne hver e-mail og reagerer på det - absolut ineffektiv. Du vil være mere produktive, hvis du gør en ting. For eksempel, bare gennemse din indbakke. Vores hjerne er ikke meget gode forbindelser flere opgaver sammen. Når folk tror, at de nemt kan klare multitasking, i virkeligheden, de bare hurtigt skifte fra den ene opgave til den anden. Men det har en negativ effekt på opfattelsen og koncentration.
Derfor, når du åbner indbakken, skal du blot kontrollere dem. Dette er en klassisk single-proces-model "for at bringe sagen til ende":
- Hvis du kan se den indgående på mindre end to minutter, og gøre;
- hvis du ikke kan, føje det til listen over opgaver, der skal komme tilbage senere;
- kan du blot ignorere filen.
Selv hvis du åbner din liste over kø indgående umiddelbart efter at have set en besked, du har stadig tid til at justere.
Se indkommende morgen kun når det er absolut nødvendigt.
Når i morgen for at se beskeder, så spørg dig selv et spørgsmål: om de er presserende? Disse vigtige meddelelser - din fjende nummer et, da de tager væk kostbar tid, der gerne vil bruge til at udføre den vigtigste opgave.
Ellers skal du blot føje til listen vælge "Check meddelelser om aftenen" opgaver.
Queuing
Ikke-akutte opgaver, der tager mere end 2 minutter, sat i en af de to strækningsafsnit:
- Hvad du skal læse dette: online ressourcer, du har brug for at læse og overveje et enkelt klik tilføje til de Pocket. Disse materialer kan komme tilbage senere og fra enhver enhed.
- Hvad der skal gøres: de indgående meddelelser ved hjælp af DoIt.im sendt direkte til opgavelisten.
Selvfølgelig kan listen over opgaver manuelt, men jeg tror, at det er mere bekvemt ansøgning.
Læsning og distribution af materialer i den personlige bibliotek
I løbet af aftenen ritual jeg gå tilbage til listen over opgaver og kontrollere de materialer, der står i kø for at læse. Da jeg bruger Pocket, kan jeg se dem, når de rejser i metroen mens de venter på et møde eller på anden fri øjeblik. Derfor jeg revnet normalt hurtigt ned på listen.
Hvis materialet er virkelig værd, jeg føje det til Diigo - min online bibliotek af nyttige materialer. Det er muligt at arrangere tags, så nemt at finde en note den næste dag, en måned eller et år. Og en særlig tak for muligheden for at Diiogo facetteret søgning.
L8R tag (der er senere - fra engelsk. "Senere") sætter ressource i et andet sted, som jeg tænder under natlige kontroller opgavelisten.
Desuden sparer Diigo automatisk en kopi af enhver tekst, som jeg har tilføjet i notefeltet. Jeg kan redigere denne note, indsætte bemærkninger, ideer, som synes på et belejligt tidspunkt, når jeg vil have nogen til aktie materiale.
andel
Nogle tags i Diigo giver dig mulighed for at udgive en ressource overalt. Tak for det magiske IFTTT:
- med tag Ligesom materialet sendes til min Tumblrkak citerede indlæg
- hvis du vælger et tag Tweet overskrift og et link til stillingen sendes på Twitter,
- Du kan konfigurere tags til andre konti: LinkedIn, Facebook ...
Takket være denne metode, er hele strømmen af "brandhane" sendes til opgavelisten og en personlig bibliotek og udvalgte ressourcer, til gengæld kan deles. Og alt dette uden at miste fokus.
aften ritual
Siden i morges jeg ønsker at fokusere på kreative arbejde, aften ritual - er hjørnestenen for planlægning for hele dagen.
Hvordan starter jeg en aften ritual
Ved den tid, efter frokost:
- Jeg har allerede færdig om morgenen til arbejde på den vigtigste opgave;
- indgående akkumuleret ulæste beskeder, som jeg modtog, da jeg var travlt med at arbejde på den vigtigste opgave;
- i køen på listen over opgaver, der er indeholdt Taxco, som jeg sætter der i morgen, og almindelige opgaver, som jeg udfører i løbet af aftenen ritual hver dag.
Aktuelle daglige opgaver
Som tidligere nævnt i aften ritual omfatter sådanne opgaver som:
- View. Dette er en fuldstændig inspektion af alt: jeg beskæftige sig med alle mulige, selv med de materialer, det arbejde, der vil tage mere end 2 minutter.
- Læs, distribuere, dele. Jeg arbejder med alle de interessante ting, som jeg tilføjet i de sidste 24 timer.
- Kontrol opgaveliste. Åbent turn, målsætninger og baseret på de fremskridt i arbejdet med den vigtigste opgave, I:
- Jeg beslutter at jeg vil gøre i aften, og det overføres til den næste dag,
- afgøre, hvilken opgave er den vigtigste opgave i morgen formiddag, og bestemme, hvor lang tid det vil være nødvendigt at blive betalt,
- af tidsplanen tid til at hvile (eller stå det på dengang eller nogensinde).
Der er flere igangværende sager, for eksempel for at besvare e-mails modtaget i går, eller hold regnskab finansiering og andre. Nogle af dem vises kun i den særlige dag. For eksempel, jeg kontrollere ovenstående Diigo hver onsdag og lørdag.
ugentlig test
Hver mandag i listen over opgaver, du har brug for at medtage posten "Lav en liste over mål for ugen." Så hver aften i en uge, jeg huske målet: kommer i praktisk, når du skal beslutte hvad der skal ske i dag, og hvad de skal forlade til senere.
Hver fredag aften, jeg mentalt gennemgå disse mål og kritisk vurdere dem.
Først derefter kommer resten tid
Som aftenen nemmere at styre tidsplan og sværere at arbejde med vanskelige problemer, for derefter i løbet af dagen er jeg sandsynligvis være engageret i betragtning og tilføje opgaver og materialer på plads. Men selv i dette tilfælde, at mindst halvdelen af dagen indbakken vil blive lukket.
Min dag slutter objektiv "Undersøgelse - kø - lager information - Distribution", så en ny dag skiftes til at starte uden en belastning af uafsluttede sager.
Vi håber, at denne teknik er at øge produktiviteten vil være nyttige for dig.