Ikke-indlysende, men arbejder måde at reducere den tid af at arbejde med post
Produktivitet / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), beskæftiger sig med teknisk support MailChimp, ved trial and error førte til selv den perfekte formel for post. Først nasozdavali han mange mapper, og derefter slettet hver, men ingen af disse tilgange virkede ikke. Og så kom han til en helt anden system.
På trods af at svarene på bogstaverne besætte næsten den centrale plads i hans arbejde, var han i stand til at reducere den tid, der bruges på forskellige aktiviteter med e-mail, op til seks timer om dagen. Han fandt, at selv når postkassen var ved at bryde fra e-mails, kan et par enkle trin dramatisk ændre situationen.
Hvad der ikke er værd at spilde tid
Som John siger, at han først forsøgte at klassificere de bogstaver og skabe alle former for mapper: for beskeder fra Chief, for at få oplysninger om de forskellige projekter, beskeder, for som det er nødvendigt at træffe foranstaltninger, og så på. Han mente, at det skulle hjælpe ham med at spare tid. Men i virkeligheden, begyndte han at bruge mere tid på at forsøge at huske et klassifikationssystem og mindre - på selve arbejdet.
John SmithFor eksempel, jeg har modtaget en besked fra lederen af projektet, han arbejdede på, og dette budskab er også påkrævet mig til at tage bestemte handlinger. I hvilken mappe skal det placeres? Og hvad var chancerne for, at jeg vil huske hvor man skal lede efter det senere brev?
Så John besluttede at slippe af med alle de mapper, og post det hersker komplet kaos. Fraværet af systemet blev for kompliceret system, bedre. Derefter besluttede John til igen at revidere sin tilgang til arbejdet med posten. Han besluttede at sortere bogstaverne er ikke om emnet, og af den type handling, som de forlangte at tage. Og her er hvordan det skal gøres.
Keep it simple
Du skal blot placere i mappen "Indbakke" kun de beskeder, som du skal besvare. Den vigtigste af dem, hvis du ikke kan håndtere dem straks, markeret som ulæste.
Det kan synes ulogisk for dig, fordi skal udføres fleste brændende sager så hurtigt som muligt. Det er, og til tider virkelig har behov for at straks reagere på sådanne rapporter. Men mærkning ulæste vigtige meddelelser, vil du ikke miste dem i en klump. Også, da du ikke behøver at flytte bogstaverne: de forbliver i mappen "Indbakke", og vil gøre opmærksom på sig selv, indtil du er op til dig at nå dem.
John SmithJeg forsøger at gøre det i min postkasse akkumuleres ikke mere end 60-70 beskeder ad gangen. Det er præcis det antal breve, som jeg trygt kan håndtere i et møde.
Opret selv en permanent tidsplan med post
Hver morgen John allokerer time forsøger at rydde op i postkassen. Som allerede nævnt, er det ofte overladt vigtige meddelelser "ulæst". John hurtigt scanner nyhedsbreve og virksomhedens interne meddelelser og reagerer på det maksimale antal ikke-akut Indlæg med hvilken han kan håndtere inden for en time.
Når time er afsat til Startede med E-mailKommer til ophør, er John Smith ikke lukke postkassen, men det betaler sig langt mindre opmærksomhed. Så snart der kommer nye meddelelser, han hurtigt scanner indholdet og afsendernavne, at give dem en vis prioritet. Hvis en besked kan besvares uden at stoppe i lang tid fra andre anliggender, John gør. Men han begynder at engagere sig i post igen.
Hen mod slutningen af dagen, John tildeler en anden 30 minutter at forsøge at dedikere dem udelukkende arbejde med post. På dette tidspunkt, han er engageret i de breve, som kræver ham til enhver handling: at give godkendelse, skriver en detaljeret respons eller til at træffe nogen beslutning. Det er, når han er opmærksom på meddelelser, der er markeret ulæst.
John SmithJeg kunne bruge meget mere tid til at arbejde med e-mail, men disse midlertidige restriktioner hjælper mig til at koncentrere sig bedre og være mere produktive.
Klassificer emails ifølge den type respons
For nogle beskeder, John stadig oprette en separat mappe. Visse breve, at han ikke markerer ulæst, det fordeler alt i to retninger. Indlæg, der kræver enhver handling eller svar fra en kollega (ikke nødvendigvis haster), John satte mappen "Gør". Den er designet til e-mails, der kan sorteres ud i den næste dag eller senere på ugen.
Selv mindre presserende breve John flytter til en mappe, "Læs". Desuden bruger et særligt filter, der automatisk sætter nyhedsbrevet i denne mappe. For at installere filteret, du behøver kun at bruge et par minutter, men denne simple handling senere vil spare dig for en masse tid og kræfter.
Hvis du bruger denne metode, vil du få tre aktive mappe, der adskiller sig i den grad af uopsættelighed til at reagere på meddelelser "indbakke" med ulæste beskeder, "make" og "Læs".
Arkiv meddelelser
For alt andet, John Smith bruger besked arkivering funktionen. Dette hjælper ham rydde op i postkassen og hoved fra unødvendige opgaver.
John SmithSå snart jeg læste meddelelsen og træffe passende foranstaltninger, det være sig en virksomhed eller en nyhed forsendelse, som jeg underskrev, I arkiver de.
Hvis beskeden indeholder vigtige oplysninger, som John gerne vil spare op til fremtiden, det markerer en stjerne arkiveret besked, så det kan findes hurtigere.
Vær især forsigtig, når du beslutter at slette beskeden
John sjældent bruger funktionen til at slette beskeder. Det er en lektie, han trak fra virkelige praksis. Når Johannes slettet meddelelsen fra en kollega, som indeholder de oplysninger, det tidspunkt vidste han ikke, at det vigtigt. Allerede efter at medarbejderen har forladt virksomheden, John behov for dem fra det bogstav. Så indså han, at han var i hardcover.
John SmithEfter at jeg begyndte at fjerne kun de bogstaver, der ikke ligefrem nyttigt for mig i fremtiden. Ingen offensiv, kære kolleger, som sendte mig en dejlig SIFCO med sæler, men disse er de budskaber og indtast "indkøbskurv".
For at nå frem til dette system John Smith prøvet mange forskellige tilgange, der har vist sig effektive nok for ham. Han testede de metoder, som andre mennesker, men indså hurtigt, at han havde brug for at prøve noget andet. Johannes kom til den konklusion, at ethvert system virker kun, når det passer godt med hensyn til netop din opgave.
Prøv denne metode eller søge noget andet. Du kan være i stand til at finde en måde at bruge til arbejdet med e-mail er endnu mindre tid.