Hvordan til effektivt at bruge GTD-systemet livet

Dette materiale - en fortsættelse af artiklen "Sådan rydde op i anliggender og alt for at holde trit: Fuld guide GTD-system». Det første er det værd at stifte bekendtskab med det, som det forklares i detaljer mange af de begreber, der anvendes.

Denne artikel - en trin for trin vejledning om, hvordan man anvender GTD i livet. Når du skriver, jeg bruger følgende retningslinjer:

• Alsidighed. Beskrevet her er universelle ideer, og bruge dem til at bygge en til dig selv GTD-system, som vil arbejde med netop de tjenester, som han var vant.
• Enkelhed. Systemet skal være intuitivt let at bruge. På optagelsen og behandlingen af ​​oplysninger skal bruge et minimum af tid og energi, samt at planlægge følgende handlinger. Først da systemet vil fungere på lang sigt, selv efter lange pauser, for eksempel, hvis du går væk på ferie i en måned, så, når du vender tilbage, vil du være i stand til at genoprette sin tilgang til ledelse anliggender.
• Pålidelighed.
  instagram viewer
  Det vigtigste - det er at være sikker i sit system, nemlig at glemme noget planlagt, så du kan se påmindelsen på det rigtige tidspunkt.
• på et vigtigt koncentration. Systemet skal hjælpe dig med at fokusere på, hvordan du laver i øjeblikket, og i de tilfælde, som er vigtige i det lange løb.
• Pleasure. sagsstyringssystem og målsætninger bør bringe dig glæde. For eksempel, når de ligger på sofaen efter en hård dags arbejde med telefonen i hånden, slette fra listen over udførte opgaver, og får fra det en sand fornøjelse. Især når det er gjort mere vækst produktiviteten i din tidsplan.

5 hovedfaser GTD-system

Trin 1. indsamling information

At indsamle absolut alle ting, selv de mindste, så er vores sind vil være klar, og vi vil fungere som produktivt som muligt.

Det er derfor ikke den standard arbejde listerFordi de fleste mennesker ofte fange kun de vigtigste ting, og de hundredvis af problemer, der ikke er så vigtigt, ikke tager højde for. Men det er sådan et lille problem, regelmæssigt minde dig selv, skal du bruge en betydelig del af hjernen ressourcer og skabe yderligere oplevelser, som fører til træthed og stress.

Et af de vigtige principper i GTD-systemet - det er helt losset fra lederen af ​​alle de opgaver og sætte dem ind i et pålideligt system, der vil hjælpe på det rigtige tidspunkt til at tænke over vigtige spørgsmål.

Stadig nødt til at tage hensyn til, at kurvene til at indsamle de indkommende data skal være det minimumsbeløb. I en ideel - én. Så det vil være lettere at håndtere.

Trin 2. behandling oplysninger

På dette stadium, er vi behandler de oplysninger, der er i vores "indbakke" kurv.
Der er tre muligheder for, hvordan vi kan gøre i denne fase:

• Markere en opgave som "Action", der peger på det næste trin i dens gennemførelse og fristen. Du kan ikke angive deadlineHvis der ikke er præcis forståelse af, hvornår de skal udføre opgaven.
• Flyt oplysninger i "Register", hvis det ikke har brug for noget, men det kan komme i handy i fremtiden.
• Slet oplysninger, bestemme, at det er "skrald": det er at gøre med det ikke behøver noget og hun ikke komme i handy i fremtiden.

Trin 3. handling organisation

Alle handlinger ske gennem følgende tragt.

Filter 1 - "klipning"

Spørg dig selv, behøver jeg virkelig nødt til at udføre denne handling? Når du er i tvivl, slette.

2 Filter - "delegationen"

Spørg dig selv, hvis du har brug for at gøre, så er det virkelig har at udføre personligt er jeg? Hvis ikke, delegeret ansvar og punkt slutresultatet, de mellemliggende stadier af kontrol (centrale punkter) og fristen.

Hvis handlingen skal udføre det du flytter til det næste filter.

Filter 3 - "Action"

Spørg dig selv, vil denne handling tage flere 2-5 minutter? Hvis ikke, gøre nu og slip hovedet. Hvis ja, drop-in.

Handlinger i systemet kan være af følgende typer.

"Næste trin" - simple opgaver, som består af en enkelt handling (opkald, skrive, gå, og så videre). For eksempel vil handlingen "Change på hjul vinterdæk" bestå af følgende enkle trin: ringe og lave en workshop, tidsplan tid i kalenderen til kørsel på det rigtige tidspunkt auto reparation.

Sådanne handlinger er praktisk at samle listerne over plads og omstændighed (sammenhæng lister). Det kan være en liste over "The Shop", hvor du indtaster alt, hvad du har brug for at købe, når du er i en butik, eller en liste over "Stolen", hvor du tilføjer aftaler og opgaver, der kan udføres om aftenen efter arbejde i hans favorit stol. Eller en liste over "chef-spørgsmål", hvor du skriver ned alle de spørgsmål, du har, til chefenSå for at løse dem alle på én gang.

Alle disse handlinger, jeg plejer fix eller "Google Kalender"(Møder og arrangementer) eller Todoist - cloud-service, hvor det er praktisk at systematisere opgaven.

"Projekter" - opgaver at udføre, der kræver mere end ét trin. Til projektet flyttet fra de døde punkt, er det nødvendigt at beskrive de første skridt til at gennemføre det, og for at efterlade en påmindelse om det i et pålideligt system. Som et resultat, projektet bliver til en kæde af enkle trin, som hver især kan gøres i de næste fem minutter og få et resultat.

Projekter Jeg sted på kortene Trello. Kortet er et ideelt beholder til projekter, hvor du kan placere:

• beskrivelse og formål med projektet;
• links til andre dokumenter på projektet;
• navnene på de ansvarlige;
• frist;
• tjek lister med følgende trin;
• bemærkninger til udkastet;
• de nødvendige filer, og så videre.

"Udskudt handling". Hvis vi ikke kan planlægge de næste skridt uden yderligere begivenheder eller oplysninger (for eksempel, vil vente, indtil telefonen sende en velkendt servicecentre, hvor du kan rentabelt erstatte dæk), disse handlinger vi registrerer på listen over "udskudt". Eventuelt kan du sætte en påmindelse om, at du har brug for noget at kontrol.

Sådanne lister over sager kan struktureres på en liste kontekst. For eksempel lave en liste over de opgaver, der er betroet hans assistent.

Liste "Someday" Den indeholder værker, der ikke kræver aktive skridt nu, men vi vil gerne udføre i fremtiden.

Det kan være:

• bøgerOg video kurser, der ønsker at købe;
• nyttige færdigheder, der ønsker at lære;
• placerer jeg ønsker at besøge;
• ting, som jeg ønsker at købe.

Du bør med jævne se på denne liste, idet poster og gøre dem til mål for at opnå, som du vil arbejde.

Trin 4. regelmæssig revision

Hvis systemet skal arbejde, skal du jævnligt gennemgå de vigtigste opgaver og projekter for at fjerne dem, der ikke længere er relevante, og det nye sorter efter prioritet og sendt til jobbet.

Til en sådan revision blev udført på en regelmæssig basis, skal du følge disse tips:

• Lad i 30-60 minutter i tidsplanen for revision (oprindeligt en gang om ugen ville være tilstrækkeligt).
• Lav en tjekliste eller planlægger en sådan gennemgang, som beskrev den sekvens, at der bag hvad der går. Denne plan bør ikke være for svært, og revisionen bør ikke tage dig for længe, ​​ellers du simpelthen ikke vil gøre det regelmæssigt.

Nedenfor - et eksempel på min tjekliste med ugentlig oversigt. Jeg gjorde det i et format kredsløb-cribs med handlingen sekvens, som viser tjenester / dokumenter, som jeg ser. Du kan placere det på den sædvanlige liste eller tegne fra hånden af ​​et kredsløb, som du er komfortabel.

Udskriv fire sådan check-liste for en måned. Under den ugentlige gennemgang af tage en af ​​dem i sine arme og gennemført slettet fra listen. Denne simple øvelse vil motivere dig til at fortsætte med at foretage sådanne anmeldelser.

Trin 5. handlinger

Når en plan trækkes op til en uge, at flere rester handle. Lad ikke en af ​​de vigtigste fejl begyndere til arbejde på GTD system, når alt for meget tid der bruges på organiseringen af ​​opgaverne i stedet for den faktiske implementering.

Her er et par tips til at gøre handlingen mere effektiv.

1. Planer for dag baseret på den plan for ugen. Opdel dag i blokke, udvælge 2-3 enhed til at udføre vigtige ting og et par af blokke afsat til andre opgaver. Varighed enheder - i gennemsnit 60-120 minutter. indsættes blokken mellem den frie tid til akutte tilfælde.
2. Arbejdet på systemet PomodoroTil dette kan du indstille timeren. Dens essens er enkel: hver 25-30 minutters drift, tage en pause i fem minutter, og efter den tredje afdeling - en lang pause (15-30 minutter). I alt er der tre blokke af 30 minutter med pauser af fem minutter, efterfulgt af en lang pause i 15-30 minutter. I løbet af dagen kan du bruge 2-4 sådanne cykler, afhængigt af hvor ofte du distraherende.
3. I løbet af de vigtige anliggender enheder forsøger at undgå at blive distraheret af andre mennesker og andre lyde (du kan inkludere en særlig i hovedtelefoner musik til koncentration).
4. Den bestemmer, når din energi niveauer et maksimum (for eksempel fra 7 til 09:00), og på dette tidspunkt at udføre de vigtigste ting, der bringer dig tættere på personlige mål.
5. Må ikke planlægge alt for mange vigtige ting at gøre for dagen: det er nok 1-3. Det er vigtigt, at i slutningen af ​​dagen, ser på tingene krydsede ud i din plan, du er glad og har lavet en realistisk plan for i morgen.