Rutinemæssig - et nyt syn på styring af opgaver

Fra forfatteren:

En af vores faste læsere, James Zhukovsky, udviklet sin egen opgave management system og prioriteter kaldes "rutine". For nogen tid siden, da jeg talte om min opgave management system, Jakob tilbudt at læse det bog og diskutere den foreslåede metode. Jeg lovede, der vil gøre det, og, selvfølgelig, lover. Vi talte med Jacob og besluttede at dele med de etablerede metodologi Lifehacker læsere. Umiddelbart gav udtryk deres mening - teknikken er interessant, at der er mange rationelle korn, selv om de spørgsmål nok. Men hvor de ikke eksisterer? Alle, der er interesseret i de ledelsesopgaver - ville anbefales at komme i nærkontakt. Bogen af ​​James I også virkelig godt lide. Dette er ikke en professionel publikation. Det er bare historien om skabelsen og brugen udviklet af Yakov systemet. Bogen er ikke stor, så jeg anbefale at tildele hende en time at læse. Så - et nyt perspektiv på styring af opgaver. System "rutine".

Hvem kan have gavn af dette system?

• For alle, der gør lister.
• Alle, der oplever en prioriteret emne.

Hvordan gjorde dette system?

Jeg indså, at jeg havde brug for et system, der kunne hjælpe med at strømline den endeløse strøm af sager og projekter, og bør være:

• simpelt nok
• fleksibel nok
• Det kræver ikke en stor indsats
• Hjælper til hurtigt at prioritere

Til dette var det nødvendigt at genlæse en masse bøger om time management. I dem fandt jeg forståeligt, klart svar på spørgsmålet "hvordan du indstiller vores prioriteter?". Men baseret på den idé, som gradvist udviklet sig til en metode, jeg blev født på de modtagne oplysninger. Den metode jeg kalder "rutine"

Når jeg lagde mærke til et stykke papir, med en plan for ugen. Blad var foret med flere kolonner. Den første kolonne ─ krisesituationerI den anden ─ rutineI tredje ─ fremtiden rutine og i den fjerde ─ ideer. Senere føjet til listen en anden sektion ─ mål.

Jeg begyndte at tænke over, hvorfor jeg var sådan retning? Og jeg indså - så jeg kan gøre en hurtig gennemgang af planerne. Jeg var i stand til at se klart, hvad det er nødvendigt at engagere sig i, og som virkelig er nødvendigt. Så gik det op for mig. Efter alt, er det de samme prioriteter!

Hvad er rutine

Tænker på rutine, indså jeg, at, som regel opgaver har deres egen tidsramme, hvilket betyder, at de kan udvikle sig til et problem. Det blev klart, at det er vigtigt at have en liste over kommende projekterFor at sætte deres tid i rutineprojekter og dermed forhindre dem i at komme i problemer.

Lidt at ændre navnet, jeg modtaget følgende afsnit:

1. Problemer.
2. Rutinemæssig. (Listen over projekter og opgaver)
3. De kommende projekter.
4. Mål.
5. Idéer.

Jeg begyndte at tænke på tidsrammen for disse sektioner. For eksempel, hvis det er et problem, hvor meget tid vil blive brugt på det, så snart jeg er nødt til at fuldføre en opgave eller et projekt? Så på den følgende tidsramme:

1. ─ problem er, at supersrochno behov for at gøre i dag, lige nu. I et ekstremt tilfælde, i morgen.
2. ─ rutine, der skal gøres i dag eller i morgen, i almindelighed, i denne uge.
3. De kommende projekter ─ område kan være meget bredt. Men som regel noget, der vil ske denne eller næste måned.
4. Mål kan være i år eller i almindelighed kan ikke være.
5. Ideer kan eller kan ikke være på alle.

For eksempel får du en regning på elregningen. Har du en anden måned, før du kommer "rød" regningen. Så mens du kan sætte den på listen tilnærme projekter. For et par uger vil du nødt til at flytte det til listen projekter. Men hvis du ikke gør det i tide, vil din score få elektricitet i listen problemer.

Tidsrammen kan altid ændres ved dig selv, det er for en person at identificere problemet kan variere fra en time til en uge. Alt vil afhænge af tempoet og intensiteten af ​​livet, samt på specifikke situationer.

Således begivenhederne i din kalender, kommende projekter, en liste over projekter og en liste over alle de problemer, dette er en rutine!

Det er alt, der kræver handling nu eller i den nærmeste fremtid, og, i tilfælde af manglende opfyldelse medfører negative konsekvenser. For eksempel, du ignorerede din regning for el, og så er du nødt til at betale sin bøde +, i bedste fald. Og hvis du slukke for el?

konklusioner:

1. rutinemæssige projekter Disse er projekter, som har en negativ indvirkning, hvis de ikke klarer sig.
2. Ideer og mål, som regel, ikke fører til negative konsekvenser, og på dette, er ikke en del af rutinen.

For eksempel - du kom op med idéen til at betale regningen for el over internettet. Men efter lange timer ved computeren, du begynder at indse, at det ikke er muligt at gøre. Så du ikke har betalt regningen og tid tabt.

Det er derfor, det er så vigtigt at lære at adskille de ideer og mål for de rutinemæssige opgaver og projekter.

Sorter opgaver og projekter

Figuren viser, hvordan jeg sorterer mit indgående. Normalt sortering tager mig 15 minutter. Nogle gange kan jeg ikke passer ind i systemet for uger, og nogle gange arbejder jeg med det hver dag. Velbevandret inkluderet hver dag, men ikke afgørende - det vigtigste, at dine projekter ikke bliver til et problem.

Alle delte mapper:

1. kalender
2. arkiv
3. ideer
4. mål
5. kommende projekter
6. projekter
7. problemer

Der er syv områder, hvor der er vores opgaver og projekter. Jeg kan ikke sætte "læge besøg" i projekter. Hvis jeg har en dato og tid, og for mig vil kun komme på det tidspunkt, at denne begivenhed jeg bare zanoshu kalender.

Så har vi to-do lister: problemer, projekter, nærmerprojekter + Kalender, dette er din rutine. Skil dig ud lister ideer og målLad os se på, hvorfor?

Arbejde med lister ideer og mål

Hvordan identificerer jeg, at foran mig idé eller mål? Jeg spørger mig selv bare, "Hvad nu hvis jeg ikke gør det, aldrig?" Og hvis svaret er "Intet," Jeg sender denne opgave sikkert til listen ideer.

Det hjælper:

• Må ikke hente to-do lister
• Læg ikke din hjerne

Nu ser på billedet med ideer og mål

Ideen kan vokse ind målOg til formål at komme ind lister over projekter. Hvordan det fungerer, og hvad den har brug for?

De idé Mål

Til ideen ramte mål er meget vigtigt at forstå deres værdier og principper.

Vi er nødt til at forstå, hvorfor du har brug for det. Så du skal spørge dig selv så mange spørgsmål som muligt. Disse kan være spørgsmål om en sådan plan som:

1. Kunne det påvirke positivt på min daglige rutine?
2. Kan det gøre mig mere fri?
3. Kan det gøre mig gladere?
4. Kan det som noget at berige mit liv? (Åndelige, fysisk, økonomisk)

Hvis du svarer dig selv, hvorfor du har brug for det, og det vil være en rigtig nyttig idé, så kan du flytte den til destinationsmappen.

Af Mål Projekter

Folder mål, jeg består af flere undermapper. Den første mappe er den nye mål, så målet om måneden, så det område af livet, og derefter henrettet mål. Det ser således ud:

Først vil jeg nødt til at se min nye mål, der refererer til området. Efter min nye mål kom på listen, siger "arbejde", kan det ligge der, i hvert fald indtil begyndelsen af ​​næste måned. Så snart den nye månen kommer jeg beslutte, hvad mine lister ( "arbejde", "hjem", "familie") Jeg ønsker at flytte til listen målet i måneden.

Lad os sige, du har dannet en ny liste målet i måneden. Meget god, men der er endnu et vigtigt skridt for at sætte opgaven på listen i listen over projekter. Du er nødt til at forsøge at forstå, hvordan du kan få hvad du ønsker. Så vidt det er praktisk muligt. Antag, at du har besluttet at købe et løbebånd. Før du lægger denne opgave i projektet, skal du sørge for, at de er til salg, du har et sted at sætte det er, at du ved, hvor at sælge det, hvor meget det koster, og du har pengene. Hvis du ikke svare på disse spørgsmål, så er dit mål vil være for lang tid liggende i listen projektet og ikke bevæger sig. Hvis du besvare disse spørgsmål, kan du sætte denne opgave (projekt) liste over projekter og er let at bestemme det første trin i projektet.

med en rutinemæssig jobannoncer

alle bare her. En gang om ugen, kan du kort køre gennem de kommende projekter. Du er nødt til at forstå, når det er tid for nogle opgaver at flytte til listen over projekter.

Listen over problemer er det vigtigste, hvis der er noget der, så er du nødt til at beslutte lige nu \ i dag er faktisk din prioritet №2 (prioritet er №1 din kalender). Vær ikke bange, på listen over problemer er ikke så meget, og ofte vil få problemer. Det er fortsat en liste over projekter. Jeg består af to mapper. Indgående projekter og aktive projekter. I indkommende projekter definerer jeg det første skridt i projektet, for eksempel, kalder banken. Og så vil jeg sætte det til det aktive projekt. Det er alt.

Jeg vil ikke nærmere her at male, der hjælper mig til at udføre selv opgaver og projekter, men du kan gå til min hjemmeside og gratis Download bog.

blød

Jeg bruger Evernote til at vedligeholde systemet. Hvorfor dette valg? Dette er af to grunde.

Først. Jeg gik igennem en masse forskellige opgaver ledere. Det blev klart, at systemet skal være enkel nok til, at hun kunne bruge uden en computer. Evernote - det er bare en notesbog, som jeg var helt tilfreds.

Anden. Jeg indså, at for at udføre visse opgaver og projekter, jeg har ikke brug for så meget todo grænseflader med evnen til at sætte et kryds, men evnen til at skrive og tilføje oplysninger til hvert projekt. Det er - for at søge svar på spørgsmålet "hvordan" og "hvorfor". Og tænk, hvad der er det første skridt. Hertil kommer, som regel næsten alle opgaver og projekter er fyldt med projektmateriale, der er perfekt ligestillede Evernote.

resumé

Så hvad har vi? Dette system gør det muligt hurtigt analysere indkommende. Det er ikke nødvendigt at glide på listen over projekter, da det er klart og tydeligt, at der er ideer og mål, som ikke er en del af din daglige rutine. Tror ikke, at vi ignorerer ideer og mål. Tværtimod - systemet kan opnå flere mål, fordi der er en koncentration på at bringe ideer og mål for tilstanden af ​​deres faktiske resultater.

konklusion

Intet system, herunder mine, dette er ikke et universalmiddel for alle problemer. Der er ikke nogen hemmelig nøgle.

TM er bare et spejl af din karakter. Dyrk en karakter og sætter pris på din tid.