Hvordan at skabe den perfekte opgave management system
Produktivitet / / December 23, 2019
Dedikeret til alle, der brænder for livet, det har en ambitiøs plan, og omfattende interesser en lang række daglige opgaver.
På et tidspunkt opgavestyring emne fascineret mig med sit hoved. Jeg begyndte at samle teknikker og tips. Hver tog jeg noget, der fungerer udelukkende for mig. Jeg forsøgte at sætte i praksis alle de overskydende skæres af. Resultatet var et system, som jeg vil nu til stede for din anmeldelse. Men husk - det eneste ideelle system, kan det kun være den, der passer dig.
- Det skal være nemt.
- Det bør ikke tage meget tid til at arbejde med det.
- Må ikke blande sig, og bedre hjælp i planlægningen, både på dagen og året. Planlægning og løbende ledelsesopgaver skal forenes.
- Skulle hjælpe påmindelser, altid være lige ved hånden og lader dig tage noter.
- Det bør omfatte alle områder af mit liv.
- Det bør bidrage til "kig rundt" alle de nuværende og fremtidige udfordringer. I denne struktur skal jeg sætte mig selv.
- På grund af det system, må jeg vide præcis, hvad og når jeg gør, skal systemet være fleksibelt nok.
opgave management system består af 3 hovedelementer: struktur arbejdsgrupper (mapper, mappe træ, kontekst), regler opgavestyring og værktøjer, som alt dette hjælper.
Jeg kan roligt sige - jeg har prøvet alt om emnet af programmet. På Windows præcis alt fra Leader Opgave og Essential PIM, at de lidet kendte, såsom Chronos. På Mac alle have evnen til at synkronisere mellem enheder. Den tørre remanens - 1 program. Det opfordrede My Life organiseret. Udviklere stipendiater og umnichki. Der er et program i lang tid, og hver ny version behager mere. For mig en kæmpe fordel i denne software er evnen til at konfigurere systemet, så det passer til dine behov fuldstændigt. I denne sag er der intet kompliceret om det. Med andre ord, denne platform giver mulighed for at skabe nogen problemer med strukturen og til at overholde reglerne i ledelsen. Nå, selvfølgelig sync med alle dine enheder og cross-platform. Den eneste skam er ingen version til Mac (iOS er). En mere detaljeret introduktion til My Life organiseret Efterlader jeg jer. Fra mig bare anbefale.
Også, jeg bruger Evernote til lagring af noter og bulk materialer. Mind manager for planlægning. Kalender - en indfødt af Mac. Microsoft Project - for planlægning og styring af store projekter, for det meste til arbejde.
I mange teknikker, såsom GTD og Agile Resultater, tilbud til split opgaver i mapper efter de livsområder. Jeg kunne godt lide tanken, men for mig selv besluttet, at jeg ikke vil have mere end 5 top-niveau mapper ad gangen mappe til noter + + Indbakke. Før, Jeg var bare 2 folder - arbejde og privatliv.
Min nuværende top-niveau struktur:
- Indbakke.
- arbejde
- udvikling
- hus
- Ironman
- websted
Efter min mening har det mest geniale introduktion af GTD blive mappe Indbakke og regel - ikke holde opgaven i tankerne. Jeg begyndte at følge denne regel strengt. Opgaver, selv små, ideer, noter, bare en tanke, der kan komme i handy - alt er optaget. I første omgang alle komme i din indbakke. I slutningen af dagen kan jeg gøre ud blokeringen og distribuerer alle mapperne.
Folder "Arbejde", er "udvikling" og "hus" findes i strukturen af tid. Også, højst 2, forbeholdt de områder eller projekter, der optager det meste af tiden eller har en høj værdi på det tidspunkt. Til dato er dette den mappe i forbindelse med forberedelse til Ironman og projektet mappe af min hjemmeside. Indbakke Jeg tror ikke på top fem.
Faktisk er der en anden mappe. Det kaldes «Regelmæssig ting». Denne mappe indeholder alle de regelmæssige opgaver. Der er alle ting, der skal gøres dagligt, ugentligt og månedligt. Sådanne tilfælde kan nævnes: analyse af mapper Indbakke, Someday mappevisning, definitionen af målene for perioden og etc. På det tidspunkt, afholdelse af regelmæssige opgaver i en separat mappe hjalp mig vænne sig til den nye ordre. Dette er et godt redskab til at organisere sig og til at udvikle vaner arbejde med systemet. Bare glem ikke at sætte påmindelser til opgaver. Som en mulighed - for at gøre et problem af denne art i kalenderen.
Alle andre projekter og opgaver er placeret i rodmappen.
Det er simpelt og klart uden forklaring.
I hele strukturen i det vigtigste - enkelhed. Der bør være et stort antal af mapper og undermapper. Ikke mere end 3 niveauer. Ellers bliver systemet unødigt besværlige, og derfor ophører med at udføre dets vigtigste funktion - til hjælp i arbejdet. Hertil kommer, voluminøse struktur ekstremt nemt at arbejde med mobile enheder.
Sammenhænge er en meget bekvem ting. Dybest set har sammenhæng angiver en specifik betegnelse eller tilstand, hvor opgaven udføres. En opgave kan have flere sammenhænge. Samt mappestrukturen, er det vigtigt her er enkelhed. Undgå indlejrede sammenhænge. Brug disse sammenhænge bruges virkelig ofte og har en lang række opgaver.
- Alle opgaver er indgået i systemet på tidspunktet for forekomsten. Hans hoved ikke holdt. Indtastning opgaver kun til mappen Indbakke.
- Formuleringen af problemet, på tidspunktet for indgang skal være entydig. Hvis navnet ikke er nok, er du nødt til at forklare - hvad jeg mente. Dette er nødvendigt, så du ikke kan huske, hvad jeg skal gøre i problemet, for eksempel, "Igor, rapporten".
- mappen Indbakke analyseres en gang om dagen. Jeg gør sent om natten.
- Til udfordring er blevet flyttet fra indbakken, bør det være:
Vær sikker på at:
- klar titel
- Bestemmes den omtrentlige leveringstid.
- Starttidspunktet for opgaven - når opgaven vises i min opgaveliste.
Hvis det er nødvendigt:
- Noter og forklaringer.
- Delopgaver at udføre proceduren.
- Deadline.
- Context.
- Hvis problemet er målet - at udpege som et mål.
- Dato og tidspunkt for udnævnelsen.
- Afhængighed af andre opgaver.
- Jeg bruger ikke en matrix Eisenhower "Det er vigtigt -. Hurtigst muligt" Hvis opgaven er skrevet Jeg mener, det er vigtigt. Hvis det er en nødsituation - jeg eller umiddelbart gå videre til dens gennemførelse, og tildeler en vis tid.
- Som regel er jeg ikke begrænset til den tid af problemet. Jeg peger ud af, hvor lang tid det vil tage, kun at estimere tid til planlægning. Men ikke stift. Hvis tiden er klart defineret, er det kun, hvis jeg ønsker at minde dig selv om stivheden af problemet med grænser eller varigheden af opgaver i forbindelse med andre ressourcer - for eksempel et møde er af begrænset varighed.
- Problemer med en vis varighed, og den tid er placeret i kalenderen.
- Regel 3. En af de mest værdifulde regler Agile resultater teknikker. 3 vigtigste mål er valgt hver måned. For hver uge de samme 3 mål. Ugentlige mål bør føre til gennemførelsen af de månedlige mål. Hver dag er der 3 hovedmål. Disse mål er i overensstemmelse med ugentlige mål og føre til deres gennemførelse. Alle andre opgaver, dag - er sekundære.
- Igen. Hver dag 3 primære mål.
- Først udføre små opgaver. Dette er helt i modstrid med principperne for projektledelse, men det fungerer perfekt for mig. I dette tilfælde, hovedet er fri for lille opgave, når de store.
- Opgaver for dagen bestemmes af aftenen, den næste dag.
- Opgaver er defineret for en uge på søndag.
- Udfordringer for den måned bestemmes af det andet tal.
- Gennemgang og analyse af performance og er ikke foretaget en gang om ugen om fredagen.
- En dag mappe ses om søndagen.
- Udfordringer i forbindelse med "Control" ses hver dag.
- Hvis den modtagne besked kræver et svar eller handling fra mig, men senere var jeg hans post som et problem i MLO.
- Hvis brevet fra mig kræver et svar fra modtageren, sætter jeg en kopi af MLO adresse. Således brevet også får ind i systemet og modtager kontekst "Control".
- Om morgenen den kommende revision af dagen.
Det er sandsynligvis alle. Et simpelt system. Enkle regler. Hvordan tilrettelægger dine opgaver?
se: Shutterstock