Hvordan til at administrere e-mail: 10 tips fra TED personale
Produktivitet / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters et selskab blog, delte 10 tips, som han holder orden i mailen.
Hvem ellers men redaktionen og ledere af TED, at tale om metoder til kamp med overbelastet mail. Ifølge dem, selskabet modtager hundredvis af e-mails hver dag, og tæller indkommende emails, har nogle medarbejdere længe oversteget tusind.
Michael Makvoters, UX-arkitekt TED, tilbyder 10 løsninger på problemet.
I fremtiden vil du ikke har mere tid, end det er nu
Michael har bemærket, at mange udskyde arbejdet med e-mail til senere, fordi de tror, at på et eller andet tidspunkt i fremtiden vil de have mere tid til at gøre det. Må ikke være. Din beskæftigelsesfrekvensen sandsynligvis vil forblive i den næste uge, måned, år. Du kan endda være glad for dette. Men den samme mængde tid vil være til stillingen. Så begynde at arbejde med det lige nu.
Prøv at starte med en ren tavle
Her er to måder at gøre dette:
- Tag dig tid og være engageret i rengøring af posten i flere etaper. Afhængigt af hvor mange beskeder, du har, er du nødt til ti opkald til deres oprydning. Hvis det er givet hårdt, bryde arbejdet i flere 15-minutters segmenter.
- Gå efter brød. Fremhæv tre eller fire timer, og gøre ud af din mappe "Indbakke" idealet om renlighed og orden.
Afsæt lidt tid hver dag
Ifølge Michael, dette er den sværeste del af planen. Du er nødt til at arbejde med e-mail flere gange hver dag. Han råder til at afsætte 15 minutter hver fjerde time og beskæftige sig kun med mappen Indbakke.
Hvis brevet er ikke meget vigtigt - fjern
Det er fristende at sende hver lille smule vigtigt brev til en mappe, at beskæftige sig med det senere. Men hvis brevet ikke fortjener din opmærksomhed lige nu, slette den.
Afmeld mailing hver unødvendig
Jeg lider ofte af, at netop fjerner beskeden fra uinteressant for mig forsendelser. Michael fik også mere kategorisk:
Hvis forsendelsen ikke er interesseret i dig, ikke kun for at fjerne brevet, men afmelde det.
I bunden af hvert bogstav er der en knap "Afmeld" eller Afmeld. Brug den til dens tilsigtede formål. Og jo mere, jo bedre. Du kan også bruge tjenesten Unroll.me, som vi beskrev her. Han otpishet dig fra uønskede postlister automatisk.
Hvis meddelelsen stadig er i "Indbakke" mappe, læse den
Hvis brevet er blevet testet, og du ikke afmelde og slette den med det samme, så læs ham. Hvis det er kort, læse med det samme. Hvis længe, sende et brev til den præ-oprettede mappe "Læs" og komme tilbage til det, når der bliver mere fritid. Michael siger, at hvis du er ærlig over for os selv, vil den procentdel af alle breve mindste falder i denne mappe.
Svar på korte breve er bedre at
Hvis du sender en e-mail kræver en hurtig reaktion, svar venligst... straks. Må ikke vente. Efter afsendelse responsen, fjerne brevet. Hvis brevet er en kopi, der sendes til en anden modtager, og han behøver ikke at kende dit svar, fjerne det fra modtagerne.
Redirect beskeder til kolleger, hvis de er i stand til at reagere mere fyldestgørende
Omdiriger meddelelser med lidt forklaring, og slette den fra din indbakke.
Engager sortering
Enhver e-mail service giver brugerne mulighed for at oprette mapper. Det er det bedste redskab til at håndtere overbelastet mail. Jeg har oprettet en mappe til arbejde, fotografier, undersøgelser og andre ting. Michael tilbud om at gøre mappen "Projekter", "Andet", "svar senere." Det vigtigste er, at du føler dig tryg.
Vælg det rigtige program
For mig har denne ansøgning blevet postkasse. Michael valgte det også. Men en masse muligheder. Du kan indtaste i jagten på Layfhakeru ordet "post", og navnet på det operativsystem, som du er på udkig efter en klient. Jeg lover du vil finde noget egnet.
resultere
Hvis du ikke kan læse artiklen (fortælle mig, hvorfor), her er en kort liste over alle de trin:
- adskille "Indbakke" mappe til en række tilgange.
- Beslut hvad der skal ske med bogstavet, så snart den kommer.
- Fra tid til anden beskæftiger sig med rengøring af posten.
- Afmeld uønskede forsendelser.