Hvordan man ikke at være en slave til e-mail: 7 tips fra LinkedIn hoved
Arbejde Og Studere Produktivitet / / December 23, 2019
Et stort antal mennesker hver dag står med det samme problem: e-mail, der er designet til at optimere organisationen og arbejdsprocesser og kommunikationsprocesser, ofte bliver til en ond opsynsmand, gør dig intenst følge medlemmerne, hvis du arbejder på et transportbånd tape. Omkostninger dig lidt distraheret som konstant akkumulere information hurtigt vende en pæn og ren postkasse-dump rake som er det sværere jo længere du ikke gå tilbage til mail.
I dag tilbyder vi dig et par enkle tips til at styre processen for interaktion med den e-mail fra Jeff Weiner, administrerende direktør LinkedIn. Denne vagthavende har at holde kontakten med hundredvis af mennesker hver dag, og han har et par tricks, der tillader ham ikke at drukne i denne lavine oplysninger.
Min postkasse er hovedsagelig blev en central knude i mit workflow - via mail, jeg kommunikerer regelmæssigt med mere end 4300 ansatte, der arbejder i 26 byer over hele verden. Jeg kan ikke sige, at jeg altid har været fan af e-mail, eller at jeg ikke var en situation, hvor mit arbejde med posten lignede en sisyfosarbejde.
Anyway, i løbet af de år, jeg har udviklet nogle praktiske anbefalinger, der tillod mig at flytte fra begrebet "mail kontroller mig," begrebet "jeg styre posten."
1. Vil du modtage mindre post - send mindre email
En sådan rådgivning synes latterligt simpelt, især inden for rammerne af en sådan fælles problem, men for mig selv, jeg tror, det er den gyldne regel for en vellykket e-mail-management.
Denne konklusion kom til mig, mens du arbejder i en tidligere virksomhed, hvor to ansatte mest nøje forbinder med mig, forladt selskabet. De er meget effektive til at kommunikere med mennesker, en masse arbejde og, som det viste sig, sende en masse mails. Så længe de har arbejdet i virksomheden, mængden af post, der kommer via e-mail, syntes helt normalt, men efter de forlod, fandt jeg, at med posten trafik faldt med omkring 20-30%.
Alt denne aktivitet i stillingen var ikke kun deres breve: der var mine svar til dem, og alligevel var der breve og svar fra alle modtagere er knyttet til korrespondance. Ofte er disse meddelelser er ikke krævet min obligatorisk deltagelse i diskussionen.
Fra det øjeblik, sæt jeg selv klare betingelse - ikke skrive nogen tilsyneladende behov. Resultat: mindre e-mail og mere orden i skuffen uden at det berører arbejdet aktivitet. Siden da, jeg forsøger ikke at fravige denne regel.
2. Marker som ulæste e-mails verserende
varemærke som ulæste breve fundamentalt ændret den måde, jeg arbejder med posten. Jeg går hurtigt nok for indgående post, straks reagere på den mest presserende, og fjern unødvendig. Disse breve, som jeg har brug for at komme tilbage senere, hvis der er tid, jeg markere som ulæst. Dette eliminerer frygt, at en vigtig brev læse, og ubesvarede, vil blive glemt og vil blive begravet i tarme af postkassen. Denne fremgangsmåde giver mulighed for en form for ToDo-liste, som jeg skal vende tilbage senere.
Hver gang jeg forsøger at afslutte med det mindste antal af verserende beskeder, og ideelt set bør de ikke være på alle. Hvis denne dag jeg ikke har tid til at gå tilbage til dem, så vil de begynde med følgende arbejder morgen.
3. Indstil en klar tidsplan med post
I løbet af de sidste par år, mit liv går på hverdage efter temmelig chotkomu tidsplan. Stigningen i 5: 00-5: 30 am, en time på e-mail, læse nyheder, morgenmad, leg med børn, uddannelse, kontor, kommer hjem, put børnene i seng, middag med sin kone, hvile (normalt ser tv en forbipasserende rengøring indbakke under reklamer og kedeligt øjeblikke).
Det blev konstateret, at holde sig til denne tidsplan, jeg nemt administrere posten, men det er værd at mindst en lille ændring rækkefølge, som kaos starter i din postkasse.
I dette tilfælde vil du ikke føle det stigende pres for at vide, at din boks pludselig stå uden opmærksomhed. Overholdelse af tidsplanen vil hjælpe med at holde alt under kontrol. Dette hjalp Benjamin Franklin, og vil hjælpe dig.
4. selv forstået
Husk spillet af brudte telefon? Så var det ret sjovt, men nu er alt betragtes i begrebet arbejde og forretning, og det er ikke op spil.
Ord er meget vigtige, og for at undgå tvetydighed og misfortolkning af deres behov for at blive udvalgt meget nøje. Jo mere ligetil og klar til at forstå din tekst, jo mindre er sandsynligheden for endnu et brev med anmodning om at forklare den første.
5. Tænk på modtagerne
ser det ud til ofte at feltet "Til" og "CC" opfattes af mange som en og samme. Faktisk kan de bruges entydigt at gøre det klart fra nogen af de modtagere, du forventer et svar, og hvem der har sendt en kopi af brevet med henblik på at holde det i loop.
Faktisk behøver ikke vælge modtagerne, der er forpligtet til at svare - det er den hurtigste måde at gøre en panik og forvirring i samtalen. 6 modtagere i stedet for 1 og 5 eksemplarer af modtageren - denne ekstra 5 svarmuligheder, som hver især kan udvikle sig til en hel separat samtale.
6. anerkender modtagelsen
Hvis du har angivet som modtager, og brevet er virkelig adresseret til dig, vær ikke doven til at informere afsenderen, at du har modtaget et brev. Må ikke brug for en masse ord, vil du bare "accepteret" eller "modtaget". Dette vil være et tegn på, at de oplysninger, du har modtaget i fuldstændig og korrekt volumen og afsenderen er ikke forpligtet til at sende dig noget andet om samme emne.
Hvis du ikke bekræftet modtagelsen, afsenderen forbliver helt uvidende om brevet. Måske fik det tabt i dybet af din postkasse? Hvis dette er vigtig information, vil den tvivl og spændingen tvinger afsenderen til at skrive dig endnu et brev med Jeg beder dig om at bekræfte modtagelsen af det første bogstav, eller bede en anden om din tilstedeværelse på arbejdet sted. Involverede ekstra personer, der sendes og modtages ekstra bogstaver.
7. Hold dine følelser ud af posten
E-mail kan være et nyttigt værktøj, hvis du bruger det korrekt. Hun kan blive en destruktiv kraft, hvis de anvendes forkert. Det mest almindelige eksempel - brug af e-mail for diskussionen af kontroversielle og følsomme spørgsmål om konflikt.
Jeg vil aldrig ophøre med at forbløffe, hvordan folk bruger i korrespondance ord og sætninger, der aldrig vil blive sagt i nærværelse af det samme publikum.
Hvis du pludselig finder dig selv i en lignende korrespondance, gør én simpel ting - stop. For at løse tvisten eller konflikt kan, tage telefonen og ringe til modtageren, enten personligt mødt ham. Sådanne delikate sager skal behandles ikke i teksten korrespondance. Teksten giver ikke den følelsesmæssige komponent, intonation og andre vigtige ting, der kunne være afgørende for en konstruktiv løsning af problemet.
(via Jeff Weiner)