6 tricks, der forbedrer produktiviteten bedre end en opgaveliste

En opgaveliste er en god måde at holde tingene på rette spor og ikke glemme dem. Imidlertid kan han selv blive en distraktion, fordi du uendeligt kan genopfylde det med små detaljer og aldrig komme til det, der virkelig er vigtigt.

"Hvis du udelukkende lever på en opgaveliste, vil du kun beskæftige dig med kriser og ikke gøre de ting, der betyder mest for dig," bemærker Stephen Covey, forfatter til den berømte bøger De syv vaner med meget effektive mennesker. Det er ikke nødvendigt at slippe listen fuldstændigt - det er bedre at kombinere den korrekt med en af ​​følgende teknikker (eller dem alle).

1. Personlig mission

Personlig mission er dit langsigtede mål. Det er et charter, hvor du kan orientere dig i livet. Inkluder dine værdier og ambitioner i missionen. ”Det behøver ikke at være langt eller tankevækkende,” siger Covey. - Dette er blot et par sætninger, der afspejler din essens og din værdier». For eksempel kan din mission være at hjælpe andre mennesker eller at nå et specifikt mål inden for et område.

Når du har brug for at træffe en beslutning, vil din personlige mission være din guide. Det kan også bruges til planlægning. Prøv at tildele din tid ikke en dag forude, men en uge. Vælg prioriteter for denne periode baseret på din personlige mission. Derefter vil dine daglige aktiviteter bringe dig tættere på vigtige mål.

2. Opmærksomhedsrevision

Ulempen ved en opgaveliste er, at den bunker helt forskellige opgaver i en bunke. Det ser ud til, at vi vil være i stand til at flytte fra den ene til den anden i orden uden problemer, men ifølge forfatteren af ​​bogen Attention Management af Maura Thomas, vores opmærksomhed er slet ikke arrangeret Så.

Hun råder til at opdele alle opgaver i to kategorier: lav og høj opmærksomhed. Og udfør dem i løbet af dagen, afhængigt af hvor meget energi har du. For eksempel kan den første kategori være parsing af mail, og den anden måske skrive en artikel eller lave en budgetprognose. Ved at tilpasse dig dine niveauer af opmærksomhed og energi får du mere gjort på kortere tid.

3. En ven at rapportere til

Dette giver motivation til at gennemføre det, du har planlagt i dag. Hvis du ikke har en ven til at hjælpe dig, anbefaler Hillary Rettig, forretningscoach og produktivitetsforfatter appen Focusmate. Det finder dig en partner at arbejde med, så du bestemt ikke bliver distraheret.

"Focusmate hjælper med at løse et af de største problemer (og paradokser) med produktivitet," siger Rettig. - Mange opgaver kræver ensomhed for at koncentrere os og tænke, men på samme tid er vi utroligt sociale skabninger og klarer os ikke godt ensomhed». Programmet automatiserer søgningsprocessen og giver dig adgang til et globalt samfund af mennesker, der også vil gøre et godt stykke arbejde.

4. Aftenspørgsmål

Jones Loflin, konsulent og tidsstyringsforfatter, råder til at holde dig motiveret ved at evaluere dig selv. Kom med et par spørgsmål, der skal besvares i slutningen af ​​hver dag for at sikre dig koncentreret om hvad der er nødvendigt. Og evaluer derefter, hvor godt du klarede dig. For eksempel er et af Laughlins spørgsmål: "Forsøgte jeg at bruge mindst 15 minutter på at opbygge et forhold til nogen?"

”Jeg har spørgsmål til tre nøgleområder i livet: arbejde, selvudvikling og relationer,” siger Jones. - Jeg ændrer dem efter behov. Jeg elsker alle mulige konkurrencer og ønsker at få den højeste score om aftenen, så mine spørgsmål tænker hele tiden hele dagen. "

Angiv dine spørgsmål baseret på hvilke områder i dit liv du vil forbedre. For eksempel: "Har jeg været opmærksom på mine kære i dag?", "Har jeg brugt mindst en time på at komme frem på vejen til min drøm?", "Har jeg gjort noget for at forbedre mit helbred?"

5. Koncentrationstime

Føj mindst en sådan time om dagen til din kalender og fokuser på dette tidspunkt på det arbejde, der betyder mest. Ingen distraktioner eller underholdning. Sætte timerat vide hvornår tiden er ude og komme i gang.

En time er ofte nok til at få dig færdig en hel del. Og det er lettere at planlægge denne gang uden distraktioner end at prøve at arbejde med maksimal produktivitet hele dagen. Hvis du kan, skal du afsætte to eller tre timers samlet koncentration.

6. Klare mål

At være produktiv er at bruge det meste af din tid på at gøre aktiviteter relateret til dine vigtigste mål. Forretningsstrategikonsulent Hamish Mackenzie anbefaler ikke at have mere end tre nøgler årligt mål. Opdel hver enkelt i tre kvartalsvise og tre månedlige delmål og derefter i trin, der tager mindre end to timer at gennemføre.

”I begyndelsen af ​​hver uge skal du prioritere disse trin om dagen - men ikke mere end tre om dagen,” siger Mackenzie. - Forbered hver aften alle de materialer, du har brug for, til at arbejde på en vigtig opgave hver aften til den næste dag. Udfør denne vigtigste opgave hver morgen, inden du påtager dig noget andet. ”