12 eksperttips, der hjælper dig med at holde styr på sporet

Omdømmet for en, der altid får jobbet udført til tiden, er meget værd. Men det opstår ikke af sig selv, bare fordi du prøver meget hårdt, ikke får nok søvn og generelt fungerer som en hest. Alle ovenstående er ekstreme foranstaltninger for nogen, der ikke ved, hvordan de skal planlægge.

Her er nogle centrale principper til at hjælpe dig med at styre arbejdsbyrden og fuldføre dit projekt til tiden.

1. Indse, at ikke at overholde deadlines altid er et personligt valg.

Der er områder, hvor næsten den eneste måde at få et godt projekt er at lyve for kunden, at du vil klare opgaven hurtigere end dine konkurrenter. Men husk, at det kun er dit valg at arbejde i en sådan industri. Og hvis det er gjort, så er det værd at acceptere, at fristerne uundgåeligt vil blive savnet, og du bliver nødt til at klare angst og andre ubehagelige følelser.

2. Overvej muligheden for forandring

Da det hele kommer til personligt valg, kan du overveje en anden branche - en hvor overholdelse af deadlines forventes og værdsættes. I den kan du få tilfredsheden med, at du holder løfter og gavner mennesker.

3. Lav ikke falske deadlines

Fristelsen er stor, fordi en tidlig deadline ligner et godt incitament: alle teammedlemmer vil nøjagtigt fuldføre deres opgaver, før den rigtige deadline kommer. Men mennesker er forskellige. Man vil lytte til dine ord og virkelig gøre alt til tiden. Og den anden vil betragte den dato, du har angivet, som kun en anbefaling.

Et mere effektivt træk er at forklare lige fra starten personalehvad der præcist menes med deadline og hvad konsekvenserne bliver, hvis man bryder det hele sammen. Og den falske deadline er noget i retning af en berømt historie om en dreng, der vildt råbte: "Ulve!" Da han virkelig blev angrebet, kom ingen for at hjælpe.

4. Forlad lidt tid

Giv ikke løfter til partnere og kunder baseret på interne deadlines. Et projekt, der ikke har tid til overs, vil sandsynligvis blive forsinket. Ikke muligt, men helt sikkert. Jo længere periode mellem projektets afslutning og levering til kunden, desto større er sandsynligheden for, at du vil passe ind i deadline.

5. Sæt pris på den indsats, du har ydet

Det er dyrere at gøre noget til tiden end at gøre det samme i et "når det fungerer" -format. Og hvis du ikke går i stykker frister, behandle det som en værdi, der bør inkluderes i din løn. Brug derefter de penge, du har tjent til at sikre, at du ikke går glip af den næste deadline.

6. Fortæl dig selv det største problem

For at overholde deadlines har du brug for en systematisk tilgang til planlægning og skridt fremad trin for trin. Hvis du konstant skærer hjørner eller brænder ud inden projektets forfaldsdato, har du højst sandsynligt et systemisk planlægningsproblem. Og det skal tages op.

7. Revider om nødvendigt opgaven

At udføre det aftalte arbejde kun delvist, bare for at overholde deadline, er naturligvis et tabende træk. Det er meget mere kompetent hele tiden at være i kontakt med kunden og om nødvendigt revidere kommissoriet sammen ved at slette eller tilføje separate blokke. "Nu vil vi gøre dette, men dette vil være i den næste version" er et helt acceptabelt budskab. Især når folk forventer at modtage produktet til tiden.

8. Del den globale frist op i flere lokale

Hvis du har et stort, forgrenet projekt, er det dårligt anbefalet at fastsætte en enkelt frist: du kommer bestemt ikke til at være i tide. Bedre at bryde den samlede frist i 10-15 mellemliggende. Dette giver dig mulighed for at forstå, hvordan virksomheden skrider frem og reagere på lokale forsinkelser, før det er for sent.

9. Forvent ikke at indtage mængden

Det mytiske begreb "mandemåned" er en alvorlig fælde. Ni mennesker, selv med meget stor indsats, vil ikke være i stand til at føde og føde et barn på en måned. Det vil ikke altid være muligt at fremskynde et projekt ved at ansætte flere medarbejdere.

Hvis du løser problemet med deadlines på denne måde, er det sandsynligvis du kommer ikke i tide. Overvej et alternativ: få et tilstrækkeligt antal mennesker til enhver fase af projektet, og disse faser bevæger sig parallelt, hvis det er muligt.

10. Hvis noget kan besluttes på forhånd, gør det

Når du kun har brug for en person til at godkende hvert trin i et projekt, er det usandsynligt, at du vil kunne køre flere processer parallelt. Men hvis der udarbejdes en streng specifikation på forhånd, vil mange ting blive godkendt inden projektstart.

11. Adskil forretning fra følelser

Når du diskuterer at nærme dig en deadline, kommer diskussionen ofte ned på spørgsmål om tillid, skam og påskønnelse af hver persons indsats. For at sådanne diskussioner skal være effektive, er det bedre at adskille systemiske kompleksiteter og stole på virkelige data frem for følelser.

12. Vær ikke tavs om problemer

Sådanne vanskeligheder løses ikke alene. I en moderne verden fuld af budbringere og andre kommunikationsmuligheder, er der ingen teknisk grund til, at lederen ikke kan vide om projektets forløb og de problemer, der opstår, såvel som teamet.