Sådan forenkler du opgaver, så du kan stoppe med at udsætte og få mere fra hånden
Miscellanea / / December 22, 2021
Denne tilgang vil hjælpe dig med at klare selv de mest ubehagelige opgaver.
Jo mere du skal gøre, jo sværere bliver det at komme i gang. Og jo sværere det bliver at starte, jo mere sparer vi. Løsningen på problemet er at forenkle alt, hvad du kan. Det mener i hvert fald Greg McKeon, en forfatter og forretningscoach, der arbejdede hos Google og Facebook.
I bogen Effortless. Gør det nemmere. ”McKeon forklarer, hvordan man får succes og ikke brænder ud. Med tilladelse fra forlaget "MYTH" udgiver Lifehacker det ottende kapitel, som fortæller om måder at forenkle opgaver på.
I februar 1998, i Seattle, kom Peri Hartman ud Fra en samtale med Peri Hartman den 17. april 2020. fra den fem-etagers murstensbygning, der husede Amazon-lageret, for at møde Jeff Bezos og Shel Kafan, virksomhedens første medarbejder og direktør for digital udvikling. Efter at have passeret et par huse gik han til en lille pub på det berømte Pike Place Market for at diskutere alt med dem under middagen.
Bezos Jeg lavede mødet, fordi jeg tænkte meget på at bestille i min hurtigt voksende netbutik, hvilket ikke var særlig enkelt på det tidspunkt. For at afgive en ordre skulle køberen igennem en lang, flertrinsprocedure, hvilket så var naturligt for online-ordrer.
Siden hvor du skal skrive navnet - klik med musen. Siden hvor du skal skrive den første linje i adressen - klik. By, postnummer, type kreditkort, kortnummer og udløbsdato. For at skrive faktureringsadressen skulle jeg udfylde nogle flere formularer på forskellige sider - klik, klik, klik! Leveringsadresse - klik igen. På det tidspunkt var der ingen autofuldførelsesfunktion, så det kunne tage et par minutter at gennemføre et køb.
Ved middagen sagde Bezos Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : ”Vi skal gøre bestillingssystemet mindre besværligt. Så køberen kan bestille produktet uden besvær. Alt du skal gøre er at klikke på det - og du er færdig."
I minde om den dag siger Hartman, at kommissoriet var krystalklart: "Målet er forenkling." Bezos forstod: "Jo flere skridt du tager for at betale, jo mere tid har de [købere] til at ændre mening. Hvis du arrangerer alt, så brugeren kan foretage et køb med et enkelt klik, vil han sandsynligvis gøre det."
På det tidspunkt var ideen om online shopping stadig ny, og mange mennesker var bange for at handle online. Den lange procedure med at indtaste data og klikke med musen var ubelejlig og meget mere kedelig end den, som alle var vant til: gå til kassen og aflever kortet til kassereren. At skulle printe adresse, kort og kontonummer hver gang var vanskeligheden og problemet. Det krævede et stort gennembrud at erstatte det hele med et enkelt klik.
I dag virker købsbeslutningen med et enkelt klik indlysende for os. Men så Hartman, uddannet og passioneret programmør, brugte to eller tre måneder på at strømline og forenkle hvert trin i ordren, og det faldt ham ikke engang ind, at et køb med et enkelt klik kunne foretages. "Ingen gjorde det," forklarede han. - Jeff foreslog: "Lad os gøre det." Og det gjorde vi."
Amazon har udsendtMike Arsenault, "Hvor værdifuld er Amazons 1 - klikpatent? It's Worth Billions, ”Rejoiner, tilgået den 15. oktober 2020. et et-klik bestillingspatent, der har givet hende en kæmpe fordel i forhold til konkurrenterne i næsten 20 år. Denne enkelt innovation kan ikke understreges for meget: den har ydet et enormt bidrag til udviklingen af online handel.
De nemmeste trin er dem, du ikke gør.
Jeg var overrasket over, at Hartman havde forenklet hvert trin i betalingsprocessen i flere måneder uden overhovedet at tænke over fjerne trin og forenkle selve processen. Dette skyldes, at der er en enorm forskel mellem de to tilgange.
Så enkelt som trinnet er, er det nemmere ikke at tage nogen skridt.
Da min søn var 12, gjorde han det til sit mål at slutte sig til spejderne, før han fyldte 14. Målet var uden tvivl meget ambitiøst, men vi tog det sammen og begyndte at fejre fremskridtet. Lige før sin fjortende fødselsdag gik han i gang med det afsluttende projekt, hvor et hold på 40 en person skulle genopbygge et 180 fods hegn - det forrige brændte ned for et år siden under brande i Californien. Det eneste, sønnen skulle gøre, var at skrive en projektrapport. Det ser ud til at være en let opgave, men efter to års kontinuerligt arbejde var det denne del af projektet, vi blev så trætte af, at det blev nemmere. udskyde.
Vi begyndte at arbejde på projektet på forhånd, og da begejstringen forsvandt, var vi allerede halvvejs til målet. Men den anden del af projektet så ud til at skræmme os mere end den første. Vi kunne ikke stoppe med at tænke på, hvordan vi kunne forbedre rapporten yderligere: et forord fyldt med levende og nøjagtige detaljer, snesevis af fotos, professionelt design. Det faktum, at vi så de iørefaldende projekter fra andre spejdere, der porede over dem i mange timer, gav også brænde på bålet. (eller rettere, som deres forældre studsede over i mange timer), og baren i forhold til mængden af indsats steg højere og højere og over.
Så projektet gik i stå. Så snart vi tænkte på at vende tilbage til arbejdet, blev det straks uudholdeligt. Dagene gik og gik uden at gøre fremskridt. To uger senere begyndte jeg tilfældigt at studere forenklingsprocesserne i komplekse strukturer. Og så gik det op for mig: vi overkomplicerede projektet. Ved at tilføje så mange trin til det, selv mentalt, gjorde vi selv endnu et næste trin vanskeligere for os selv.
Så da vi trådte tilbage, spurgte vi os selv, hvilke skridt der minimum skal tages for at fuldføre arbejdet. Vi behøvede ikke lave en speciel træbinding til rapporten. Du behøver ikke at inkludere absolut alle billederne. Vi behøvede ikke at skrive kilometerlange beskrivelser til hvert billede eller komme med et usædvanligt omslag. Forordet til rapporten er ikke en livslang opgave.
Kort sagt har vi samlet en generel liste over virkelig vigtige trin: Udskriv 20 sætninger eller citater. Print dem ud. At klippe. Sæt fast på papir. Print noget omslag. Indsæt tre separatorer. Skriv og udskriv et essay på tre sider, der kun giver klare svar på de stillede spørgsmål. Tag rapporten med til kontoret og aflever den. Parat!
Et vigtigt projekt for min søn gik fra "frysningsstadiet" til det sidste på få dage, fordi vi identificerede og fuldførte minimumsantallet af trin. Min søn blev spejder ugen før han var fjorten.
Selvfølgelig fungerer denne tilgang ikke kun med spejderprojekter. Stil bare dig selv et ensartet spørgsmål, som vil hjælpe dig med at undgå ulidelig hovedpine og få dig til at komme videre med vigtige, men tilsyneladende utroligt svære eller forvirrende opgaver.
For at være klar betyder det at angive det mindste antal trin ikke "slå det af" eller gøre noget, som du ikke vil være stolt af. Bare unødvendige skridt er unødvendige. Ved at eliminere dem vil du kanalisere energi til at fuldføre projektet. På ethvert område vil afslutningen af sagen være mange gange bedre end at tilføje overflødige trin, der ikke tilføjer nogen værdi til projektet. Og færdiggørelsen er bare noget at være stolt af.
For at få succes med noget, skal du fuldføre det.
En ekstra indsats er ikke altid nødvendig
Min ene skole min bedste ven brugte mindre tid på at studere end mig, og hans karakterer var bedre. Hvad er hemmeligheden? Da læreren bad ham om at gøre noget, gjorde han præcis, hvad der blev bedt om af ham, og ikke mere. Jeg gik videre: Jeg læste mere end spurgte; leder efter flere oplysninger, end der var behov for.
Jeg prøvede så hårdt at overfylde programmet, at der ikke var energi tilbage til selve programmet. Én ting er at yde en ekstra indsats i ekstremt vigtige sager (f.eks. efter en kirurgisk operation at lave et ekstra indgreb for ikke at introducere en infektion i såret). Og det er noget helt andet at tilføje unødvendige, kunstige detaljer.
Jeg udledte en regel for mig selv: eHvis du bliver bedt om at gøre x, er det ikke en god nok grund til at gøre y. Hvis du for eksempel blev bedt om at skrive en præsentation, så er dette ikke en god nok grund til at lave slides med videoer, sjov grafik og tonsvis af information. Hvor ofte skulle du se præsentationer med for mange dias eller for mange ord på hvert dias? Eller er der måske overhovedet for meget i det? Vil du virkelig have nogen til at være i dine sko?
En smartere tilgang viser Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. lille, men nøglen til IBMs radikale kursændring. Lou Gerstner, der netop var tiltrådt som administrerende direktør, inviterede topchef Nick Donofrio til at tale på generalforsamlingen. Gerstner husker: "På det tidspunkt var standardformatet for ethvert vigtigt møde hos IBM en præsentation med højteknologiske projektorer og grafik. Nick var lige flyttet til det andet dias, da jeg gik hen og slukkede for projektoren, og prøvede at gøre det så høfligt som muligt i denne situation. Efter en lang akavet pause sagde jeg: 'Lad os lige tale om din virksomhed.'
De fleste af præsentationerne formodes at handle om bare at "tale om forretning". Kort sagt, næste gang skal du skrive en rapport, forberede et oplæg eller komme med marketing gimmick, bortdrive fristelsen til at indsætte unødvendige tilføjelser. De distraherer ikke kun dig, men også lytterne. Nu, når jeg forbereder en præsentation, forbereder jeg seks slides med mindre end ti ord.
Behovet for yderligere indsats ud over, hvad der kræves for at fuldføre den primære opgave, er yderst sjældent. Det er bedre kun at køre et obligatorisk program end at gøre ingenting.
Start fra begyndelsen
Da Apples topdesignteam mødtes med Steve Jobsfor at præsentere designet af det, der blev iDVD (dette forældede hjælpeprogram tillod brugere brænder musik, film og digitale fotos fra computer til disk), de ventede på, at chefen beundre. Det var et vidunderligt brugervenligt design, og selvom programmet havde flere funktioner og features, var det designerne stolte af, hvordan de formåede at forenkle den originale version af produktet, hvor manualen tog tusindvis sider.
Men meget hurtigt fandt holdet ud af detFarhad Manjoo, "Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere," Fast Company, 1. juli 2010.at Jobs havde noget andet i tankerne. Han gik hen til tavlen, tegnede et rektangel og sagde: "Her er et nyt program. Hun har et vindue. Du trækker videoen ind i dette vindue, klikker på knappen "Optag" - og det er det. Her er, hvad vi skal gøre."
Mike Evangelist, en af produktdesignerne, var helt chokeret. Han sagde: "Jeg har stadig de slides, som jeg forberedte til det møde - de er utroligt vanskelige." Først senere, da han så tilbage, så han tydeligt, at "alle andre funktioner kun forstyrrede." Ifølge Evangelist var det, der chokerede ham mest, at han og hans team misforstod selve processen. De startede med et utroligt komplekst produkt og forsøgte at forenkle det, og Jobs gik fra den modsatte side. Han startede fra bunden og fandt ud af, hvor mange minimumstrin der skal til for at opnå resultatet.
Vi er så vant til kompleksiteten af alle processer i vores liv, at vi sjældent forsøger at tvivle på dets nødvendighed.
For eksempel startede jeg en podcast, mens jeg skrev denne bog. I starten bestod den instruktion, jeg skulle sende til hver gæst, af 15 trin.
- Tilmeld dig på Zencastr.com og indtast dine legitimationsoplysninger.
- Brugernavn: XYZ.
- Adgangskode: ABC.
- Følg linket i e-mailen fra Zencastr, der kommer til din e-mail kort efter registrering.
- Hvis du bruger Chrome, skal du tillade Zencastr at sende dig notifikationer for at få bedre videokvalitet.
- Bogmærk Zencastr (klik på stjerneikonet i højre side af Chrome-menulinjen) for at beskytte trin 3.
- Bekræft mikrofontesten ved at klikke på Bestå.
- Hvis det ikke virker, skal du klikke på ikonet i midten nederst på soundbaren med dit navn for at finde ud af, hvad problemet er, klikke på linket og fejlfinde.
- Bekræft venligst, at du kan høre mig, og vi kan kommunikere gennem Zencastr.
- Følg linket i Zoomsendt til dig via e-mail; det skal også stå i det første bogstav.
- Så snart jeg lukker dig ind i rummet i Zoom, skal du straks slukke for mikrofonen.
- Gør video til Zoom.
- Når jeg aktiverer Zoom og Zencastr-optagelse, skal du bekræfte, at du ser optagelsesikonet i begge programmer og sige hej til alle.
- Og her går vi!
- I slutningen af sessionen skal du logge ud af Zencastr, før du lukker vinduet.
Jeg var selv træt af at læse denne manual. Hvad kan vi sige om gæsterne, som skal gøre alt dette punkt for punkt!
Og jeg startede fra bunden. Jeg spurgte mig selv: "Hvad er det mindste antal skridt, en person skal tage for at kontakte mig gennem Zencastr?" Efter at have formuleret svaret, forkortede jeg instruktionerne.
- Følg linket sendt til dig via e-mail fra Zencastr efter registrering.
- Jeg sørger selv for optagelsen, og du skal bare deltage i chatten.
Her er det! Kun to nemme trin. Hvis ting i dit liv involverer for mange trin, så prøv at starte fra bunden. Og hvis du kan bane vejen for det samme resultat, skal du blot tage færre skridt.
Maksimer de trin, du ikke tager
I februar 2001 mødtes 17 frisindede mennesker i Snowbird, et skisportssted i Utah, højt oppe i Wasach-bjergene. De skulle slappe af, snakke, spise, stå på ski og diskutere software. Resultatet af deres samtaler er nu legemliggjortJim Highsmith, "History: The Agile Manifesto," Agile Alliance, 2001. i et velkendt dokument kaldet "Manifest agil udvikling software". Heri formulerede de et sæt regler for udvikling af bedre software, der gør det nemmere for brugeren at arbejde ved at fjerne forhindringer og interferens.
Et af de 12 principper i Manifestet hedder detAgile Manifestets grundlæggende principper: "Enkelhed - kunsten at minimere unødvendigt arbejde - er essentiel." Det betyder, at målet med udviklingen er at skabe et produkt, som brugeren har behov for, og evt kan opnås gennem mindre lang kode og færre ekstra funktioner, så er det præcis, hvad du har brug for at gå ind.
Selvom dette princip gælder for softwareudvikling, kan vi tilpasse det til vores hverdag liv, for eksempel: "Enkelhed - kunsten at maksimere de skridt, der ikke tages - er yderst nødvendig." Med andre ord, uanset hvor betydningsfuldt vores mål måtte være, skal vi kun fokusere vores indsats på det væsentlige. Hvert lille skridt koster os en spildt mulighed, og at eliminere det giver os mere tid, energi og kognitive ressourcer, der rettes mod de virkelig vigtige opgaver.
Du vil måske blive overrasket over, hvor mange tilsyneladende svære mål, der kan nås, og hvor mange svære opgaver, der kan løses på få trin. Som skriver Andy Benoit, Andy Benoits Touchdown 2006: Alt hvad du behøver at vide om NFL i år (New York: Ballantine Books, 14. juli 2006). sports klummeskribent Andy Benoit, de fleste genier "lykkedes ikke fordi de løste vanskelige gåder, men fordi de fulgte en vej af uerkendt enkelhed."
Ubesværet er en fantastisk guide til dem, der ønsker at få mere gjort på kortere tid. Men bogen vil også hjælpe dem, der er trætte af endeløse løb og kedelige affærer.
Køb en bogLæs også☝️💡
- Sådan får du mere fra hånden, sætter opgaver korrekt og styrer medarbejdernes tid
- Sådan grupperer du opgaver korrekt for at følge med i alt
- Personlig Kanban: Sådan lærer du at udføre arbejde til tiden
5 grunde til at inkludere beyosa nyde krammepuden på din liste over gaver til dig selv og dine kære