Hvilke opgaver skal automatiseres, og hvordan gør man det
Miscellanea / / February 16, 2022
Fra kalendere til fuldgyldige studier.
Jo mere aktivt kunstig intelligens udvikler sig, jo flere muligheder har folk. For eksempel kan de automatisere en række opgaver. Hvilke skal man starte med, siger udviklerne Matthew Mottolla og Matthew Cotney.
I bogen “Remote Economics. Hvordan cloud-teknologier og kunstig intelligens ændrer arbejde”, analyserer forfatterne ikke kun indflydelse af AI, men også rådgive virksomheder om, hvordan man bedre kan organisere medarbejdernes aktiviteter i nye betingelser. Med tilladelse fra Alpina PRO-forlaget udgiver Lifehacker et uddrag fra det 13. kapitel.
1. Kalenderstyring
Hvis der er én aktivitet, som næsten alle iværksættere, freelancere, teammedlemmer og ledere frygter, så er det mødeplanlægning. Interne, eksterne, formelle, uformelle samtaler over en kop kaffe. Dagens vægt er på "produktivitet" (læs, maksimal arbejdsbyrde), og virksomhedens personale bruger meget en del af deres dag i møder, så det bliver svært at arrangere mødetiden for to personer, selv på samme hold opgave. Smid lidt flere personer, tidszoner og løse freelance-foreninger ind, og du kan nemt bruge et par timer om ugen på bare at jonglere med din tidsplan. Det er lige så sjovt som en skarp sten i en sko.
Velkommen til automatiseringens verden! Viser sig, planlægning Aftaler er ideelle til computerdelegering, fordi de er gentagne, begrænsede og lærebare. Der er flere tilgange og typer af instrumenter på det nuværende marked.
Disse er simple produktivitetsværktøjer med en smule kunstig intelligens indbygget i dem. Calendly, Doodle og lignende produkter får adgang til din kalender og giver derefter et link og en hjemmeside, så andre kan vælge det tidspunkt, der passer dem. Appen downloader derefter deres svar og tilbyder flere forskellige muligheder baseret på den bedste tilgængelighed for alle deltagere.
Nogle gange er de enkleste løsninger de bedste. Du behøver ikke altid at fokusere på kunstig intelligens.
Disse værktøjer lægger imidlertid byrden af valg på de ansvarlige og flytter simpelthen arbejdet fra dig til dem. Til møder med ledere eller VIP'er på højere niveau har du muligvis brug for et personligt præg. Brug et værktøj med et kort navn X.ai.
Dette smarte værktøj synkroniserer også med din kalender, men i stedet for at tvinge folk til at vælge gang på hjemmesiden, tilføjer du blot X.ai-agenten til mødeindkaldelsens e-mailadresse. Lad os sige, at du modtager en e-mail fra en salgschef, en potentiel partner − freelancer eller endda en gammel skolekammerat. Du kopierer bare X.ai, og det sender en e-mail med anmodning om aftale til dem, der er nævnt i e-mail-tråden. Det fungerer ligesom de andre værktøjer, men ser meget mere naturligt ud.
Så hvad anbefaler jeg? Først skal du stoppe op og stille dig selv spørgsmålet: "Har jeg virkelig brug for dette møde?" betydelig vækst produktivitet kan opnås ved blot at indse, at du ikke behøver at deltage i hvert møde, du behøver ikke at tildele nye møder og mange sager kan administreres fuldt ud ved hjælp af e-mail, instant messengers eller talebeskeder. Forlad kun møder for at diskutere de vigtigste beslutninger eller for at udvikle dybere relationer med dit netværk af kontakter.
2. Svar på breve
Næste på vores liste over produktivitetsdræbere er e-mail. Som med møder, så tænk først på et alternativ. E-mail er den værste måde at kommunikere hurtigt på for de fleste projekter. Tænk på den kognitive indsats, du skal lægge hver gang en e-mail ankommer. Det er vigtigt? Er dette presserende? Er dette til mig? Behøver jeg at svare? Hvilken slags klient har brug for det? I hvilken sammenhæng? Er de skøre der?
Du kan grave i e-mail timer, skal du bare miste kontrollen, og på dette tidspunkt forsvinder den reelle værdi af dit arbejde. Det er som et vakuum, der suger din sjæl (wow, en dyb metafor viste sig).
Prøv at oversætte dit teams eller organisations operationelle kommunikation til Microsoft Teams, Slap, Trello eller lignende ansøgning om operationel virksomhedskommunikation. Opret kanaler for aktive projekter og grupper og udveksle e-mails der. Jeg ved godt, det lyder som en drøm, men jeg arbejdede i en startup, hvor vi næsten udelukkende brugte Slack. Jeg modtog omkring 20 e-mails om dagen, hovedsagelig fra kunder. Det her. Det var. Fantastisk!
Hvis din arbejdsplads stadig har brug for e-mail, så fortvivl ikke. Der er stadig håb.
Lad os som før starte med simple løsninger. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail og andre e-mail-værktøjer giver dig mulighed for at oprette regler, hvilke flag beskeder, flyt dem til en mappe eller slet dem helt, og løs mange andre opgaver. Når det kommer til simple arbejdsgange, kan denne tilgang gøre underværker. Du kan f.eks. oprette en regel for at markere e-mails, der kræver et specifikt svar (f.eks. om et serviceproblem). klienter) baseret på en forudlavet standardskabelon.
Hvis vi taler om mere kompleks e-mail-håndtering, kan du bruge alle mulige intelligente automatiseringsværktøjer af varierende kompleksitet. Iværksætteren Ajay Goal lancerede et produkt kaldet wordzen, som samler e-mail-brugere og e-mail-redaktører.
Tidligt i udviklingen af internettet gættede han korrekt to tendenser: e-mail ville blive et kraftfuldt værktøj personlig og professionel produktivitet, og Gmail bliver de facto standarden for små virksomheder og private personer. Ajay har skabt værktøjer, der nemt kan indbygges i Gmail, så ikke-tekniske brugere kan automatisere opgaver som at sende e-mail til sig selv. markedsføring forslag og hjælp til at skrive breve.
AI er også begyndt at infiltrere direkte i Gmail. Der er en automatisk forslagsfunktion, der automatisk foreslår de næste par ord baseret på, hvad du skriver. Dette er en kraftfuld og ret simpel use case. AI. Der går bogstaveligt talt milliarder af e-mails gennem Google, som kan lære AI, hvordan man bruger almindelige udtryk. Og han fortsætter med at forbedre sine færdigheder og når en sådan grad af perfektion, at selv jeg er imponeret. Denne funktion reducerede e-mail-svartiden med omkring 10-20 % - et øjeblikkeligt produktivitetsboost.
Diktering er også en undervurderet, men praktisk funktion til at besvare e-mails og tekstbeskeder.
Jeg købte for nylig et par Air Pods (tre år efter de kom ud - jeg er lidt langsom med at tage nye teknologier i brug, som en skomager, der går uden støvler). Disse hovedtelefoner kombineret med min iPhone, som har både arbejds- og personlig e-mail, giver mig mulighed for at svare på e-mails, mens jeg kører, og jeg kan håndtere en overfyldt indbakke på vej hjem for at få tid til børnene, ikke arbejde. Det er uvurderligt.
Men kan AI hjælpe endnu mere? Kunne han ikke skrive et fuldstændigt svar i stedet for et simpelt vink til det næste ord? Der er allerede opnået lovende resultater i denne retning. Lad os tage f.eks. chatbots. De primitive tidlige versioner, som bare var forfærdelige, er blevet erstattet af meget mere sofistikerede teknologiske løsninger baseret på deep learning. De har stadig brug for en del træning for at lære meningsfulde svar, men nu er de i stand til det hele tiden lære af rigtige data, i stedet for at blive hårdkodet med et snævert sæt spørgsmål og svar.
Disse chatbots kører normalt på en af de største cloud-platforme - Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson eller Google Cloud - understøtter mange callcentre og tjenester i dag klienter. For eksempel har Bank of America "Erica" (ordspil beregnet - AmErica?), en virtuel personlig assistent i mobilapplikation, der forstår naturlig tale og hjælper dig med at gøre alt fra at få adgang til en konto og overføre penge til modtager finansiel rådgivning.
Andre, mere automatiserede teknologier som f.eks Roborespons og svar.ai, designet til at fungere i en mere åben og fri verden end en callcenterbygning. De er i stigende grad indbygget i dine foretrukne arbejdsredskaber, så du ikke behøver at flytte til en anden platform.
3. Rejsestyring
En af de mest almindelige virksomhedsopgaver, i hvert fald indtil problemfri teletilstedeværelse vil blive hverdagskost, booking af billetter og værelser, administration af rejser og behandling af rapporter vedr udgifter. Det er nødvendige, men frygtelig uproduktive processer. De tager bogstaveligt talt timers arbejdstid om ugen, og med tendensen til en reduktion i antallet af administrative assistenter, falder det meste af dette arbejde på skuldrene af leder.
Flere virksomheder arbejder på en løsning på problemet med rejseautomatisering. For eksempel hjælper tjenesten Mezi, som blev opkøbt af American Express, med at administrere dine flyrejser, hoteller og restauranter. Hopper lignende og endda hjælper dig med at spare meget ved at forudsige det bedste tidspunkt at booke en flyrejse eller hotel på. Service Pana overtager ledelsen af firmarejser og hjælper med at reagere på uforudsete hændelser som jobsamtaler og arrangementer.
Google Flights hjælper ikke kun med at finde og købe billetter, men forudser også flyforsinkelser bedre end flyselskaberne selv. Utrolig behagelig. Og ansøgningen Utrip tager endda hensyn til dine personlige præferencer, og sociale medier anbefaler gerne skræddersyede rejser.
4. Forsker
Ikke underligt, at de fleste af os er vidensarbejdere i disse dage, toppen af det 21. århundredes evolution. Men vores fremtid vil afhænge af, hvor hurtigt og omhyggeligt vi kan indsamle og behandle information. Ellers vil en yngre og mere teknisk kyndig generation begynde at træde os i hælene. Undskyld bedstefar. Gå ind i fremtiden.
Lad os starte med den enkleste forskningsopgave – en undersøgelse. I mange tilfælde ønsker vi at interviewe vores kolleger for at få den information, vi ved, de har, men vi ønsker ikke at bøvle med individuelle anmodninger. En god måde er enkle undersøgelsesskemaer. Mange moderne platforme tilbyder muligheden for at organisere undersøgelser i en eller anden form, fra on-premise Microsoft SharePoint-formularer til Slack og online sociale netværk. Online tjenester som f.eks Survey Monkey, Zoho og mailchimp, tag det et skridt videre og giver dig mulighed for at tilføje robust betinget logik.
Hvis dine forskningsbehov er mere omfattende og vage, står du nu til din rådighed talrige automatiseringsværktøjer, selvom du ignorerer den åbenlyse kraftfulde AI, der understøtter Google og Bing. De fleste indholdsplatforme har applikationsprogrammeringsgrænseflader (API'er), som kan bruges af udviklere, og i stigende grad er der både open source-værktøjer og kommercielle produkter, der er tilgængelige nogen af os. For eksempel, newsapi.org samler alle nyhedsbegivenheder i ét søgbart feed.
New York Times har også en grænseflade, hvor udviklere kan få adgang til indhold, både nyt og arkiveret. De fleste tematiske indholdsplatforme har også deres egne API'er, herunder undervisningsmateriale, videnskabelige og historiske arkiver samt love og offentlige dokumenter.
Derudover er der værktøjer, der giver dig mulighed for at forske til specifikke professioner. For eksempel er ROSS en kunstig intelligens, der hjælper advokater med at udføre forskning, der plejede at tage dem timevis med møjsommelig søgning og gennemgang af dokumenter. Forskere har værktøjer fra virksomheder som Chemical Abstracts og Elsevier til deres rådighed.
Jeg fordybede mig først i erhvervslivet, mens jeg arbejdede i start op, der byggede et maskinlæringssystem til farmaceutiske kemikere i slutningen af 1990'erne. Intet kan sammenlignes med den gamle skole. Men det, der var banebrydende dengang, er nu almindeligt, og mange virksomheder tilføjer naturligvis AI-funktioner til deres software.
Et eksempel på dette er Tony Tripp, hvis firma Patinformatics har taget konceptet "samarbejde med maskiner" til næste niveau. Den kombinerer åbne forskningsværktøjer med proprietære systemer for at give videnskabsfolk detaljerede rapporter om de områder, de forsker i eller håber at få. patent. Når Tony præsenterer sine resultater for forskerne, bliver de normalt overrasket over, hvor meget de ikke vidste.
Når alt kommer til alt, fylder videnskabelig information, ligesom internettet, meget.
"Selv teknologikyndige mennesker kan ikke vide alt," siger Tony. Nogle videnskabsmænd tror, de forstår, hvad der foregår i den videnskabelige verden, fordi de deltager i flere konferencer og abonnerer på flere tidsskrifter. Men information vokser så hurtigt, eh teknologier udvikle sig så hurtigt, at ingen kan følge med dem. Organisationer som min hjælper med at fange bredden og dybden af, hvad der sker inden for teknologiområderne."
Jeg var også tilfældigvis vidne til ganske imponerende - og langt fra alle, selvfølgelig - eksempler på automatisering af intellektuelt arbejde. Tag for eksempel historien om David Wishanoff, assisterende professor i religionsvidenskab ved University of Oklahoma.
Professor Wishanoffs forskningsinteresser er i, hvordan mennesker behandler dem, der praktiserer andre religioner end deres egen. Hans interesse for dette problem opstod, da han stadig var en lille dreng. Han blev født i Tunesien, Nordafrika, i en familie af protestantiske missionærer, og fra barndommen ønskede han at vide mere om dem, der havde andre trossystemer end hans familie og følte et ønske om at forstå deres. "Det var emnet for mit speciale," siger Wishanoff, "hvordan kan jeg bedre lytte til folk? En del af det er min moralske pligt at lytte til andre mennesker. Vi er vildt dårlige til at lytte«.
For et par år siden mødte Wishanoff Dave King, grundlægger af datavidenskabssoftwarefirmaet Exaptive. Exaptive finder tværfaglige forbindelser i komplekse datasæt, hvilket genererer uventet indsigt for dataforskere, forskere og statistikere.
Wishanoff indså straks, at hans forskning havde et stort potentiale for automatisering. Han plejede at gennemsøge boghandlere og købe bøger om emner som fortolkning af Koranen. Men en person kan fysisk ikke læse så hurtigt, at den slipper igennem enorme stakke af nødvendige bøger, han har fundet.
Exaptives softwareværktøjer gjorde det muligt for Wishanoff at opdage overraskende forbindelser i sin litteratur. For eksempel fandt han ud af, at nogle middelalderlige tænkere søgte at løse nutidige problemer i det muslimske samfund på måder, som han ikke kunne forestille sig.
Det var spændende at se nye forskningsemner dukke op fra teksthavet. "Nu kan jeg fokusere på det arbejde, jeg altid har ønsket at udføre som lærd, og jeg begynder at se nye intellektuelle strømninger i fortolkningen af Koranen," siger Wishanoff.
"Programmer fungerer mere effektivt end mennesker. Jeg ser med det samme, hvilke bøger der vil være mest nyttige for mig. Jeg ser også, hvordan maskinen finder interessante problemer, som jeg ikke engang ville tænke over. Nu kan jeg udforske dem. Jeg får mere information om, hvad der foregår inden for religion."
5. Informationseksempel
At få information er halvdelen af kampen. Du skal kunne bruge det til gode. Også i studerende I årevis så jeg ned på "snydere", der læste pjecer med korte genfortællinger i stedet for at læse en bog. Det forekom mig, at dette var forkert, og at man burde læse de originale bøger i deres helhed for at fange alle nuancerne.
Jeg var en meget flittig nørd. Når jeg ser tilbage, indser jeg, at jeg tog fejl. I nogle tilfælde er det selvfølgelig nødvendigt at læse hele bogen. Men nu hvor tiden er blevet mit mest værdifulde aktiv, er jeg bange for at bruge den på andet end de vigtigste ting. Pjecerne med genfortællingen er ikke så ringe.
I dag, for at kunne forbruge information, har jeg brug for en forretningsversion af en oversigtspjece.
Jeg ønsker ikke at vade tre sider af nogens ræsonnement igennem. Jeg vil forstå essensen, tage en beslutning og komme videre. Nu græder jeg nervøst, når jeg modtager e-mails fra kollegaer på flere sider, hvorfra det er umuligt at forstå, hvad der skal til, hvornår og hvem der skal gøre det. Udover coaching på området kommunikationJeg har brug for nogen eller noget til at sammensætte et resumé af min verden.
Og her kommer AI igen til undsætning. Du har sikkert allerede set eksempler på korte resuméer i søgeresultaterne. Dette uddrag af tekst under overskriften af søgeresultaterne (det kaldes et "uddrag" lyder ret fedt, ja?) oprettes baseret på søgeforespørgslen, hvad andre brugere fandt nyttigt og andet data. Men automatisering kan meget mere.
Værktøjet kaldet SMMRY kan tage et helt dokument eller en hel webside og konvertere den til en læsbar annotering. Der er mange andre lignende værktøjer. Dette område er under aktiv udvikling, så i de kommende år kan vi forvente fremkomsten af nye applikationer, herunder dem, der er mere dybt integreret i Microsoft Office og Google Chrome.
Andre værktøjer hjælper dig med at finde referencer til "entiteter" (personer, steder, virksomheder) og begreber i dokumenter, som kan være nyttige for hurtigt transskribere indholdsindhold, linke til relateret indhold eller endda skabe et "digitalt fingeraftryk" til sammenligning med andre Dokumenter.
Et sådant værktøj, Thomson Reuters' Open Calais, bruges til at generere nyheder indhold. Hvis du nogensinde har set en artikel med navnet på en virksomhed, dens ticker og et link til dens hjemmeside, så tak et produkt som Open Calais.
Sådanne værktøjer til at finde objekter og koncepter kan være ret sofistikerede og komplekse. Jeg har skullet lave analyseværktøjer til virksomheder, der kan tyde citater fra retsbøger og uddrage de relevante bestemmelser fra en juridisk aftale.
Et af mine yndlingseksempler er Vin Vomero, grundlæggeren af Foxy AI. Jeg mødte Vin, mens jeg talte til et møde i Boston om, hvordan man integrerer IBM Watson i brugerdefinerede applikationer. Han var en fantastisk fyr, der arbejdede på at bringe AI til ejendomsvurdering. Kort efter vores møde lancerede han en omfattende ejendomsvurderingsservice baseret på tilgængelige fotografier. Endnu en grund til at tale om, at maskiner tager folks job (hvis jeg skal være ærlig, så har jeg ikke rigtig ondt af ejendomsmæglere og ejendomsvurderinger).
Via Foxy AI Vin skabte et nyt anvendelsesområde, som han kaldte visuel ejendomsforskning. "Vi bygger computervisionsapplikationer for at udtrække information fra fotografier og derefter bruge dem i andre applikationer såsom ejendomsvurderinger. Vores house2vec dybe neurale netværk blev trænet på millioner af billeder af beboelsesbygninger i to uger. Takket være denne træning har vores neurale netværk identificeret og lært visuelle egenskaber, der korrelerer med værdi og tydeligt afspejler mellemkvalitetsgraderinger."
Selvom det næsten lyder som science fiction, er det slet ikke svært, hvis du bruger de rigtige AI-værktøjer.
Ved hjælp af dyb læring transformerer Foxy AI fotografier af egenskaber, der tidligere blev overvejet ustrukturerede data til strukturerede data, der gør pixels til en numerisk repræsentation af objekter og deres egenskaber, indeholdt i billedet. Foxy AI bruger derefter disse oplysninger til at forbedre nøjagtigheden af eksisterende estimeringsmetoder. "Disse numeriske repræsentationer afspejler træk ved billedet, der er forbundet med værdi. Vi gør med andre ord billedet til information om ejendommens kvalitet og stand.”
Ejendomsvurdering er ingen overraskelse, men Win siger, at Foxy AI er mere præcis. "Katalogbedømmelse Zillow - den mest almindelige tilgang, men den tager ikke hensyn til genstandens kvalitet og tilstand. Vi gennemførte flere egne eksperimenter, hvor vi indsamlede vurderinger af en række ejendomme til salg. Vi fandt et nyt hus, forudsagde dets pris og ventede så på, at det blev sat til salg. Vi sammenlignede derefter salgsprisen med Zillow-prognosen. Vores prisprognose har ofte været tættere på den faktiske salgspris, og vi fortsætter med at forbedre systemet.”
Du kan ikke bruge Foxy AI direkte, men hvis du køber eller sælge hjemme, kan du meget vel bruge produkterne fra denne teknologi uden selv at vide det.
6. Kompleks opgavestyring
Én ting er at sende en kalender med aftaler eller besvare e-mails. Men hvad med resten af de opgaver, du udfører i dit daglige liv, ved at skifte mellem forskellige applikationer og sammenhænge? Kan de også automatiseres?
Tænd for superheltenes march. Produkter som f.eks Zapier, IFTTT og Coda.io. Disse værktøjer samler forskellige tredjepartsapplikationer, arbejdsgange og logiske forhold for at løse stort set ethvert problem, du kan komme i tanke om.
Da disse produkter inkorporerer maskinlæring i deres platforme, bliver det nemmere at integrere dem i forretningsprocesser.
Du behøver ikke at være udvikler til disse opgaver. Men du har brug for nogle færdigheder med betinget logik og procedurer. Hvis du nogensinde har bygget et beslutningstræ bare for sjov, så har du det fint. Og selvom dette ikke er din stærke side, kan du altid hyre den rigtige specialist i skyen.
Stemme interaktive systemer som Alexa, Siri og Google bliver også i stigende grad platforme for automatiserede integration af forskellige opgaver og informationskilder, så du kan ændre strukturen og logikken i processer, og alt dette i stemmen ledelse. Bare glem ikke at sige "venligst" og "tak". Dine børn hører dig.
Hvis du arbejder hjemmefra eller din virksomhed har adopteret hybrid model, "Remote Economics" er den bedste guide til at øge produktiviteten og effektiviteten. Moderne teknologi kan mere, end du tror.
Køb en bogLæs også🧐
- 5 tricks for maksimal produktivitet
- Hvad er forskellen mellem produktivitet og effektivitet, og hvad er vigtigere
- 15 opgavestyringssystemer, der vil gøre livet lettere for dit team