7 hemmeligheder Produktivitetseksperter bruger, når de ikke får det gjort

Når der er mere og mere arbejde, begynder vi at drukne i projekter og bryde deadlines. Smid livets stress ind, og to-do-listen bliver som Everest, som er umulig at erobre. Du ville blive overrasket, men produktivitetseksperter står over for de samme problemer. Specielt til disse tilfælde har de nogle enkle, men meget effektive løsninger.

1. Bede om hjælp

Så snart Wired-magasinets redaktør Alan Henry indser, at han har påtaget sig for mange projekter, stopper han op og sorterer opgaverne efter betydning.

"Dette er den sværeste del. Men ikke fordi du skal organisere opgaver – det er nemt – men fordi du skal holde en pause og indse hele arbejdsomfanget. Nogle gange virker det dumt at tage en pause for så at begynde at arbejde igen senere, især når du er overvældet eller ude af stand til at følge med. Men det er nødvendigt at genoprette tankens klarhed. Gå en tur, drik et glas vand, sørg for at spise frokost,” siger Henry.

Efter sådan en pause anbefaler han at dele tingene op efter prioritet, vigtighed og evne til at uddelegere. Det sidste betyder i dette tilfælde ikke "giv det til nogen". Pointen er at afsætte mere tid til nogle opgaver, kontakte en kollega med nogle og afvise nogle.

Henry råder til ikke at være genert over at bede om hjælp. Du skal ikke selv stå til ansvar for alt. Hvis du har mulighed for at læne dig op af kollegaer, så brug den.

2. Skriv alt ned på papir

Tidsstyringskonsulent Anna Dirmon Kornik skriver gerne sine tanker og overvejelser ned på papir. Hun deler arket i fire lige store dele. Den første er til opgaver, der absolut skal udføres, den anden er til at gøre, den tredje er til at gøre, og den fjerde er til at gøre. Derefter fordeler eksperten sagerne i kategorier og derefter, allerede inden for hver af dem, efter prioritet.

Cornick sammenligner denne teknik med et dørslag, som hjælper med at "anstrenge" opgaver, forlade de vigtigste, forstå, hvor man skal starte, og roligt gå i gang med arbejdet.

3. Slip af med overskydende

forfatter bøger "Mit produktive år" Chris Bailey lister regelmæssigt alle aktuelle projekter. Og så gør han det samme som Alan Henry: Han bestemmer, hvilke sager der kan opgives, og hvilke der kan overføres til andre.

Bailey fordeler de resterende projekter efter deadlines. Hvis han ikke har tid til noget, forsøger han at advare om, at opgaven bliver forsinket. Og forstår han, at han tværtimod bliver færdig før tid, oplyser han, at det vil være muligt at lukke det på forhånd.

4. Indrøm, at du ikke kan gøre det

Tidsstyringskonsulent Pamela L. Reed forsøger konsekvent at arbejde med opgaver, men nogle gange bliver han stadig distraheret. I sådanne øjeblikke hjælper flere øvelser hende:

• Find ud af, hvor hun er. "Mit hoved snurrer, jeg har brug for hjælp!"
• Sæt prioriteter og forstå: arbejdet skal udføres nu eller i den nærmeste fremtid, eller det kan udskydes til senere.
• Begræns distraktioner - tjek sociale medier mindre eller afsæt en vis mængde tid til små, gentagne opgaver.
• Luk døren, bliv alene, giv dig selv et bestemt tidsrum og fordyb dig i opgaverne.

5. Interager hurtigt med andre

Produktivitetskonsulent Rachel Izip foretrækker at holde en pause, fordi arbejdet med flere opgaver på én gang fører til informationsoverbelastning. I en pause tjekker hun ikke e-mail eller telefon og forsøger ikke at påtage sig det første, der støder på, for i det mindste at afslutte noget, men hun forsøger at falde til ro og beslutte, hvad hun skal gøre.

Eksperten ser nøje på selve projekterne med frister og afgør, om de skal udføres selvstændigt, eller om det er en teamindsats. Hvis du arbejder sammen, så skal du interagere lige nu. Skriv for eksempel "Dette er vores nye deadline" eller "Jeg vil være i stand til at vise dig min del af arbejdet ved udgangen af ​​dagen." Under alle omstændigheder bør du hurtigst muligt gøre dine kolleger opmærksom på, hvad der sker.

6. Stil et opklarende spørgsmål

Businesscoach Kathy Wussow mener, at klare prioriteringer er med til at klare blokeringen på arbejdet. Hvis du har en projektleder eller en chef, er det nogle gange bare et spørgsmål om at tage fat i dem: ”Her er de projekter, jeg har i øjeblikket. Hvilken er prioriteret?

Hvis du selv bestemmer vigtigheden af ​​opgaver, så brug dette spørgsmål: "Hvilken af ​​opgaverne skal løses eller fjernes fra listen lige nu, så andre også kan løses eller blive nemmere"? Svaret hjælper dig med at forstå, hvor du skal starte.

7. slap af

Produktivitetsekspert Samphie Wye bemærker, at folk normalt leder efter simple løsninger på problemer. Men for at være virkelig produktiv skal du træne stresshåndtering regelmæssigt, være vedholdende, være i stand til at prioritere og styre tid og opgaver.

Wye selv arbejder først og fremmest ud af sine følelser - hun mediterer eller engagerer sig i andre praksisser. "Man forstår, at man har opnået et resultat, når hjertet begynder at slå i normalt tempo, musklerne, underkæben og endda øjenbrynene slapper af, og vejrtrækningen udjævnes igen," forklarer eksperten.

Hun skriver derefter de opgaver ned, der skal udføres. "Problemet er meget nemmere at løse, når du ser det for dine øjne," siger Wye. Efter det bruger hun Eisenhower matrix — beskæftiger sig med presserende og vigtige ting, afsætter tid i tidsplanen til vigtige, men ikke hastende, uddelegerer til andre presserende opgaver, som ikke er en del af hendes pligter, og streger resten over.

Hvis du ikke kan fokusere, råder Samphie Wye til at forsøge at udskyde deadline. "Ofte er jeg overrasket over, hvor meget forståelse folk viser mine problemer," bemærker eksperten.