8 fejl, der gør, at to-do-lister ikke virker

En huskeliste hjælper dig med at planlægge din dag klart og fokusere på vigtige opgaver. Men du skal være forsigtig: en fejl - og dette nyttige værktøj bliver til et kaotisk dump, der er umuligt at håndtere. Produktivitetseksperter har identificeret nogle af de mest almindelige to-do-listefejl, og hvordan man undgår dem.

1. Skriv ikke tingene ned

En indlysende pointe, men det er stadig værd at huske: Hvis du udelukkende holder listen over opgaver i dit hoved, vil du helt sikkert glemme noget. At skrive ting ned i en papirnotesbog, i noter på din telefon eller i et dokument på din computer vil hjælpe dig med at få et klart billede, selv når dine tanker begynder at blive forvirrede af træthed.

Sociolog og ledercoach Jen Yager bemærker, at dette også giver dig mulighed for at tage mere ansvar for opgaver. "Forskellige ting, der trækker dig i forskellige retninger, forsvinder simpelthen, fordi du har en klar plan for øjnene," forklarer eksperten.

2. Behandl din huskeliste som en ønskeliste

Det ville selvfølgelig være rart at implementere den idé, der dukkede op for et par dage siden, men spørg dig selv: "Vil jeg virkelig gøre det i dag?"

Tidsstyringsekspert og forfatter bøger "Føler mig rolig. Produktivitet og ro i sindet i en tid med evige deadlines ” Laura Vanderkam mener, at det ikke giver nogen mening at tilføje de opgaver til listen, som du ikke planlægger at udføre. “De forbliver lige så godt ugjorte, hvis du ikke opregner dem. Derudover vil det være med til at undgå skyldfølelse,” konstaterer eksperten.

Lav en separat liste over store ting og projekter, som du gerne vil lave, men senere. Produktivitetsekspert David Allen kalder dette en "måske en dag"-liste. Denne tilgang giver dig mulighed for at gemme dine ideer og ikke overbelaste den daglige dagsorden.

"Husk, at en to-do-liste er et produktivitetsværktøj, ikke en magisk liste over, hvad du gerne vil opnå," minder Jen Yager.

3. Føj for mange opgaver til listen

Ifølge Laura Vanderkam er en af ​​de største fejl at være for ambitiøs, når man laver en liste. Det er bedre at gøre det kortere og prioritere opgaverne.

”To-do-listen skal bestå af 3-5 opgaver, som du skal klare i dag. Ja, du har mange flere projekter, der kræver opmærksomhed. Men ideelt set er en to-do-liste en slags kontrakt med dig selv. Du lover dig selv at udføre præcis disse opgaver, uanset hvilke andre ting, der dukker op,” slutter eksperten.

Og mindre vigtige opgaver kan altid fordeles over de nærmeste dage i ugen eller måneden.

4. Bryd ikke store ting op i små trin

Ofte kommer ting på listen, der kræver flere trin for at blive gennemført på én gang. Så store projekter bør behandles med forsigtighed.

Mike Vardy, skaberen af ​​Productivityist-produktivitetsbloggen, mener, at uden at dele store opgaver op i små dele, vil du ikke opnå det maksimale resultat.

Produktivitetscoach Grace Marshall tilføjer, at med en blandet liste over store, som at bygge et websted, og små ting, som at bestille et nyt parti visitkort, er vi meget mere tilbøjelige til at udskyde store projekter for efter.

"Dette sker, fordi når vi er i handlingstilstand, vil vi gerne påtage os simple opgaver, som vi helt sikkert kan løse. Det er ligesom et vanedannende computerspil. Vi bliver aldrig tilbudt at redde verden fra zombier eller finde skatte i ét trin. I stedet gennemgår vi det ene niveau efter det andet og fuldfører alle missionerne på skift,” forklarer Grace Marshall.

5. forkert formuleret

Blogger Michael Vardy råder til altid at bruge verber. I stedet for korte sætninger som "Seryozha, e-mail" skal du holde dig til klare sætninger, for eksempel: "Send salgstal til Sergey via e-mail."

”Forestil dig, at du skal overlade ansvaret til en anden. Hvis du starter opgavebeskrivelsen med et verbum, vil det være meget lettere for en person at forstå, hvad der kræves af ham. Du er fra fremtiden, og der er den person. Forenkle din opgave og slip for vage formuleringer,” anbefaler Michael Vardy.

6. Behandl din indbakke som en huskeliste

Hvis du lader de e-mails, der kommer med posten, styre din dag, spilder du al din tid på at løse andres problemer. "Lad os være ærlige: strømmen af ​​beskeder tørrer aldrig ud. Det er ikke underligt, at vi føler, at vi ikke har energien til at lave noget andet,” siger produktivitetscoach Grace Marshall.

Tænk over dine strategiske mål - ambitiøse proaktive projekter, ønsker for året eller globale retninger for udvikling. Hvor ofte vises noget af dette i din e-mail? Hvis det er sjældent, er det bedre at vende opmærksomheden mod andre opgaver.

7. Giv ikke tid til at hvile

Periodiske pauser, såsom en gåtur i parken eller en fem minutters vejrtrækningsøvelse, hjælper dig med at genoplade og få styrke. Og dette er ikke mindre vigtigt end at slette den næste opgave fra listen.

"Mange mennesker finder det meningsløst at tilføje noget 'uproduktivt' til deres liste. Lidt hvile er dog med til at fokusere dybere og mere effektivt på efterfølgende opgaver. Lad pauserne være noget naturligt og utvivlsomt for dig. Dette vil balancere din energi, forblive fokuseret og forhindre udbrændthed,” siger wellness-konsulent og psykolog Lee Chambers.

8. Liste unødvendige opgaver

Det er altid rart at tjekke ud, hvad du har lavet. Men det betyder ikke, at det er værd at tilføje et stort antal elementære opgaver til din tidsplan.

“Selvom der er fordele ved at registrere små aktiviteter og vaner, har de mange flere ulemper. Det bliver sværere for os at prioritere opgaverne, listen bliver mere kompliceret, og nogle gange er der giftig produktivitet, der fører til overanstrengelse og udsættelse. Derudover kan der være en falsk fornemmelse af, at vi nåede at gøre meget på en dag, selvom vi faktisk rodede med elementære ting,” siger Lee Chambers.

Til små vaner og ritualer, såsom påmindelser om at tage vitaminer eller motion, anbefaler eksperten at bruge specielle apps som f.eks. vane trackers.