Hvorfor tidsstyring ikke virker, og hvordan man erstatter det
Miscellanea / / July 08, 2022
Prøv at anvende teknikken til fokusstyring og styr ikke tiden, men din opmærksomhed.
Adam Grant
Ph.d., organisationspsykolog, forfatter til bøger.
For flere år siden, i en pause i en klasse, jeg underviste, blev jeg kontaktet af en forvirret leder ved navn Michael. Hans chef sagde, at han skulle være mere produktiv, så Michael begyndte nøje at analysere, hvad han brugte sin tid på. Han havde allerede krydset de mindre vigtige møder af fra tidsplanen og så ikke længere opgaver, han kunne slippe af med. Og forstod ikke, hvordan man udfører dem mere effektivt. "Du tror måske, jeg laver sjov, men det er sandt. Det eneste, jeg kom til, var at drikke mindre vand, så jeg går sjældnere på toilettet,” indrømmede Michael.
Vi lever i et samfund, der er besat af personlig produktivitet. Fortærer bøger, der lover at lære os, hvordan vi kan være mere effektive og drømme om 4 timers arbejdsuge. Vi praler af, hvor travlt vi har. Nå, den vigtigste nøgle til produktivitet, ifølge alle omkring, er tidsstyring. Og det betyder, at hvis vi lærer at planlægge vores tidsplan bedre, kan vi opnå et produktivt nirvana.
Hvorfor tidsstyring ikke forbedrer produktiviteten
I løbet af 20 års studier af produktivitet har jeg lært, at tidsstyring ikke er svaret på alle problemer. Det er tværtimod en del af problemet.
Gennem hele min karriere hører jeg ofte det samme spørgsmål: "Hvordan gør man mere?" Nogle gange spørger folk dette, fordi de ved, at jeg er en organisationspsykolog og produktivitetsekspert. Men mest fordi de læser i et blad eller i min bog, hvor meget jeg kan.
Jeg føler mig ikke rigtig effektiv. Jeg når sjældent mine daglige mål, så det er svært for mig at svare på dette spørgsmål.
Tage til efterretning💡
- 7 hemmeligheder Produktivitetseksperter bruger, når de ikke får det gjort
Men efter at have talt med Michael, indså jeg, at vores produktivitet ikke afhænger af, hvordan vi administrerer tiden. Hver dag får vi et begrænset antal timer, og stram tidsstyring minder os kun om, hvor mange af dem vi spilder. Det er meget bedre at bruge en anden strategi – fokusstyring eller opmærksomhedsstyring.
Hvad er fokusstyring, og hvorfor er det bedre end tidsstyring
Fokusstyring er kunsten at gøre tingene af de rigtige årsager, på det rigtige tidspunkt og på det rigtige sted. Og dets hovedmål er at opdele opgaver efter prioritet, uanset hvor lang tid de tager.
Den klassiske praksis med tidsstyring foreslår at sætte dig selv deadlines for at udføre opgaver. Jeg prøvede denne metode, mens jeg skrev denne artikel. Mit mål var 1.200 ord, så jeg satte mig ved mit skrivebord klokken otte om morgenen og gav mig selv tre timer. Ved mine beregninger tillod dette mig at skrive seks ord i minuttet.
Jeg brugte de første seks minutter tankeløst på at stirre på den flimrende markør uden at skrive et ord. Så blev jeg nysgerrig efter, hvor mange ord jeg kunne skrive i minuttet, så jeg tog en online test. Jeg kunne ikke lide resultatet, så jeg fandt en anden test. Og så endnu en.
Jeg gav til sidst op og skiftede til fokusstyring. I løbet af forskningEN. Give. Giv og tag: Hvorfor at hjælpe andre driver vores succes for hans bog Take or Giv? Jeg har opdaget, at produktive mennesker ikke spekulerer på, hvilke mål de skal begynde at udføre. De hælder naturligvis til projekter, der ikke kun er socialt betydningsfulde, men også virkelig interessante for dem.
Så i stedet for at fokusere på, hvor hurtigt jeg ville afslutte artiklen, spurgte jeg mig selv, hvorfor jeg overhovedet skrev den. Svarene var:
- Jeg kan selv lære noget nyt ved at gentænke min forskning.
- Jeg vil endelig have noget at sige til folk, der spørger om produktivitet.
- Denne artikel kan måske hjælpe nogen.
Jeg begyndte at tænke på specifikke mennesker, der vil læse disse linjer. Det mindede mig om Michael – og bom! - arbejdet er begyndt.
Meget ofte lider vores produktivitet ikke på grund af manglende effektivitet, men på grund af mangel på motivation. Produktivitet i sig selv er ikke en dyd, det er kun et middel til et mål. Desuden er produktivitet kun dydig, når slutmålet er værdigt.
Hvis dit hovedmål er selve produktiviteten, bliver du nødt til konstant at stole på viljestyrke og presse dig selv til resultatet. Men hvis du fokuserer på det, der vækker din interesse og gør projektet nyttigt for andre, vil du blive drevet frem af naturlig motivation.
Kontrollere😣
- Sådan ved du, om du er produktiv besat og finder en balance
Sådan bruger du fokusstyring til produktivitet
Når du anvender fokusstyringsteknikker i praksis, er det vigtigt at være opmærksom på de præcise forhold, du udfører opgaver under. Jeg voksede op i Michigan. Og da jeg vendte tilbage dertil for at afslutte min kandidatgrad, overtalte jeg min ven fra vestkysten til at slutte sig til mig. "For koldt og gråt," svarede hun, da hun ankom til Michigan under en snestorm. Og valgte Stanford i Californien. Og den næste vinter i Michigan var den koldeste og gråeste, jeg kan huske. Men jeg har aldrig været så produktiv - i sådan et vejr var der absolut ikke andet at gøre end at arbejde!
Serie af undersøgelser visteJ. J. Lee, F. Gino, f. R. Staats. Regnmagere: Hvorfor dårligt vejr betyder god produktivitet / Journal of Applied Psychologyat dårligt vejr er godt for produktiviteten, fordi vi er meget mindre tilbøjelige til at blive distraheret af tanker om at tage et sted hen. Forskerne fandt ud af, at bankansatte i Japan gennemførte transaktioner meget hurtigere på regnfulde dage, og deltagere i et eksperiment i USA under dårligt vejr var mere effektive til at rette stavefejl i historie. Derfor valgte jeg dagen efter snestormen at skrive denne artikel – det smeltende rod udenfor så helt uinteressant ud til en gåtur.
Men min yndlingsdel af fokusstyring er ikke hvor, men hvornår. Oftest lider vores produktivitet, når vi står over for opgaver, som vi egentlig ikke vil, men vi skal gøre. I årevis var jeg sikker på, at de skulle tages umiddelbart efter de mest interessante projekter, med stigende energi og motivation.
Men så lavede min kollega og jeg et studie hos en koreansk købmand. Og fandt ud afJ. Shin, A. M. Give. Keder sig af interesse: Hvordan indre motivation i én opgave kan reducere ydeevne på andre opgaver / Academy of Management Journalat når medarbejderne fik meget interessante opgaver, viste de sig meget dårligere i kedelige og rutinemæssige opgaver. Måske skyldes dette resterende opmærksomhedseffektS. Leroy. Hvorfor er det så svært at udføre mit arbejde? Udfordringen med opmærksomhedsrester ved skift mellem arbejdsopgaver / Organisatorisk adfærd og menneskelige beslutningsprocesser. Vores bevidsthed vender tilbage til en interessant opgave, og dette distraherer os fra en uinteressant opgave.
Men i et eksperiment, hvor vi viste amerikanere interessante videoer og derefter gav dem en opgave om at indtaste data, fandt vi en anden mekanisme - kontrasteffekten. Efter sjove videoer virker sådan en rutineopgave som at indtaste data endnu mere uudholdelig. Det er som at spise grøntsager efter desserten. Derfor, for at bevare opmærksomheden under kedelige opgaver, er det bedre at udføre dem efter lidt mere interessante. Nå, lad de mest interessante til slutningen som en belønning. Og det handler ikke om tid – det handler om at vælge det rigtige øjeblik.
Sådan bruger du fokusstyring til kreativitet
Jeg tror, at dit hovedmål ikke kun er at være mere produktiv. Måske vil du også være mere kreativ.
Produktivitet og kreativitet kræver forskellige fokusstyringsstrategier. Produktivitet er drevet af specielle "filtre" af opmærksomhed, der giver os mulighed for bevidst at lukke distraherende tanker ude. Og for kreativitet skal du tværtimod slippe af med sådanne "filtre".
Hvordan får man det bedste ud af hver strategi? PÅ Bestil "Timehacking" af Daniel Pink skriver om, hvordan døgnrytmer hjælper os med at vælge de tidspunkter, hvor vi er mest produktive. Det er bedre for tidlige personer at engagere sig i analytisk arbejde så tidligt som muligt, mens de er på toppen af mindfulness. De bør lade rutineopgaver stå midt på dagen og udskyde kreative opgaver til aftentimerne, hvor de tidligt opstående har en tendens til at tænke mere ikke-lineært. Ugler har en anden tidsplan: de er bedre stillet til at udføre kreativt arbejde om morgenen og gemme analytisk arbejde til aftenen.
Dette er ikke tidsstyring, fordi vi kan bruge den samme mængde tid på opgaver, selv efter vi har omarrangeret vores tidsplan. Dette er fokusstyring, så vi noterer os i hvilken rækkefølge det er nemmere for os at løse opgaverne, og fordeler dem derefter.
Find ud af mere⏰
- Hvem skal være mere rentabel - en ugle eller en lærke
En anden vigtig ting at gøre er at genoverveje tilgangen til arbejdsplanlægning. Jeg kan godt lide ideen om Paul Graham, der tilbudP. Graham. Maker's Schedule, Manager's Schedule opdel ugen i "lederdage" og "skaberdage". På "lederdage" laver du aftaler og opkald, og på "skaberdage" giver du tid til kreativt arbejde, velvidende at du ikke vil blive distraheret af distraktioner, der normalt ville afbryde dit arbejde behandle. Det er desværre ikke alle, der har denne luksus – at opdele ugens dage på denne måde. Så du skal skabe små øjeblikke til kreativitet i løbet af hver dag.
Ifølge lovene om tidsstyring skal vi isolere os fra alle distraktioner. Ikke kun fra dem, når vi bliver afbrudt af andre mennesker, men også fra dem, når vi afbryder os selv. Fokusstyring tilbyder en anderledes tilgang - bevidst at vælge øjeblikke at distrahere.
Engang, da jeg stadig gik i gymnasiet, tilbragte jeg en hel lørdag foran fjernsynet. I slutningen af dagen var jeg væmmet af mig selv, men jeg kunne ikke slukke for det. Så kom jeg med en regel: Jeg tænder først for fjernsynet, når jeg ved præcis, hvad jeg vil se. Jeg anvender den samme regel på sociale netværk: Hvis jeg arbejder, tager jeg kun dertil for at dele indhold. Og jeg scroller kun gennem feedet i pauser – for eksempel når jeg venter på en flyvetur eller hviler mig efter en træning.
De fleste forfattere, jeg kender, venter på "skaberdage" for at begynde at skrive. De er sikre på, at det vil tage dem mindst 4-6 timer at fordybe sig helt i et komplekst problem eller en stor idé. Faktisk er der bevis påb. Boice. Hvad er mere produktivt, skrive i overstadige mønstre af kreativ sygdom eller med måde? / Skriftlig kommunikationat forfattere, der arbejder "binge", gør mindre fremskridt end forfattere, der arbejder i korte sessioner.
Hver af os kan tage flere skridt mod et mål på overraskende kort tid. Når dimittender undervistR. Boice. Professorer som forfattere: En selvhjælpsguide til produktiv skrivning skriver med 15 minutters intervaller, færdiggjorde de deres afhandlinger meget hurtigere.
Hvis du vil være mere produktiv, skal du ikke analysere, hvordan du bruger din tid. Se hellere, hvad der absorberer din opmærksomhed. Nu kiggede jeg på mit ur for første gang, siden jeg huskede historien om Michael. Klokken er 10:36, og jeg har allerede skrevet 500 ord mere end mit mål. Jeg vil lade det være op til dig at afgøre, om disse 156 minutter tæller som en smart brug af min opmærksomhed, og om et par minutters læsning af denne artikel tæller som en smart brug af din.
Alt dette bringer mig til en anden tanke. Jeg er ret sikker på, at meget effektive mennesker har en ottende vane. De spilder ikke deres tid på at studere syv færdigheder meget effektive mennesker.
Læs også🧐
- Hvordan man forbedrer koncentrationen
- En dag, én ting. Den nemmeste måde at få succes på
- Sådan øger du din produktivitet alt efter om du er indadvendt eller udadvendt
Ugens bedste tilbud: rabatter fra AliExpress, LitRes, Christina og andre butikker