Personlig Kanban: Sådan forenkler du dit professionelle liv med et opgavebord

Den kendte forfatter og professor i datalogi ved Georgetown University, Cal Newport, skrev bogen New Principles of Business Communication. I den fortæller han om, hvordan vi nåede frem til en kultur med konstant kommunikation, og hvordan det påvirker vores produktivitet og mentale sundhed. Med tilladelse fra MIF-forlaget udgiver vi et uddrag fra femte kapitel. Det handler om, hvordan man effektivt løser arbejdsopgaver ved hjælp af en Kanban-tavle.

Jim Benson tænkte meget over, hvordan man kunne optimere arbejdet på det intellektuelle område. Hans konsulentfirma, Modus Cooperandi, har specialiseret sig i at udvikle unikke procedurer til at hjælpe funktionærer med at arbejde mere effektivt sammen. Benson har tidligere arbejdet med softwareudvikling og er velbevandret i agile ledelsesteknikker. Det er sandsynligvis derfor, han ofte bruger opgavetavler i sit arbejde. […]

Men når det kommer til personlig produktivitet, blev Jim Benson berømt for en tynd bog, han selv udgav i 2011. Det hedder Personal Kanban, og det giver et lokkende perspektiv: du kan bruge agile ledelsesteknikker, der hjælpe teams af medarbejdere med at implementere komplekse projekter for at håndtere det sammenfiltrede virvar af ansvar i deres individuelle professionelle liv.

Idéerne bag bogen er ret enkle. Og Benson beskrev dem kort i en fem minutters video, som han lagde ud på bogens hjemmeside. Forfatteren står ved siden af ​​en stor notesbog placeret på et staffeli. Han fylder midten af ​​arket med flerfarvede selvklæbende stykker papir. De repræsenterer vores egne forventninger såvel som hos slægtninge, venner, kolleger og chefer. "Alle disse opgaver hænger sammen i en klump i vores sind, og hver gang vi tænker på, hvad vi skal tage på, river vi et stykke af denne klump," forklarer Jim. For at gøre dette er vi nødt til at vade gennem denne bunke af opgaver og analysere dem omhyggeligt for at beslutte, hvad vi skal gøre. "Opgaven er ikke behagelig," opsummerer Benson.

Personal Kanban tilbyder en løsning: strukturer dette sæt oplysninger med en personlig opgavetavle. Benson mener, at der skal være tre kolonner. Den første hedder Muligheder. I den indtaster du ved hjælp af selvklæbende ark oplysninger om dit ansvar. Hver folder indeholder kun information om én opgave. "Og nu bliver den mareridtsagtige række af arbejde til en flot, velordnet struktur." Den anden kolonne hedder "I gang". Der flytter du arkene, der afspejler de opgaver, du begyndte at arbejde med. Nøglepunktet relateret til denne kolonne (og dette er den hemmelige ingrediens i Kanban-systemet som helhed) er, at du kan arbejde på et strengt defineret antal opgaver på samme tid. På sproget i dette system er dette "begrænsning af antallet af igangværende arbejde." I sin video siger Benson, at han ikke skal arbejde på mere end tre opgaver ad gangen. Som han forklarer, hvis du i stedet beslutter dig for at påtage dig et dusin forskellige ærinder på én gang, så vil alt ende i "en komplet rod." Han argumenterer overbevisende for, at du ikke bør gribe fat i alt på én gang: vie din fulde opmærksomhed til to eller tre ting og først påtage dig en ny opgave efter at have fuldført den forrige.

Så vi nærmede os logisk set kolonnen "Udført". Når arbejdet er færdigt, flytter folderen dertil. Teoretisk set er denne klumme slet ikke nødvendig, men Benson foreslår, at det psykologiske løft, som opleves af en person, der flytter et stykke papir fra kolonnen "I gang" til kolonnen "Udført", bliver en kraftig stimulans faktor. I årene siden Bensons bog blev udgivet, har systemet fået horder af fans. […]

Taskboardet er et utroligt effektivt værktøj til ikke kun at koordinere arbejdet i forskellige teams, men også til at strukturere de enkelte medarbejderes arbejde […].

Jeg har allerede sagt, at jeg selv brugte denne idé som professor. Som kandidatstuderende i datalogiafdelingen i Georgetown organiserede jeg mit arbejde ved hjælp af Trello-tavler. Mit regneark lignede Bensons standardskabelon med kolonnerne "I Progress" og "Done". Som mange fans af personlige Kanban-systemer oprettede jeg mine egne kolonner til disse opgaver som jeg ønsker at opfylde, men i øjeblikket er jeg ikke aktivt engageret i dem (senere vil jeg tale om dette mere). Hver mandag studerede jeg oplysningerne på tavlen, flyttede rundt på kortene og besluttede, hvad jeg ville arbejde med den uge. I dagene efter tjekkede jeg ofte tavlen for at se, hvad jeg kunne gøre i den tid, jeg satte af til opgaver på kandidatskolen. Så snart der kom nye henvendelser - i form af e-mails, telefonopkald eller, som det ofte er tilfældet, gik spørgsmål forbi forbi mine elevers kontor - jeg skrev straks oplysningerne ned på kort og lagde dem på tavlen for at arbejde på disse øjeblikke Senere.

Uden et opgavebord i mit universitetsarbejde ville jeg være afhængig af kommunikation med stil. hyperaktivt hive sindEn arbejdsgang, der fokuserer på løbende kommunikation og er drevet af tilfældigt flow beskeder leveret via digitale kommunikationsmidler såsom e-mail og budbringere.. Som følge heraf ville jeg sidde fast i træg korrespondance med mange mennesker – dag efter dag. Jeg ville blive et typisk offer for et hyperaktivt hive sind: en person, der ikke skiller sig af med en bærbar computer for engang ét møde og slap aldrig sin telefon, da han gik hen over campus og forsøgte at få tusind ting gjort på samme tid. Med andre ord, uden dette system ville mit job være et helvede. Ved hjælp af opgavebestyrelsen fik jeg reduceret ressourceforbruget markant. Information om det kommende arbejde lægges struktureret på tavlen, og jeg løser metodisk opgaverne i den tid, der er afsat hertil. Det er derfor, som du måske har gættet, jeg blev en stærk fortaler for at bruge opgavetavler ikke kun til organisering af teamets arbejde, men også for at strømline de enkelte medarbejderes professionelle liv, være oppe imod psykisk arbejde.

For at hjælpe dig med denne opgave er her nogle eksempler på bedste praksis, der hjælper dig med at få mest muligt ud af opgavetavler.

1. Brug flere brædder

Mange tilhængere af personlig Kanban bruger kun én bestyrelse til at organisere deres professionelle opgaver. Jeg anbefaler at tage en lidt anden tilgang. Hav en separat bestyrelse for hver rolle, du udfører på det professionelle område. Jeg er i øjeblikket universitetsprofessor i tre meget forskellige roller: forsker, lærer og kandidatstuderende. For hver af disse roller startede jeg en separat bestyrelse. Så når jeg analyserer min undervisningsaktivitet, bliver jeg ikke forstyrret af ikke-relaterede opgaver inden for forskningsområdet eller arbejde med kandidatstuderende. Det betyder, at jeg ikke skal skifte mellem forskellige aktiviteter, og jeg løser arbejdsproblemer hurtigere.

Jeg finder det også nogle gange nyttigt at have en separat bestyrelse til store projekter (f.eks. dem, der tager mere end to uger at gennemføre). For eksempel var jeg for ikke så længe siden formand for en stor videnskabelig konference. Denne stilling indebar løsning af en lang række opgaver. Derfor besluttede jeg, at det ville være lettere at oprette en separat bestyrelse, hvis information ikke ville overlappe andre områder af mit professionelle liv. Da dette projekt var afsluttet, havde jeg ikke længere brug for bestyrelsen.

Du kan naturligvis kun operere med et begrænset antal brædder, så opgaven ikke bliver uoverskuelig. Derfor synes jeg, det er en god idé at have en separat bestyrelse for hver faglig rolle og hvert større projekt. I dette tilfælde vil de fleste have to til fire brædder, der nemt kan arbejdes med. Tværtimod, hvis du har ti bestyrelser, vil de nødvendige ressourcer til at skifte mellem dem opveje eventuelle fordele ved opgavestrukturering.

2. Hold regelmæssige en-til-en sessioner for at analysere information

Da vi talte om opgavetavler for vidensteams, argumenterede jeg for, at den bedste måde at analysere den information, de indeholder på, er at holde regelmæssige møder. Det samme gælder for din personlige bestyrelse. Hvis du vil have mest muligt ud af dette værktøj, skal du afsætte tid hver uge til at analysere og opdatere informationen på tavlen. Under disse individuelle sessioner skal du gennemgå detaljerne og flytte kortene rundt, og opdatere status for arbejdet efter behov. Processen vil ikke tage lang tid. Hvis du gør dette regelmæssigt, vil 5-10 minutter være nok.

Arranger ikke sådanne sessioner for ofte: Jeg kom til den konklusion, at en gang om ugen er nok. Men ignorer ikke denne type aktivitet. Hvis du bestemmer dig for det opgave bestyrelse ikke er en god nok metode til at gemme information om dit arbejdsansvar, så vender du tilbage til en febrilsk korrespondance i et hyperaktivt kollektivt sinds ånd. Sæt informationen om den enkelte session ind i din kalender og tag den lige så seriøst som alle andre møder og møder. Brugerdefinerede opgavetavler kan gøre dit professionelle liv meget lettere, men kun hvis du er villig til at investere din tid i at arbejde med dem.

3. Tilføj en "omsættelig" kolonne

Som leder af ph.d.-skole skal jeg ofte diskutere arbejdsspørgsmål med nogle af mine kolleger: med dekanen, med leder af kandidatuddannelsen og med to andre professorer, der er en del af kommissionen, som jeg overskrift. På mit opgavebord tilføjede jeg en kolonne for hver af disse medarbejdere og kaldte den "For at diskutere på næste møde." Så snart der opstår et spørgsmål, når jeg har brug for at få en mening fra nogen fra kollegaer, undertrykker jeg lysten til at sende ham en hurtig e-mail. I stedet indtaster jeg oplysninger om opgaven i kolonnen "Drøft ved næste møde".

Jeg mødes med lederen af ​​ph.d.-uddannelsen på ugentlig basis på et fast tidspunkt. Under vores møde diskuterer vi alle de spørgsmål, der dukkede op i denne klumme i løbet af den seneste uge. Hvad angår dekanen og udvalgsmedlemmer, venter jeg, indtil der er nok spørgsmål i Diskuter-spalten, og arrangerer så et møde for at diskutere alt på én gang. Denne tilgang virker måske for simpel for dig, men den har haft en meget positiv indvirkning på mit arbejde.

Forestil dig for eksempel, at der på en uge var fem informationskort i spalten Diskuter med dekan. I løbet af mødet, som varer 20-30 minutter, vil vi sammen med ham udvikle en strategi om hvert af disse spørgsmål. Hvis jeg skrev et brev til ham hver gang, skulle jeg føre fem dialoger på samme tid i løbet af ugen. Som et resultat ville jeg have tjekket min e-mail ti gange og irriteret mig over, at jeg blev distraheret fra arbejdet.

Hvis du vil minimere endeløse beskeder og få mest muligt ud af individuelle opgavetavler, er dette nok det mest værdifulde råd, jeg kan give dig. Regelmæssige møder kan erstatte 90 % af den hektiske korrespondance. Du skal bare holde styr på præcis, hvilke spørgsmål der skal diskuteres. Ved hjælp af opgavebrættet er dette nemt at gøre.

4. Tilføj kolonnen "Venter på svar".

Hvis du samarbejder om intellektuelt arbejde, er du nogle gange nødt til at sætte arbejdet på en opgave på pause, mens du venter på, at en anden person besvarer et spørgsmål eller manglende information. Hvis du har oprettet en personlig opgavetavle, kan disse klæbrige spørgsmål nemt spores ved at bruge kolonnen Venter på svar. Når du flytter en opgave dertil, så marker på kortet præcis, hvem du venter på svar fra, og hvad du vil gøre, når du modtager de nødvendige oplysninger. Dette vil give dig mulighed for at holde kursen, indtil du har magten til at påvirke situationen, og fortsætte med at arbejde effektivt, når den nødvendige information ankommer. Endnu vigtigere er det, at du lægger uløste problemer et sikkert sted og slipper af med det underliggende angstat noget ikke blev gjort.

Bogen "New Principles of Business Communication" er baseret på business cases og den nyeste forskning inden for psykologi og neurovidenskab. Ud fra den lærer du, hvordan du tænker systematisk, hvad der skal til for at genopbygge arbejdsgangen i en organisation, i et team og for individuelle medarbejdere, og andre interessante ting.

Køb en bog