6 tips til, hvordan du effektivt administrerer et eksternt team

Vores startup-team arbejder eksternt, og medarbejderne er spredt over hele verden – fra Vietnam til Tyrkiet. Det virker umuligt at organisere alle: du kan ikke se, hvad alle laver, og hvordan deres humør er. Men vi gjorde det.

På baggrund af mine erfaringer skrev jeg en guide til, hvordan man kan ordne alt, organisere og motivere medarbejdere på afstand. Jeg deler det med dig.

1. Forhandle aftaler og sikre dem

"På kysten", diskuter reglerne med hver medarbejder:

• Fra hvilket tidspunkt og til hvilket tidspunkt arbejder du?
• Når du skal have kontakt.
• Er det muligt at løse arbejdsproblemer uden for arbejdstiden?

Diskuter kontroversielle spørgsmål under processen og optag aftaler i videnbasen. Ellers, hvis du tysser op problemer, medarbejderen vil begynde at brænde ud.

Fra praksis: Det er vigtigt for os, at mennesker hele tiden lærer og udvikler sig. Og vi mindede holdet om dette igen og igen, men mødte modstand.

Det viste sig, at fyrene ikke vidste, at de kunne gøre dette i arbejdstiden, og at vi betaler for uddannelsen. Nu lærer alle: De tager kurser i design og endda skrivning.

2. Plan

Bestem sammen med dine medarbejdere mål for den nærmeste fremtid og retningslinjer for fremtiden. For at gøre dette, udfør brainstorming og vælg prioriterede ideer.

For eksempel ringer vi i starten af ​​hver måned til redaktøren og laver sammen en indholdsplan for den næste måned. Medarbejderen tilbyder en emneliste til materialer, og jeg rådgiver som leder, hvad der er værd at tage højde for, og hvad der er bedre at uddybe.

For kvalitetsplanlægning er det vigtigt, at en person forstår omfanget af opgaver og sine ressourcer. Hvis der ikke er en sådan forståelse, bør han overvåge sin produktivitet. Et tegn vil hjælpe: opgaven er skrevet i den ene kolonne, og den omtrentlige tid det tog at løse den i den anden. På denne måde vil medarbejderen være i stand til at referere til sin erfaring og stille realistiske forventninger ved planlægningen. deadlines.

Det er vigtigt, at opgaver har betydninger og mål – hvad laver du og hvorfor. Kun i dette tilfælde vil medarbejderne have en klar forståelse af deres arbejde, og projektet vil have en udviklingsvektor.

3. Organiser dine opgaver

Ofte fungerer startups kun i messengeren. Vi startede også på denne måde, men indså hurtigt, at Telegram ikke er nok, og sådan kommunikation fører til kaos og misforståelser af, hvem der gjorde hvad.

Derfor er det bedre at bruge en opgavetracker og visualisere opgaver på kanban bord. Sådan gør du:

• Tilføj opgaver til den virtuelle tavle.
• Fordel dem i flere kolonner, for eksempel "Udføres", "I gang", "Under gennemgang", "Aftalt".
• Tildel en ansvarlig for hver opgave og sæt en deadline.
• Flyt kortene gennem kolonnerne, efterhånden som du udfylder dem.

Det er vigtigt at skrive opgaver ned i detaljer og i et tydeligt sprog – så din kollega og du selv forstår, når du vender tilbage til det.

For at organisere et Kanban-tavle kan du bruge enhver bekvem service. Vi arbejder for eksempel i Begreb. Tjenesten er tilgængelig i Rusland, gratis for et lille team (op til 10 ansatte) og nem at bruge.

I tjenesten har vi sat et filtersystem op, så du nemt kan skifte mellem medarbejdere og se, hvilke opgaver der er i gang, hvilke der er klar, og hvilke der sidder fast.

Hele holdet skal vedligeholde bestyrelsen. Alle er ansvarlige for deres opgaver og opdaterer dem løbende. Ja, det tager arbejdstid, men alt er under kontrol. I begyndelsen kan medarbejderne være ukendte med at bruge værktøjet. Bliv ved med at minde dem om, at dette er vigtigt, indtil holdet tilpasser sig.

4. Gør ikke chats til et dump

At holde kontakten med lille hold, en almindelig messenger er nok. For eksempel har vi samlet alle arbejdschat i én mappe i Telegram.

Det er sværere at organisere kommunikation for en stor virksomhed: Antallet af chats vil vokse, de skal grupperes mere fint. Og det er her, firmaløsninger som Hangouts, Pachki, VK Teams eller Myteam kommer til nytte.

Sørg for, at kommunikation kun handler om forretning. Og at diskutere planer for Fredag eller billeder af katte, kan du oprette en separat chat - sådanne oversvømmelser er gode til teambuilding.

5. Fordriv illusioner

Når alle arbejder på kontoret, synes teamets stemning at være klar. Men dette er en illusion. Endnu flere illusioner fødes på afstand, for i dette format er der få personlige kontakter. Vi ved ikke, hvordan en medarbejders dag forløber, hvilke vanskeligheder han har, eller hvor lang tid denne eller hin opgave tager.

Derfor er lederens opgave ikke blot at anmode om rapporter om det udførte arbejde, men at reflektere sammen med teamet, fjerne blinde vinkler og lede efter vækstpunkter for virksomheden.

For at gøre dette udfører vi regelmæssigt:

• Teammøde sidst på ugen. Vi diskuterer, hvem der gjorde hvad, hvad der skete, og hvilke problemer der er.
• Retrospektiv med en del af teamet i slutningen af ​​måneden. Vi ser på resultaterne og diskuterer, hvad vi kan forbedre. Hvis du har månedlige statistikker, vil dette hjælpe.
• Møder 1 + 1 på forespørgsel. Fyrene kan ringe til deres ledere hver dag og bede om råd. Vi mener, at i stedet for at prøve at løse noget, som du ikke har nok erfaring med, er det altid bedre at konsultere en kollega. Overlad ikke dine medarbejdere til deres egen enhed – vær i kontakt og støt dem.

Den ideelle varighed af et opkald er: op til en time. I løbet af denne tid vil teamet ikke nå at blive træt og vil roligt fortsætte arbejdet.

6. Vedligeholde en videnbase

Hold ikke al information i dit hoved: det fjerner din styrke og gør dig uundværlig i ordets dårlige forstand. Medmindre du ved, hvordan noget fungerer, kan du ikke overføre opgaven og tage på ferie.

Skriv skabeloner, instruktioner, tjeklister ned, optag nyttige kontakter og empiriske erfaringer. Gem alt på ét sted, så det er nemt at finde dataene.

Dette forenkler kommunikationen, fremskynder arbejdet og giver dig mulighed for at undgå gentagelser af fejl. Medarbejderne behøver ikke konstant at trække i hinanden, fordi alt allerede er organiseret i mapper, for eksempel i Notion.