Hvordan afgør, at dit brev er for lang?
Tips Produktivitet / / December 19, 2019
© foto
Hvis du vil modtage et brev med flere sider, vil du læse det? Lange breve, såvel som meget lang artikel, er det meget vanskeligt at læse og forstå. Desuden er forfatteren så rive med den proces, der i sidste ende til at forstå, hvad der præcist han ønskede fra dig, bliver det næsten umuligt.
Hvorfor ikke skrive lange breve? Den første og mest indlysende svar - fordi ingen vil læse det!
Korrekt brug af e-mail kan være et effektivt redskab i udviklingen af din virksomhed. Skrivning lange breve betyder ikke, at du er mere produktive. Ja, du gjorde et stort arbejde, men dette arbejde betyder ikke absolut ingenting. Nu alle forsøger at reducere behandlingen af indgående post og gøre arbejdet så effektivt som muligt i en kort periode. Derfor er din lange brev - det er ikke kun et spild af din tid, men også en letsindig spild af andre.
Jo kortere dit brev, jo bedre vil det udføre sit arbejde. Den bør kun indeholde konkrete spørgsmål eller svar. Skriv kun på fordele og intet mere. Hvis du stadig er sprængfyldt med ønsket om at skrive et langt brev, kan det være bedre at udpege denne person mødes og drøfte alle aspekter af de spørgsmål, du for en forretningsfrokost?
Hvordan ved du, at dit brev er gået sin grænse? Her er 10 tegn, som du kan bestemme, hvad du har betalt for meget opmærksomhed.
1. Du ved ikke, at prøver at sige. Det er som om, du har ringet nogen først, og blev bedt om, "Hvad skete der?" Den naturlige svar: "Nå... Jeg ved det ikke. Du kaldte mig?! "Hold dit brev er, indtil dit hoved ikke angiver et klart spørgsmål eller svar.
2. Du er ubehageligt med emnet. Dette kan sammenlignes med en endeløs strøm af bevidsthed i de møder, når folk ikke ejer genstand for samtale og dermed forsøger at dække over hans uvidenhed. Eller når den studerende begynder til store længde at besvare spørgsmålet om læreren, forsøger at tjene mindst tre. Samme ting med et langt brev. Hvis du ikke kan opsummeres som hvad du vil fra personen i den anden ende, så du ikke har nok viden. Dette kan ofte ses i store virksomheder, hvor folk giver udseende af travlt med at skrive et meget vigtigt og lange breve.
3. Forkort din standard signatur. Hvis dit brev indeholder svaret i et par ord, din underskrift med alle detaljer (titel, virksomhed, hele listen over kontakter, favorit citat, logo eller slogan af selskabet mv) på gulvet på siden vil se ud latterligt. Prøv at forlade hele bogstav i stil med minimale.
4. Du skriver en bog. E-mails - ikke bøger. Hvis der er yderligere oplysninger, vedhæfte den til punkt og prikke i form af separate filer. Hvis brevet kan være meget lang, er det værd at tænke over, hvad slags oplysninger til bedre at kunne identificere og send i en applikation.
5. Du spam. Sådanne situationer opstår ofte i store virksomheder, hvor medarbejderne føler en slags behov sende hinanden lange breve, som indeholder en detaljeret rapport om det udførte arbejde med den permanente opdateringer. Som et resultat, dagen bliver til en solid bekræftelse e-mail med en strøm af meddelelser i stil med "Jeg sendte et brev til kunden.", "Arranger et møde." "Rapporten er over 30%." Og så videre.
6. Dine breve usammenhængende. Det er ikke nødvendigt at skrive en to-siders brev til at stille et enkelt spørgsmål.
7. Du misbruger peresylaniem bogstaver. Snarere end behandle et brev, skal du blot klikke på "Send." Den toga brev omdannes til et endeløst bånd, som er næsten umuligt at komme til det vigtigste punkt.
8. Det bør ikke skrive. Du må ikke sende brevet, hvad der er bedst drøftet på et møde eller på telefonen. Sommetider e-mail er ikke det rigtige værktøj til kommunikation. Hvis det tager mere end et par linjer, at den bedste person drøfte sagen eller foretage et telefonopkald.
9. Dette bør være en besked til antallet af modtagere mere end én. For eksempel skriver et brev til hovedet og lægger modtagere af alle medarbejdere. Det ser ud til, så han forsøger at forkorte skrivende stund og sende dette brev til alle individuelt, og således får arbejdet gjort effektivt. Men mest af alt, han ikke engang forestille mig, at det snart vil fylde en lavine af svar i et brev, så snart hans personale vil trykke på "Svar til alle". Sommetider denne metode virker virkelig.
10. Du skal ikke redigere dine breve. Inden du sender et brev, bør du læse den igen og redigere. Ud over grammatiske og stavefejl, skal du redigere og dets betydning. Måske hvad tog et helt afsnit, kan du sætte i et par linjer. Og en anden god tommelfingerregel: du skal genlæse dit brev mange gange, hvor mange mennesker, du kommer til at sende den.
Og før du sender brevet, læse den og sørg for, at det er kort og indeholder kun specifikke spørgsmål. Jo klarere din besked, jo større er sandsynligheden for, at modtageren vil forstå, hvad der kræves af ham, og vil svare dig så kort og til det punkt.