"0 udenfor" - et klart system til at opretholde nul indbakke
Arbejde Og Studere Produktivitet / / December 23, 2019
E-mail til mange er stadig intet alternativ arbejdsredskab og daglige lidelser. Nogen syv indkommende breve, og han er nu demontere dem hurtigt. Nogen har 46 medlemmer, men de har også razgrebot per dag, fordi det bruges. For hver person der er en vis tærskel af indgående e-mails om dagen, med hvilken han kan beskæftige sig straks behandlingen af den næste dag og dermed uden at forårsage blokeringer i den elektroniske kassen. Du kan ringe tærsklen til en "naturlig".
Hvis bogstaverne mere end en person kan håndtere, skal du ændre din tilgang til e-mail-management. Dette vil øge tærsklen til den ønskede værdi i det enkelte tilfælde. Det bør være i stand til at behandle 100 breve om dagen? Så du kan og 100, bare bruge mail til den korrekte metode. Hvad? Hvem vil fortælle.
Det eneste tegn på, at en person klarer med e-mail er inkluderet i nul slutningen af dagen. De centrale principper for god forarbejdning indgående - den forståelse, at for bogstav foran dig. Først skal du lære, hvordan man præcist klassificere bogstaverne og ved, hvad de skal gøre med hver type.
Alle indgående meddelelser kan inddeles i syv kategorier:
- Ingen grund til at besvare, ikke nødvendigvis læst. Den måde, disse to bogstaver: arkivere eller slette. Hvis du får et regelmæssigt nyhedsbrev, der aldrig læst, så gør dig selv en tjeneste - opnå dit mål. En handling i bytte for at komme af med snesevis af disse breve i fremtiden. Vi ønsker at lære at håndtere strømmen af e-mails om dagen? Med mindre lettere at håndtere strømmen. Må ikke være bange for at gå glip af noget vigtigt. Virkelig nødvendige oplysninger kommer til dig på en anden måde, og dukker op foran dig stadig mindst én gang.
- Med vedhæftede filer. Dette kan være en meddelelse om behov for at betale for noget, eller oplysningerne for den aktuelle eller fremtidige arbejde. For disse breve er nyttigt at oprette en separat mappe, men uden fanatisme. Er alt for mange mapper? Forenkle. For at finde noget ret dengang, jeg har ikke brug for en tusind mapper, og evnen til at bruge søgefunktioner mailer.
- Svar valgfri. Svaret synes at være ikke obligatorisk, men nogle gange nyttig høflighed. Fortsæt derefter udelukkende på situationen.
- Med den ledende tid til gennemgang. Det er interessant at læse, men ikke nødvendigvis. Prøv at forholde sig til dette, og den tidligere kategori som mange breve som muligt. Dette er nøglen til effektivt arbejde med e-mail.
- Skal besvares i dag. Alt er enkel: tage en ansvarlig og nu, hvis noget virkelig haster, eller ved slutningen af arbejdsdagen.
- Skal besvares, men ikke i dag. Skønheden i e-mail, at hun ikke chat eller telefon. Ingen forventer, og skal ikke forvente en hurtig reaktion via e-mail, hvis du ikke taler om det i meddelelsens header. Hvis fristen for et svar, kaldes en bestemt dag, eller du kender dig selv og ved, hvor længe du har brug for at give et svar, og derefter sætte disse breve i den relevante mappe. For eksempel, "Svar på mandag", "Svar på tirsdag," og så videre. Nu gør dig selv en check-liste, hvor der er et element "proces mail om morgenen, udskydes til i dag." Til disse formål, da der er specialiserede værktøjer til: RightInbox for Gmail, FollowUpThen.com og FollowUp.cc.
- Uforståeligt brev. Der er bogstaver, der er vanskelige at tilskrives nogen af kategorierne. Der må ikke skæres sig overvejelser til at arrangere sådanne breve henvise til en af de ovennævnte kategorier.
Baseret på denne klassifikation, vi har brug for № mapper til kategori 2, 3, 4 og 6.
Regler effektiv behandling af e-mail
- Tillad i 30 minutter i slutningen af dagen for at bringe indbakken til nul. Det er mere effektivt end at forsøge at straks at reagere på hver e-mail. Folk har ikke multitaske. Mindre distraktioner og skift - højere effektivitet.
- Hvad gør man med et presserende brev? Sæt dig det interval, som markere felterne for dagen. For eksempel en gang i timen. Afkrydsningsfelt på tilgængeligheden af presserende og vigtige breve, hvis dette ikke findes, vende tilbage til arbejdet. Husk fordel af post: er ikke et middel til øjeblikkelig interaktion. Det er muligt, at det problem, som blev nævnt i et af de ikke-hastende e-mails, uden deres deltagelse vil blive besluttet af I slutningen af dagen, eller slutningen af den dag, du vil få mere information, som vil gøre det muligt at løse problemet hurtigere og effektivt.
- På ethvert tidspunkt, når du ikke tjekke din e-mail, holde mailer lukket. Slå underretninger. Skille dig af distraktion fordybelse antallet af indgående e-mails. Nu har du et andet job, og tiden for posten er ikke kommet endnu. I øjeblikke af tvivl med hensyn til rigtigheden af denne tilgang, så husk: du er ikke et atomkraftværk, men selv hvis det var, så overophedning af reaktoren, du under alle omstændigheder ville blive indberettet via e-mail.
- Brug deres engagement i tid til at afslutte arbejdsdagen til at fremskynde mail-behandling. Derfor anbefales det at demontere indbakke ned til nul ved slutningen af dagen. Du har 30 minutter, og du vil hurtigt sætte en stopper for alt. Faktisk viser det sig, en slags spil, men du kan og målrettet geymifitsirovat behandle e-mail.
- Hold dem korte og til det punkt.
- Vær positiv og venlig.E-mails kan opbygge og ødelægge relationer. I stedet for at løse de virkelig vigtige spørgsmål folk nogle gange forsøg på at rulle den mest delikate og skjult modstander kaldet en idiot, og al tekst er baseret på dette. Der er intet mærkeligt i, at udtrykke deres positive sendt en lille flot sætning i selve e-mailen. Din venlighed vil komme tilbage til dig, og korrespondance vil være langt mere meningsfuld og effektiv.
- Breve for at rive i omvendt rækkefølge. Og den eneste måde. Det ser ud til, at det er mere logisk at starte med ældre e-mails, men det er vores mål - nul indbakke, hvilket betyder, at inden udgangen af dagen får vi endda den allerførste e-mail du har modtaget. Hvis du selv gør en fordel og begynde at forlade det sidste bogstav modtog i dag til i morgen, holder hele proceduren arbejder. Hvorfor studere den kompetente arbejde med e-mail, hvis du ikke følger den grundlæggende regel? Fortsæt med at arbejde som før, og de lidelser.
- Åbn kun de nødvendige breve til arkivere eller slette resten. Vi også misbruge abonnementer på unødvendige ting (abonnement Layfhaker, tværtimod, meget nødvendigt) og som følge heraf få mere information, end der kan læses. Hvordan at skelne de ønskede bogstaver? Der er et enkelt, men meget effektiv regel: åbne kun de breve, som er adresseret til en bestemt person for dig personligt. Resten - i en af de ovennævnte kategorier i begyndelsen af artiklen på situationen.
- Opret skabeloner. Ofte svarene på brevet temmelig standard, det vil sige, du skriver det samme. Bemærket, at skrive denne sætning ofte? Lav en skabelon til hurtig copy-paste eller oprette det i mail-tjenesten.
- Hvis posten håndteres, og der er stadig tid, så er du nødt til at bruge det rationelt. Gå til kategori antal bogstaver 3, 4 og 6 og sætte tingene i orden der.
Denne vejledning, som er baseret på, som du sagde, er den rigtige slags, er en fantastisk tilføjelse til de mere generelle tips til at arbejde med e-mail fra LinkedIn CEO Jeff Weiner. Må ikke glip 10 tips til håndtering af post fra Leo Babauta. I virkeligheden er der mange andre måder presse ud den maksimale e-mail. Prøv at anvende teknikker til sig selv, analysere resultaterne og glem ikke at efterlade i kommentarerne dine egne tips til at forbedre effektiviteten af e-mail.