Leo Babauta: mine 10 vaner til at arbejde med e-mail
Arbejde Og Studere Produktivitet / / December 23, 2019
© foto
E-mail kan være et udmærket arbejdsredskab, og kan blive til en irriterende kilde til tøven, og det er bare hvordan du bruger det. Der var en tid, hvor jeg annoncerede komplet konkurs af e-mailen, og nu kontrollere jeg det hver dag 2-3 gange om dagen, men det går hurtigt og effektivt.
Jeg har udviklet et par vaner, der hjælper mig til at arbejde med e-mail er meget effektiv og bedre fokus på andre vigtige arbejde. Og jeg vil fortælle dig ærligt, endelig, min indbakke er tom, og det er en vidunderlig følelse. Jeg vil i denne artikel 10 af sine vaner. Betyder ikke, du er nødt til blindt at følge dem, jeg vil bare gerne vise min vej, og baseret på det, kan du lægge dit. Så her er de vaner, der arbejder for mig:
Mindre ofte ser i den mail
Jeg kan ikke holde vinduet åbent hele dagen mail. Og udseendet i hendes sjældent. Jeg kom til den konklusion, at hvis min indbakke akkumulere 20-30 breve, så vil verden ikke bryde sammen, på samme tid, dette er det tal vil jeg være nemt hurtigt proces. Advarsel! Jeg siger "proces" i stedet for "læse". Jeg åbne mappen "Indbakke" til scatter på de andre beskeder i mapper, ikke at læse dem og forlade det samme.
mapper Scatter
Jeg åbner mailen og begynder at træffe beslutninger hurtigt: fjerne eller arkiv, læse og reagere med det samme (hvis det tager mindre end 2 minutter) eller arkiv, send et hurtigt svar, og derefter tilbage op, tilføje til min to-do liste, at gøre dette senere (mærke med en stjerne, og derefter arkiv). Under alle omstændigheder, i indbakken intet bør forblive.
Umiddelbart tilføje alle til Kalender
Hvis brevet kommer til mig nogle data, som jeg er nødt til at huske, jeg engang jeg bringe det til kalenderen. Personligt møde eller taler på Skype, uddannelse eller noget, hvad skal jeg kun huske en uge - alt er straks sendt til kalenderen. Nu er det min bedste vane er bragt til automatik, og takket være hende, jeg sjældent om noget at huske.
Brug "genveje"
Jeg bruger Gmail, som giver mulighed for at bruge flere tastaturgenveje til posten. Faktisk, jeg tog kun et par minutter at lære dem, og derefter muskel hukommelse husker nøglerne.
Disse er de "genveje", som jeg bruger:
«Gi» - for at vende tilbage til indbakken;
«E» - arkiv;
"#" - delete;
"C" - oprette en ny meddelelse;
«R» - svar;
«F» - frem;
«A» - svar på alle;
«Gs» - Gå til markeret;
«Tab + Retur» - når jeg opretter en besked, så du bare sende ham sikkerhedskopiere.
Jeg bruger også den indstilling, når efter at have fjernet eller arkivering af e-mails, jeg vil automatisk gå videre til den næste uden at vende tilbage til indbakken, det kan du hurtigt bevæge sig op rapporterne.
Skriv korte breve
Mit svar til brevet er normalt 1-3 sætninger. Jeg sjældent skrive breve længere end 5 sætninger. Og for at være en god grund. Hvis jeg virkelig har brug for at skrive en masse, ville jeg hellere gøre det i Google Dokumenter, og dele den rette person. Kort bogstav betyder en hurtig reaktion fra modtageren, som den person ikke behøver at vade gennem junglen af din veltalenhed, at forstå og forstå de centrale oplysninger.
Hurtigt tilføje opgaver til todo-liste
Nogle bruger indbakke som en to-do-liste, men det er dårligt tilpasset til dette, og her er hvorfor:
1. Arbejderne skal udføres, blandet med andre bogstaver, og så er de svære at fange fra mængden.
2. Fortællingen i brevet ikke altid indeholde en specifik vejledning til handling, men på grundlag af de bogstaver du kan sætte opgaven selv. Når du er klar til at udføre det, bliver du nødt til at re-læste brevet igen, at huske, hvad den specifikke opgave, du har sat dig selv efter at have læst det.
3. Hver gang man ser i stillingen for at fange en anden sag, du støder på en ny meddelelse, som tiltrække din opmærksomhed og distrahere fra de vigtigste sager, banker rytmen i arbejdet.
Enkel og let todo-liste - er en almindelig tekst-dokument, hvor du kan tilføje opgaver fra e-mails bare i nogle få klik med musen. Og i løbet af en sådan liste ville være et mere effektivt redskab, fordi du ikke har al den tid til at kigge ind i indbakken.
Opbevares uden for indbakken kun ulæste beskeder
Denne funktion er for avancerede brugere. Jeg hacket min Gmail-boks, så det ikke længere kan lagres ulæste beskeder. Det betyder, at hvis jeg åbnede brevet og smed det på nogen anden mappe, vil det simpelthen forsvinde. Det motiverer mig til at træffe en beslutning om hvordan vi kommer videre med dette brev straks, eller jeg bare miste det. Takket være denne særlige konfiguration, min indbakke er ikke åbne meddelelser hober op, som gradvist bliver skrald.
Udskyd at læse
Ofte sende mig links til artikler. Them jeg straks sendt til Instapaper, at læse senere. Det er derfor, jeg forsøger at bruge mindre tid på e-mail, fordi jeg har så mange interessante ting at læse, men hende.
nådesløst filter
Når du er i mit brev vises, som jeg ikke ønsker at se, jeg retter det med det samme. Jeg er ikke doven til at afmelde eller at installere et filter på afsenderen. Og det reducerer strømmen af indgående post. Jeg er hensynsløs imod e-mails, som tilstopper min indbakke, og reglen anvendes selv i holdningen hos mennesker, der er også generer mig.
Close-mails ved behandlingens afslutning
Afmonterede budskab - tæt på mail og ikke åbner i flere timer, indtil der igen oparbejdet et tilstrækkeligt antal bogstaver.
Start med at opdage nogle vaner for effektivt arbejde med e-mail - det er meget korrekt. Du vil straks varsel, hvor meget roligere du bliver en vigtigere sag, at komme af indgribende kontrol mail hver 10 minutter. Dit hoved er til rådighed for nye ideer, så snart din indbakke fri for unødvendige e-mails. Held og lykke!