7 tips til brug af Gmail fra en tidligere ansat i Google
Webtjenester / / December 24, 2019
I 2011 Rudolf Dyutel fik et job hos Google. "Min første dag på Googles kontor lignede ankomsten af Harry Potter på Hogwarts: stærkt bekymrede, ligesom en skoledreng på den første date, hvad de skal gøre - er også uklart - siger Rudolf minder. - Så jeg var glad for at alle tilfælde givet til mig og mulighed for at lære noget nyt i processen ".
De næste to år, han var bestemt til at arbejde tæt sammen om uddannelse af medarbejdere med den mail-tjeneste Gmail, såvel som dens virksomhedens salg.
Dyutel ikke længere opført på Google, nu er det Buffer medarbejder og grundlægger Remotive projekt - elektronisk ugen i fjerntliggende arbejdere. Men nogle chips, som han underviste sine tidligere kolleger, han er stadig i brug.
Sådan Train Din e-mail: 7 killer tip til brug af Gmail
Nogle gange har jeg åbne mappen "Indbakke" mandag morgen - en reel åbenbaring. Det ser ud til at forstå den endeløse strøm af breve er fysisk umuligt.
E-mail i dag ikke anvendes, undtagen i fjerntliggende landsbyer, hvor der er ingen elektricitet eller mobiltelefon tårne. Ifølge McKinsey Global Institute forskning, vi bruger i gennemsnit en tredjedel af vores arbejdsdag besvare e-mails.
Den gennemsnitlige faglært tilbringer op til 28% af produktiv tid til parse e-mail. Dette cirka 13 timer om ugen.
Selvfølgelig behøver du ikke ønsker at blive enige med sådan en trist statistik. Desuden alle ønsker at bruge deres tid på noget mere nyttigt. Til dette formål Dyutel brugt en masse tid på at teste Gmail funktioner, værktøjer og tjenester, der fremhæver de syv mest nyttige, efter hans mening, til daglig brug. Måske arbejder korrespondance - er ikke sådan en lang sag.
1. Brug knappen "Fortryd Send"
Har du nogensinde haft så klikke på "Send", du pludselig mærke til brevet flere irriterende slåfejl? Sikker på, ja.
Fra nu af, er der intet at frygte mere: du har en funktion annullerer afsendelse, hvis anvendelse - strengt en forudsætning for dem, der har besluttet at engagere alvorligt kontrolleret kostbar arbejdstid.
Du kan aktivere ved at gå til menuen og kryds den relevante funktion: "Indstillinger» → «Generelt» → «Fortryd Send". Eventuelt annullering periode kan være lig med 10, 20 eller 30 sekunder.
Prøv det selv, jeg kunne lide det!
2. Brug tidsbesparende skabeloner
Vi skriver et stort antal lignende breve ligner hinanden som to dråber vand. Nogle gange tager vi som udgangspunkt for nye meddelelser, dem, der allerede tidligere er blevet skrevet til andre. For eksempel, for salgspersonale det er praktisk og kan spare en betydelig mængde tid.
Så hvorfor ikke forberede flere skabeloner til denne slags meddelelser, i stedet for at omskrive den samme fra gang til gang? Efter udskiftning et par ord og sætninger er meget lettere end at skrive fra bunden. De vigtigste ting - glem ikke at læse senere.
Forbered og gemme flere skabeloner af svar, som du kan bruge senere, hvis det er nødvendigt.
For at aktivere "Dåse Responses", og gå til fanen "Laboratorium" i menuen indstillinger.
Takket være dette utroligt nyttig funktion med bror Rudolf var i stand til manuelt at sende dine kontaktoplysninger første halvdel Remotive tusindvis af abonnenter i en standard brev-mail.
3. Brug offline adgang
Et andet trick, som vi har lært fra Dyutelya: hvordan man fortsætte med at arbejde med Gmail, uden at have adgang til internettet.
Måske nogen af jer kan lide at afbryde forbindelsen andre til enhver tid for at hellige sig kreative opgaver. Men i de fleste tilfælde uden mappen "Indbakke", hvor man for eksempel sluppet af kommissoriet, kan simpelthen ikke gøre. Hvordan kan det være?
For alle togrejser, tilfælde med betalt eller begrænset adgang til Wi-Fi-netværk og andre uforudsete omstændigheder, kan du bruge "offline». Det giver dig mulighed for at læse, besvare, søge og arkivere e-mails uden adgang til internettet.
Det er virkelig meget belejligt, da denne funktion kan du arbejde ikke kun med posten, men også c Google Drev og Google Dokumenter.
4. Du har ikke tid? Sæt på pause
Til tider er indgående beskeder ligefrem falde ned ind i feltet ene efter den anden, irriterende og distraherende fra arbejdet, som vi er fokuserede. En, to, fire, ti nye breve... Og pludselig vigtigt der noget?
Den bedste løsning på dette problem, i henhold til Dyutelya viste sig at funktionen "pause indgående»(Indbakke Pause). Betydningen af denne funktion er meget enkel: holde pause i strømmen af indgående post, hvis gør noget vigtigt, og når befriet byrden af pleje og Pestryaev arrangementskalender, gå tilbage til dem, hvis de kom ind i samme sekund ved at gå til fanen siden mail.
5. Afmeld uønskede postlister
Så det viser sig, at det er vanskeligt helt at slippe af med at få alle mulige forsendelser til dit arbejde e-mail. Hvordan at slippe af med dem, du ikke er interesseret?
Udforsk Unroll.me - et værktøj, der hjælper dig med at organisere distributionen godt i løbet af få minutter. Når du tilmelder dig tjenesten ved at åbne postliste, som du abonnerer på. Så afmelde unødvendig.
6. Turn-trins bekræftelse
Det synes, Gmail kender os næsten alt: med hvem vi kommunikerer, er, hvad billeder søger at finde hvad der er gemt i "Documents". Vi kan sige, at dette er en mission kontrolcenter og den vigtigste kommando hovedkvarter - alle links er her, ligesom vejene i Rom. Det betyder, at sikkerheden skal tage sig af først.
Den bedste måde at klare denne opgave totrinsbekræftelse funktion. "To-", fordi at beskytte dine oplysninger behov ikke kun din adgangskode fra postkassen, men også en unik kode, som du gør hver gang du forsøger at få adgang til postkassen vil modtage fra en mobil applikation eller SMS-beskeder.
Og mere Rudolph rådgiver til at være opmærksom på tjenesten 1Password.
Mange andre populære tjenester, såsom Dropbox, Facebook og Twitter, som to-trins-godkendelse for at få adgang.
Af den måde, dine data er vigtigt at sikre, at din Gmail-konto ikke har været brugt på flere enheder, såsom to computere på samme tid.
7. Brug informativ varsel
I mange budbringere bruges flere statusmeddelelser: "Sendt", "Leveret", "Læs". Nogle steder, såsom Facebook, at henvise til disse meddelelser er brugte ikoner.
For Gmail-tjeneste er der en lignende løsning - Sidekick. Dette er en god ansøgning for dem, der søger arbejde, eller en person, hvis aktiviteter er forbundet med salget: meget praktisk at opnå status som dine sendte beskeder.
Nu hvor du ved om sikkerheden og økonomien i arbejdstiden, når du bruger Gmail lidt mere. Forhåbentlig tips de oplevede professionel vil hjælpe dig til at blive mere produktive.
Kender du nogen hemmeligheder om, hvilke sagde Rudolph? Fortæl os i kommentarerne til denne artikel!