Hvordan til at organisere din arbejdsplads og tid på kontoret
Arbejde Og Studere / / December 25, 2019
D. CarnegieAlt starter fra arbejdspladsen.
Arbejdet begynder fra arbejdspladsen og hans organisation. Selvfølgelig er der undtagelser i form af kreative og unikke personligheder, for hvem spørgsmålet er ikke så vigtigt. Men selv de har deres eget system for kreativ lidelse, selv om de ikke anerkender. De fleste mennesker arbejder for regelmæssige tabeller i den konventionelle kontorlokaler, og følgende tips er beregnet til dem.
desktop
Korrekt arbejdsmiljø sætter sindet på rette rytme. Du behøver ikke holde dit hus en rod, og du ved, hvor det er. Ligeledes på arbejdspladsen: alt skal være på deres pladserOg noget ekstra, der kunne distrahere fra den vigtigste opgave.
Hvordan det hele startede, da kun komme til arbejde? Med et skrivebord. Og der er som regel bunker af papirer spredt papirvarer, krus, nogle ubrugelige suvenirka og støv på computeren. Og hvad er den indre tilstand af sådanne job? Fremstår usamlet. Du er så, selvfølgelig, vil ikke blive betragtet, men det underbevidste har allerede besluttet alt. Hvad med virkeligheden, sådan som dig. En bevidsthed om denne idé har samlet op, og din ånd er allerede nej.
Konstant holde dit skrivebord i orden. Start dagen med en serviet støv, kan regulere lyset, gøre et notat af nyttige oplysninger om de klistermærker, vaske din kop kaffe, fylde din kalender - sæt dig selv en arbejdsgruppe humør. Disse enkle trin vil give energi til det efterfølgende arbejde.
Den ideelle arbejdsplads - et værktøj til arbejde, komfortabel belysning, nødvendige papirvarer og enkle møbler for medarbejderen.
Sådan arbejde: stående eller siddende? Du bestemmer. Jeg tror, at sidde bedre, men sørg for at tage en pause: gåtur, gør lille træning, Indånde frisk luft, til at stige til 2-3 etager ovenpå. Min driftsform: 45 minutter - en opgave uden afbrydelse, den 15-minutters pause, så 1:00 til kontinuerlig drift og 15 minutters hvile. Så byggede arbejdsdag.
Glem ikke om dit eget skab eller arkivet, fordi hver medarbejder er altid akkumuleres sin egen personlige fil eller papir fil. Også i et skab til at gemme personlige ting, der ikke ønsker at skilte med. Hver hylde og skab skal opfylde deres funktion og ikke overlapper med andre elementer. Så det vil være lettere at arbejde med dokumenter og diverse tilbehør.
elektronisk styring dokument
make sikkerhedskopier deres udvikling, dokumenter, projekter, service information lagret på computeren og sende dem til firmaets server, eller skyen.
Hvor meget indsats og nerver folk tilbringer på grund af mistede oplysninger! Computer styrtede ned, hang, nogen uheld slettet vigtige data. Må ikke gentage deres fejl og tage sikkerhedskopier. Lad ikke omstændigheder kontrollere dig og dit arbejde.
Må ikke installeres unødvendige programmer, de fleste af de nødvendige operationer udføres i standard softwarepakker. Hvis du er flydende i et bestemt værktøj til jobbet, bede om vejledning eller IT-afdelingen af sin installation, der giver grund til dets effektive arbejde i det.
En anden simpel tip: prøv at holde sig til sin elektroniske plads til noget man. Hvis du nyde de tjenester af "Yandex", vælge dem, hvis Google-tjenester - arbejde med dem. Du ved alle de styrker og svagheder ved de værktøjer, og vil også være i stand til hurtigt at konfigurere dit system til en ny placering. Ikke altid et løb for friske programmer berettiget.
På arbejdsstationen, skal du oprette din personlige simpel elektronisk hierarki. Du bør så hurtigt som muligt at finde alle dine gamle dokument. Dette er især vigtigt, når du er forpligtet til straks at beslutte noget, og du glemmer, hvor disse oplysninger er gemt.
Alle de vigtigste dokumenter scannes. Mange arbejdere konflikter mellem divisioner opstå på grund af nogle tabte vigtige papirer.
planlægning
Har du bemærket, at arbejdet til tider bliver til grød: en masse opgaver, samtaler, møder, kontrol papirer. Og du er i den stejle uendelige. Det synes at arbejde, men det kan næppe kaldes arbejde. Bag det hele ikke kan se det samlede billede af, hvad der sker, og det er et af problemerne med moderne performance: handlinger har resultater, også, men de er ikke særlig synlige i rutinen.
Til dette ikke var, det skal være opgave planen og aktiviteter for dag, uge eller endda en måned.
Fleste anvendelser notesbøger eller dagbøger. Ja, det er godt, men papiret - "RAM", er hele omsætningen gemt i det, men de grundlæggende oplysninger går tabt i den overflod af sider. Notebook eller dagbog - det er en arkaisk måde planlægning. I dagbogen kan du ikke se hele billedet af begivenhederne, ikke at indse, når det er bedre at gøre én ting, men når den anden, og vil også være i stand til at gå glip af noget vigtig begivenhed. Der er ingen måde at trække de nødvendige data og foretage en omfattende analyse. Forestil dig, hvor meget for at bladre siderne til at matche de oplysninger, du har brug for.
Nu er der mange applikationer og online-tjenester for tilrettelæggelsen af deres arbejdstid. Tro mig, det skal løses, hvis du ønsker at være produktiv uanset situationen og stemningen. Til-do-liste i dag - det er alt for effektive opgaver og tidsstyring.
Jeg bruger systemet i forbindelse med planlægningen miljø Outlook Gleb Archangel. Hvad jeg kan lide ved hende: enkelhed og effektivitet af værktøjet, velkendte ansøgning, en kalender der kombinerer, opgaver og e-mail i en enkelt for information, integration med kontorprogrammer. Dette planlægningssystem kan træne enhver medarbejder for en kort tid.
Her er nogle tips til tilrettelæggelsen af arbejdstiden:
- Planlæg fleksibel i forbindelse snarere end en hårdt bundet på det tidspunkt.
- Lær at forstå, at den vigtigste og hvad der ikke er.
- Det er nemt at skille sig af med mindre gøremål.
- Sætter pris på kvalitet udført tid, i stedet for at tage sig tid selv.
- Sig til dig selv og andre "nej", når du har brug for det.
- Start dagen med vanskelige og ubehagelige opgaver.
- Hvornår har du tænkt dig at arbejdsopgaver og projekter, sætte dem frister.
Kraftig psykologisk teknik - bortfalder, eller færdige opgave sat foran det en skovflåt. Dette vil give dig en ekstra intern energi til at opnå store resultater. Du vil se, at alt ikke er forgæves.
Arbejde med e-mail
Sådan organisere arbejdet med e-mail?
For det første er det nødvendigt at indstille tiden til arbejdet med det at reducere antallet af afbrydelser. Dette gøres bedst i morgentimerne, når opgaverne begynder at form og om eftermiddagen, når det er nødvendigt at kontrollere, hvordan det går.
For det andet tvetydigheden af brevet er det ikke nødvendigt at reagere med det samme. Du er nødt til at tænke tingene igennem: behandling, bygge respons, for mere information. Prøv at gøre det, at subjektivitet er så lille som muligt. Glem alt om en hurtig reaktion, alle vant til at gøre i sociale netværk.
For det tredje, skal du ikke overbelaste teksten til en skrivelse af oplysninger, der er forståeligt kun til afsenderen. Prøv at svare kort og kortfattet, vejer hvert ord. I denne digitale tidsalder, er det meget vigtigt: ingen ønsker at vade gennem en unik konklusioner.
Og endelig, så glem ikke om etikette: adresse til modtageren, skrivemåde, oplysninger om sagen, kontaktoplysninger. Lær at udarbejde breve, analyse af, hvad der er skrevet, og reglerne for behandling.
ekstra instrument
Hvad andet med til at gøre arbejdet mere effektivt, så det er whiteboard. Et uundværligt værktøj, især når afdelingen kommer brainstorm eller løsninger på alvorlige problemer med mellemtrin.
I mine faglige aktiviteter af bestyrelsen var fast inventar på arbejdsmiljøet. Det er nyttigt fra synspunktet om at spare papir. Du vil ikke tro, hvor meget der er brugt på forklaring ark deres ideer og løsninger.
Gennem visuel tænkning (det er på alle) mennesker i fællesskab kan trække på tavlen, forklarer deres tanker og tilbyde den bedste løsning på problemet. Alle kan se alt og forstå.
Jeg vil tilføje, at mit arbejde musik hjælper. Det har en positiv effekt på min præstation, især når du er nødt til at arbejde med monotone opgaver på computeren eller at registrere et stort sæt af dokumenter. Og generelt er godt at starte morgenen med en positiv musik. Men ikke omfatter det hele, så husk: du er ikke alene, vil nogen kun forstyrre musikken.
Og hvilke yderligere værktøjer, du bruger i dit arbejde?