10 regler for anstændighed, når der beskæftiger sig med e-mail
Arbejde Og Studere / / December 25, 2019
nye site EMAIL CHARTER aktier med os ti regler, der kan stadig spare tid for alle brugere, når der arbejdes med e-mail, som er flere og flere drukner os og fanger al den fritid. Og alt afhænger ikke kun af det antal beskeder, du falder. Ofte er problemet, at folk simpelthen ikke gøre de enkle ting, der kan spare timer og år af livet for mennesker med hvem du arbejder.
© foto
Så mindre end 10 point / tips denne Charter.
1. Respekter modtagerens tid
Det er en grundlæggende regel. Som afsender, bør du overveje, hvordan man kan minimere behandlingen af Deres brev. Selvom du bliver nødt til at bruge mere tid på hans forfatterskab.
2. Kort sagt - betyder ikke uhøflig
Gør svarene på bogstaverne klart, men ikke gør grafomanstvo Læs vil ikke arbejde, og du vil sandsynligvis ikke kun din modtager.
3. klarlægge
Start med emnet for meddelelsen, og, hvis det er muligt, tilføjer en status-tag. [Info], [Action], [ikke haste] [Dokumenter]... Hvis brevet er mere end fem sætninger, udvide indholdet af brevet uden vanskelige sving. Undgå mærkelige skrifttyper eller farver.
4. Spørg simple spørgsmål
Det anses for dårlige manerer at indsætte fire stykker i tekst fra en tidligere korrespondance, og spørgsmålet "Hvem har nogen tanker?" Så ofte, tro mig. Det spørgsmål er bedre efter at have læst dit cv og et begrænset antal svar. For eksempel:
Jeg har sendt dig en kontrakt. Når du er i stand til tegn:
a) i morgen;
b) denne uge;
c) kræver godkendelse.
Så du udelukker de ofte langvarige drøftelser, som kan være forårsaget fordi en ikke andet at gøre.
5. Omhyggelig med CC:
Tilføj ikke en kopi af bogstaverne i en flok mennesker bare i tilfælde. Dette vil øge responstiden, spise en masse tid og kan ofte gøre spørgsmålet uløselige. alle husker legendariske korrespondance Ansatte i en bank?
6. Træk ikke al korrespondance hale
Mange langvarige korrespondance og vokse store haler af tidligere breve. Træk ikke dem. Forestil Dem, at for at være den nyankomne i SS kollega eller partner. Det er bedre at lade 3-4 sidste svar og parafrase med dine egne ord den sidste aftale.
7. Kæmp med billeder
Brug ikke grafikobjekter i billedteksten, som viser nogle programmer som vedhæftede filer. Hver gang du foretager check, der er nyt vedhæftet fil. Og ikke sætte tekst oplysninger i en fil, hvis det er muligt at indsætte tekst i brevet.
8. I forbindelse med vedtagelsen af koder eller EOM NNTR
Tilføjelse til emnet for meddelelsen symboler EOM (= Slut på meddelelse), du siger, at forhandlingen er afsluttet. En NNTR (= Ingen grund til at reagere) - at svaret er ikke nødvendigvis. Dette sparer modtageren og din tid, og du får ikke et andet brev med et spørgsmål som: "Så, som du har brug for mig til?"
9. limit responser
Du er ikke forpligtet til at følge op på brevet. Især hvis den ikke er direkte henvendt til dig, men du står kun CC. Undlad at skrive noget i retning af "Tak for de råd", "Tak for hjælpen" eller "Åh, seje" Dette er ikke en rigtig kommunikation og her reglerne, hvoraf den vigtigste er -! Sparer tid med hinanden.
10. Deaktiverer!
Vi er alle enige om at bruge mindre tid på e-mail, vi alle ønsker at modtage færre e-mails. Prøv at bestille en halv dag og bringe det til kollegerne, at du ikke bliver nødt til at e-mail. Eller gøre det til en regel at tilbringe weekenden uden e-mail. Og lad din telefonsvarer i weekenden et link til dette indlæg.
Skriv i charter kan være her.