Sådan organisere en kølig begivenhed på deres egne

Jeg ønsker at afholde et arrangement selv. Hvor skal man begynde?

Tænk over tanken om begivenheden. Det bør ikke være en abstrakt idé, men en meget konkret mål. Klart besvare tre spørgsmål:

Hvad jeg vil organisere?

Så du definere formatet af begivenheden. Det kan være en fest, festival, Lecture eller film screening. Tænk, for hvad publikum gør du det, og hvor mange mennesker, du ønsker at tiltrække.

Hvor er den begivenhed?

Baseret på størrelsen, beslutte, hvad du har brug for et sted. For eksempel et lukket rum til 200 personer, et auditorium til 500 personer og udendørs område til 70 personer.

Når begivenheden vil finde sted?

Vælg præcis dato på forhånd at have tid til at gøre alt til tiden. En lille begivenhed for 100 personer kan fremstilles for måneden, og musikfestival 1000 mennesker - ikke mindre end seks måneder. Jo før du beslutter dig for, jo lettere vil det være at finde et sted.

Færdig idé ville være: "Jeg ønsker at gøre en

techno party på stranden den 31. august til ære for den sidste dag i sommer. Til festen skal være mindst 200 mennesker og to gæst DJ. "

Jeg kan gøre alt ved dig selv?

Næppe. Mange sager, og i dag kun 24 timer. Derfor, for at samle ligesindede hold bedre, mellem hvilke du opdele alle opgaverne. Tja, hvis plakaterne vil trække designeren, at fremme projektet - en erfaren SMM-specialist, og oprette udstyr - zvukach.

Vær ikke bange for at uddelegere nogle af de opgaver til andre. Den vigtigste ting, at de var interesserede i resultatet, og de kunne stole på. Du alvorligt gøre dit liv lettere ved at tildele producenten af ​​begivenheden. Hans opgave - at løse alle spørgsmål og tvister, overvåge et team og tage ansvar for, hvad der sker.

Hvis du ikke ved, hvor de skal lede efter de rigtige mennesker til at hjælpe online-tjenester:

• EventCatalog.ru - største database over steder og entreprenører.
• theGIFTED - Instant søgning af arbejdere og interessante karakterer.
• YouDo - søger efter frivillige eller medarbejdere til et mindre gebyr.

Holdet er, hvad de skal gøre næste?

Lav en liste over alle tilfælde. Du vil helt sikkert nødt til at overveje begrebet begivenheden, definere budgettet, finde og forberede det rum, invitere musikere til at leje udstyr til at gøre bannere, organisere catering (mad levering og udbud og drikkevarer). Du må ikke stoppe, før den ud for hvert element ikke vil blive kontrolleret.

Få sammen som et hold, diskutere handlingsplanen og tildele ansvar. Alle har brug for at forstå, hvad han siger. For alle opgaver sæt deadline.

brug Trello eller "Google Regneark"At arbejde med opgaverne. Praktisk, når der er adgang til dokumentet i hele holdet.

Sørg for at skrive ned alt det nye nummer til dine kontakter. Bedre til at gøre det på en "Imya_Dolzhnost_Data begivenhed." For eksempel, "Vlad Fotograf 15.07." Så vil du ikke blive forvirret.

Jeg er bange for at glemme noget. Kan jeg have en ru plan?

Muligt. Standard plan er som følger:

1. Arranger møder med frivillige, teams og sponsorer.
2. Forbered billetter, hotel og transport til de inviterede gæster.
3. Bestil design og udskrive foldere, plakater, mærkevarer T-shirts og alt andet du har brug for på forhånd at male og udskrive.
4. Lease og forberede sitet. Tænk over steder for besøgende, personale, udstyr og parkering. Harmonisere listerne fra gæster og arrangører fra lodsejere.
5. Ordinere timingen af ​​begivenheden - at på et tidspunkt vil forekomme. Du skal kende det nøjagtige øjeblik, når maden serveres, og når bly.
6. Lej udstyr. Sættet på mindst: laptop, højtalere, mixer, to mikrofoner, en skærm og en projektor. Ved store arrangementer er nyttig til at kommunikere med radioen team med et headset.
7. At forhandle med fotografen og fotograf. Ordinere kommissoriet, at blive enige om vilkårene og underskrive en kontrakt.
8. Leje personale: sikkerhed, garderobe, tjenere, rengøringsservice. Antallet af mennesker afhængige af begivenheden. Det er muligt, at du ikke får brug for ekstra personale eller frivillige kan findes.
9. Find lederen. Dette er vigtigt. Fra det vil afhænge af stemningen af ​​gæsterne og den generelle stemning af begivenheden.
10. Tænk igennem logistikken i, hvordan man kan levere det folk, udstyr og mad til stedet for begivenheden og ryg.

Abnormitet - normen snarere end undtagelsen. Giv en plan B for hvert punkt: hvad man skal gøre, hvis du pludselig give op i retten? Og hvis der er problemer med lyden? Og hvis det begynder at regne?

Jeg er ikke sikker på jeg kan finde penge til projektet. Hvad er mine muligheder?

Først beregner den omtrentlige budget for arrangementet og gøre et budget. Tag hensyn til alle udgifter: Lokaler, udstyr, inviterede gæster, reklame, trykning, logistik, catering, hold. For eksempel omfatter udgifter til de inviterede gæster billetsystemer, indkvartering, måltider, overførsler og gebyrer. Udgifter til kommando: betale telefonregninger, mad, købe rekvisitter.

Når du forstår præcis, hvor meget du har brug for, begynde at indsamle penge. Hvor man kan finde dem - det afhænger af formatet af begivenheden.

Hvis du arrangerer noget socialt signifikant (festival for graffiti, populærvidenskabelige foredrag for skolebørn), kan du søge om et tilskud til at starte fundraising til Planeta.ru eller tiltrække frivillige.

Hvis du laver en kommerciel begivenhed - kig efter en sponsor interesseret i PR. Lav en smuk præsentation og klart beskrive hvad gavn sponsor vil komme til at deltage i dit projekt, og hvad der kræves af ham. Bare vær ærlig og ikke lover, hvad der ikke gør. Du vil have en bedre chance for succes, hvis målgruppen af ​​dit arrangement til at falde sammen med målgruppen af ​​den arrangerende selskab.

Hvis du organisere et bryllup bedste ven - connect venner og bekendte. De kan give dig et passende sted, teknologi og kørsel.

En god måde at reducere budgettet for kommercielle aktiviteter - til forhandle med entreprenører og arbejde på en byttehandel grundlag. Dyreste entreprenører - catering og alkoholiske bar. Sæt dine betingelser, foreskriver klart mandat og tøv ikke med at bede om en rabat.

Hvad man skal kigge efter, at alt var på højden?

Vigtigt alle detaljer, selv antallet af toiletter og tilstedeværelse veloparkovki. Men der er fem hovedelementer, der bestemmer udfaldet af enhver begivenhed:

• Light. Godt lys - det er, når scenen ses tydeligt, rampelyset er ikke blind, og gæsterne vil ikke falde grimme skygger.
• Lyd. Tjek den teknik et par gange, justere mikrofonen og en aftale med ejeren af ​​rummet støj regler på sitet.
• Renhed. Ingen skrald, snavsede gulve og afstemte toiletter.
• Sikkerhed. Lær evakueringsplan og adfærd træning for hold og frivillige. Alle bør vide, hvor nødudgange, brandslukkere og førstehjælpskasse.
• Temperatur. Ingen bør ikke være for varmt eller for koldt - det er nødvendigt at kontrollere luftcirkulation og servicering balsam. Behagelig temperatur indendørs i den varme årstid - 23-25 ​​° C, i kulden - 22-24 ° C. Hvis du bruger en musikfestival, bør temperaturen være lavere (20-22 ° C), fordi efter dansen scene overhovedet vil helt sikkert være varm.

Hvem har brug for at være en koordineret indsats for at undgå at blive smidt ud af politiet?

Du skal forberede to anmeldelser: administrationen af ​​byen og til politiet afdeling (hvis begivenheden er mindre end 2 000 personer). De kan sendes med post eller kurer, to kopier af hvert organ. Hvis du planlægger en begivenhed, som vil være mere end 2 000 mennesker, skal du desuden sende en meddelelse til regeringen i regionen og det regionale politi afdeling.

Meddelelsen er skrevet i fri form: Det er nødvendigt at præcisere, at du ønsker at anvende, hvilket navn og formålet med arrangementet, hvor og hvornår det vil finde sted, hvor meget der forventes af deltagerne, der arrangørerne. Eksempler opdateringer søge på internettet.

At indgå kontrakter med alle entreprenører, der leverer dig den teknik, catering eller giver leje plads. Forhandle tydeligt alle detaljer, og sørg for, at de er enige. For eksempel, hvis det er aftalt, at den endelige rengøring af lokalerne af ejeren, skal elementet være i kontrakten.

Hvordan at annoncere begivenheden til omkring det så mange mennesker som muligt?

Giv det et navn og et logo. Lad designeren vil trække plakater og udvikle en corporate identitet. Lav en simpel hjemmeside med information om arrangementet - for eksempel, Tilda.

Send en pressemeddelelse med information om arrangementet, hvad, hvornår og hvor du tilbringer, WHO arrangørerne, samarbejdspartnere og interessenter. Prøv at renter journalister. Må ikke skrive alt for tør og indsende pressemeddelelser til specialiserede medier - dem, der har den samme målgruppe, samt på dit arrangement. Kontakt redaktionen på de fleste steder kan findes i det offentlige rum.

Glem ikke om at fremme i sociale netværk. Opret en aftale i Facebook, «VKontakte", og siden begivenhederne i Instagram. Kør målrettet annoncering og viser konfigureret rigtigt: det skal kun vise din målgruppe til reklame budget ikke gå til spilde. Spørg de store bysamfund og bloggere til at tale om din begivenhed på deres sider. Hvis du ikke er god til SMM, læse blog "Netologii" - der er mange nyttige materiale om forfremmelse i sociale netværk.

Alt er klar. Noget andet skal du give?

Være fuldt forberedt. På arrangøren bør altid være belastet med telefon og internetforbindelse, batterioplader, laptop udskiftning, forlængerkabel, HDMI-adaptere for alle mulige konnektorer, klistermærker, tape, flere lightere, papirvarer kniv, tape og smertestillende i tilfælde smerte hoved.