7 tip til at hjælpe iværksættere med at overleve
Tips Produktivitet / / January 02, 2021
1. Opdel arbejdet i separate faser
Forretningsprocesser er kontinuerlige, regelmæssige og engangs, store og forholdsvis korte. Men nogen af dem kan opdeles i faser eller gentagelser.
Hvilken der afhænger nøjagtigt af din virksomheds detaljer. Den mest universelle tilgang kan se sådan ud: "Forberedelse" - "Udførelse" - "Overvågningsresultater" - "Feedback". Du kan medtage et "udsat" trin i denne kæde, og det er helt fint. Det vigtigste er at præsentere det komplette billede og ikke at glemme aftaler og løfter.
Projektledelsesteknikker hjælper med effektiv planlægning. For små hold og små virksomheder er fleksible metoder praktiske (den samme Agile). Nogle af disse fungerer muligvis for dig:
- Scrum Er en af de mest populære udførelsesformer for Agile-principper. Alle opgaver samles i efterslæbet, arbejdet med projektet er opdelt i sprints, hvoraf hver vælges en mulig mængde opgaver under hensyntagen til kompleksiteten. Resultatet af hver sprint er et brugbart produkt, der forbedres igen og igen.
- Kanban er et interaktivt kort over beskæftigelse. Det kan være sammensat for mig selv eller for et lille hold. Brug for et bræt og klistermærker. Tavlen er opdelt i tre kolonner, der angiver de vigtigste faser: "At gøre", "At gøre" (at gøre), "udført" (udført). Du kan også tilføje kolonner til ikke-hastende eller ikke-hastende opgaver. Hver del af tavlen skal udfyldes med klistermærker, der migrerer fra kolonne til kolonne, mens du arbejder.
- Six sigma (6 sigma) er en teknik, hvor et projekt er opdelt i faser. Hvert trin er igen opdelt i fem trin: definition, måling, forskning, udvikling og kontrol. Metoden fungerer godt i softwareudvikling og fremstilling af enhver skala: fra skræddersy til at lave smykker til ordre.
2. Sæt prioriteter og klare deadlines
At løse opgaver, som de kommer, er ikke altid effektivt og rentabelt. Desuden vises nye opgaver konstant - og nogle gange ganske pludseligt.
Det er umuligt at forstå immensen, selvom du arbejder døgnet rundt og fuldt ud helliggør dig til dit yndlingsværk. På den anden side er der altid fristelsen til at gøre hvad du vil og skubbe resten til et langt hjørne.
Den vigtigste ressource i din virksomhed er dig selv. Og denne ressource er ikke uendelig. At vide dette hjælper dig med at prioritere og ærligt sætte hårde deadlines. Husk, at forretning "for sjælen" er en luksus. Og hvis dit mål er resultat og fordel, så skal de sættes i første omgang og ikke fornøjelse.
Tilføjede opgaver sorteres automatisk. Som et resultat kan du se, hvad der skal gøres i dag, i morgen og senere, samt hvilke opgaver der allerede er forsinket. Sorter sager efter dato eller efter rækkefølgen, de blev tilføjet, og søg efter dem, du har brug for, med ord fra beskrivelsen.
Og hvis du forbinder opgaver til kunder og produktkort, får du ikke kun et sæt elektroniske klistermærker, men et praktisk og forståeligt interaktivt system.
Prøv Workzen
3. Lav en opgaveliste
Mange handlinger gentages regelmæssigt. Dette, for eksempel bestilling og modtagelse af varer, forberedelse af en butik til åbning, lagerbeholdning, beregning af lønninger, opfordrer klienten til at fortælle, hvordan arbejdet skrider frem. En dag begynder det hele at tage for meget tid.
Ofte er der simpelthen ikke tid til nogle opgaver, der ikke synes at være af højeste prioritet. Der er ikke tid til at adskille dokumenter eller opdatere software, tælle beholdninger eller finde nye leverandører. Ting som dette hoper sig op og forbruger din tid, penge og nerver.
Der er en udvej: bare sæt alt i orden. Det lyder enklere, end det faktisk er, men det kan gøres på en aften. Lav en opgaveliste på en planlægger eller kalender, og skriv ud for hver opgave, hvor ofte det skal gøres, og hvor lang tid det tager.
Og planlægningsprocessen kan optimeres ved at digitalisere den. Dette er hvor kanban-tavlen kommer til nytte igen, og du kan endda gøre det i Google Sheets. I kolonnen Opgaver skal du arrangere opgaver i faldende rækkefølge af betydning med datoer eller oprette en liste for hver dag på separate ark. Dette hjælper med at fordele arbejdsbyrden jævnt eller planlægge opgaver for dage, hvor der er mindre andet arbejde.
Med en sådan tabel vil du altid være opmærksom på, hvor mange rutineopgaver der allerede er gennemført, og hvad din download er lige nu. Selvom du ikke er på arbejde, kan du altid åbne opgavekortet fra din telefon.
4. Delegeret
Du er den eneste forretningsleder, hvilket betyder, at din tid er uvurderlig. Der er opgaver, som kun du kan udføre. Men der er ikke så mange af dem, resten kan og bør delegeres. Selvom du teknisk kan reparere computeren selv, vaske gulvene eller tage ordrer, vil det koste din virksomhed for meget.
Det bliver lettere, hvis du ved nøjagtigt, hvor meget du koster i timen. For eksempel er din månedlige nettofortjeneste 100.000 rubler. For nemheds skyld kan vi forestille os, at der er 20 arbejdsdage i 8 timer om en måned. Dette betyder, at du tjener 625 rubler i timen. Sammenlign nu dette beløb med omkostningerne ved arbejdet for rengøringsmidlet, kureren og andre specialister, der kunne få overdraget nogle spørgsmål.
Opgaver, der absolut er værd at uddelegere:
- arbejdskrævende og ikke bringer glæde
- kræver krævende kraft
- monotont og rutinemæssigt.
Hvad der præcist kan delegeres:
- vedligeholdelse af udstyr;
- levering, forsendelse, emballering;
- bogføring;
- juridisk støtte
- engangsopgaver, der sandsynligvis ikke gentages.
Hvilket er bedre ikke at delegere:
- træffe vigtige forretningsbeslutninger
- strategisk planlægning;
- kontrol med gennemførelsen af vigtige faser
- ansættelse.
Den endelige beslutning er selvfølgelig altid din. Meget afhænger af virksomhedens detaljer.
5. Forenkle kundekommunikation
Dine kunder er dine arbejdsgivere. Men ofte skal du bruge for meget tid på dem.
Dette sker af to grunde:
- Du giver oprindeligt for lidt information eller kan ikke straks besvare alle klientens spørgsmål.
- Du har oplysninger om kunder i tre forskellige budbringere, noter på en smartphone, en notesbog og en stak visitkort.
For at få færre af de samme spørgsmål skal du opdatere dit websted og sociale netværk, fortælle os mere om dine produkter og tjenester, tilføje fotos og videoer. Opret også en feedbackformular for at gøre dig klar til samtalen med klienten.
Avanceret niveau: Bestil en chat bot. Han vil være i stand til automatisk at svare på beskeder i instant messengers.
Kundeoplysninger kan linkes til opgaver og ordrer. Således vil du altid være fuldt bevæbnet: i Workzen er det let at finde data om mennesker, priser og deadlines og varer og dokumenter.
6. Analyser dit arbejde
Virksomhedens effektivitet er ikke konstant. Nogle gange overgår vi vores egne forventninger, nogle gange tager vi fejl. For at tage et skridt fremad er det værd at gå tilbage og analysere, hvad der er blevet gjort, og hvad der ikke har gjort.
Selvom du arbejder for dig selv, og ingen kræver KPI'er fra dig, skal du sætte klare mål og opnå bestemte resultater. Hvis virkeligheden ikke faldt sammen med forventningerne, skal du stoppe og forstå, hvad der gik galt.
Ofte falder forretningspræstationen uden din skyld. Varerne blev for eksempel ikke leveret til tiden, din partner blev syg, og der var færre kunder i løbet af ferien. Dette er ikke dine fejl, men næste gang kan du minimere risikoen for gentagelse. Find for eksempel flere leverandører, forbind en outsourcingvirksomhed, bestil reklame i sociale netværk på forhånd.
Det vigtigste er ikke at brænde ud og ikke blive skuffet over en virksomhed, der er begyndt at falde. Alt i dine hænder. Træk konklusioner, skriv tusind oplevelsespoint ned og gå videre.
7. Planlæg din ferie
Hvil er ekstremt vigtigt, især når du arbejder for dig selv. Hvis du hengiver dig til det, du elsker 24/7, varer dine ressourcer ikke længe.
Bedre ikke risikere. Planlæg din ferie på forhånd, tag en weekend, lad dig kun blive distraheret af arbejde på ferie, hvis der er en alvorlig force majeure.
Hvad hvis du skal arbejde, mens andre hviler? Du har det bedre. Lav onsdage og torsdage personlige frihedsdage, og spar på rejser i lavsæsonen. Forsøg ikke at arbejde, når indtægterne sandsynligvis ikke dækker omkostningerne. Bedre at hvile og opbygge din styrke til at ramme jackpotten i højsæsonen.
Når alt kommer til alt er dit mål forretning til fortjeneste, ikke af hensyn til selve virksomheden. Og for at opnå dette er du nødt til at planlægge arbejdsprocesser korrekt, gradvist optimere og forbedre din forretning, så du til sidst får god og meget hvile.