20 effektive teknikker til tidsstyring
Produktivitet / / January 06, 2021
1. Regel 1-3-5
Dine arbejdstimer om dagen er begrænsede, og 1-3-5-reglen giver dig mulighed for at bruge det mest klogt. Dets essens er som følger: på en dag kan du kun udføre en stor opgave, tre mellemstore og fem små. Der er ni tilfælde i alt, hverken mere eller mindre. Reglen vil hjælpe med gradvist at rydde murbrokkerne, være i tide og ikke overarbejde.
2. Reglen om tre
For dem, der ikke er i overensstemmelse med tal eller ikke kan gøre ni ting om dagen, siger Chris Bailey, forfatter afMit produktive år", opfundet regel på tre. Det hedder, at det at gøre de tre vigtigste ting hver dag er nok til at være produktiv.
I stedet for at sprede din energi og opmærksomhed over et par dusin genstande på en tjekliste, skal du bare vælge de tre vigtigste opgaver for dagen og fokusere på dem. Vælg tre flere den næste dag og så videre. Dette holder dig fokuseret. Den samme regel kan anvendes til at indstille mål for ugen, måneden eller året.
3. Metode 10 minutter
Har du en opgave, som du
ikke ønsker at starte? Sig til dig selv: "Jeg vil kun gøre dette i 10 minutter, og så vil jeg hvile mig." Mest sandsynligt vil du i løbet af denne tid blive trukket ind i arbejde og ikke længere være i stand til at stoppe.4. Pomodoro
Dette system opfundet af Francesco Cirillo for at gøre det lettere at forberede sig til eksamen. Det hjælper med at fokusere mennesker, der let distraheres. Det er også en god måde at kontrollere, hvor meget tid du bruger på et bestemt job.
Sådan fungerer Pomodoro: du tager en timer og indstiller den til 25 minutter. Derefter skal du fokusere på dit arbejde. Når de 25 minutter er gået, hviler du i 5 minutter og gentager derefter igen. Efter fire cyklusser får du en stor pause på en halv time.
5. Metode 90/30
Metode 90/30 brugt af forfatteren og bloggeren Tony Schwartz, Buffer medstifter Leo Widrich, litteraturkritiker Benjamin Che Kai Wai og iværksætter Thomas Oppong.
Dets essens er som følger: du arbejder hårdt i 90 minutter, hviler derefter i en halv time og gentager derefter cyklussen. På samme tid bruger du de første 90 minutter til den vigtigste opgave, du skal udføre på dagen, og afsætter følgende segmenter til mindre vigtige forhold.
Ifølge forskningDen fortryllede søvnverden fra Yale-specialist Peretz Lafee er 90 minutter det optimale tidspunkt, hvor en person effektivt kan fokusere på en opgave. Og en halv time er nok til en komplet hvile, hvilket bekræftes af forskningSøvn og vågenhed neurofysiolog Nathan Kleitman.
6. Metode 52/17
Dette er en privat version af den tidligere metode. Det er ikke anderledes undtagen i tal: du arbejder 52 minutter og hviler derefter i 17 minutter. Ifølge eksperimentReglen om 52 og 17: Det er tilfældigt, men det øger din produktivitetudført af The Muse-rekrutteringsservice ved hjælp af DeskTime-appen, hjælper disse tidsrum dig med at forblive produktiv og undgå overarbejde. Brug derfor metoden 52/17, hvis du føler, at du ikke er stærk nok til at arbejde 90 minutter i træk.
7. Spiser frøer
Metode opfundetSpis den frø: Brian Tracy forklarer sandheden om frøer motiverende taler og forfatter af bøger om selvudvikling Brian Tracy. Han kalder "frøer" ubehagelige og vanskelige opgaver, som du skal udføre på trods af din uvillighed. Gør en ting lige fra starten af dagen - spis frøen. Og så bliver det lettere for dig: Du vil kaste denne sten fra din sjæl og sikre dig et godt humør hele dagen.
8. Tidsblok
Opgavelister har en ubehagelig funktion: de giver absolut ikke en idé om, hvor længe denne eller den anden sag kræver. "Køb brød" og "Udfør rapport" indtager en linje på listen, men disse opgaver er uforlignelige i kompleksitet og betydning.
En kalender er meget bedre end en opgaveliste: den giver dig mulighed for visuelt at kontrollere tiden. Du ser en stor blok og indser, at opgaven ikke er let. Så prøv teknikken “tidsblokke»: Placer dem i kalenderen og tildel tid til hver i henhold til opgavens kompleksitet. Og mens du udfører denne eller den anden opgave, skal du ikke distraheres af andre.
9. GTD
GTD (Kom godt i gang) Er et produktivitetssystem opfundet af forretningscoach David Allen. Dets hovedprincipper er som følger:
- Skriv alle dine gerninger og ideer ned ét sted, den såkaldte Indbakke ("Indbakke").
- Sorter dit indbakkeindhold regelmæssigt ved at prioritere og timing opgaver. Arranger noter i mapper efter deres indhold - "Arbejde", "Hjem", "Shopping" og så videre.
- Gennemfør revisioner - smid unødvendige noter, kryds af afsluttede sager, flyt materialer, der har mistet deres relevans for arkivet.
- Når alt er planlagt, skal du fortsætte med udførelsen. Opgaver, der kan udføres om et par minutter, løses med det samme. Andre kan delegeres eller placeres i en kalender.
Du kan finde ud af alle finesser i GTD i vores ledelse.
10. ZTD
Leo Babauta, forfatter af produktivitetsbloggen Zenhabits, mener David Allens GTD-system er meget komplekst og kræver for meget indsats. Han tilbyder sit Zen to Done-system. For at følge det skal du udvikle 10 enkle vaner.
- Saml alle oplysninger i indbakken.
- Behandl alle poster uden at efterlade dem på bagbrænderen.
- Planlæg dine hovedmål for hver dag og dine største mål for ugen.
- Fokuser kun på en ting ad gangen uden at sprede din opmærksomhed.
- Opret enkle, korte opgavelister.
- Organiser dine noter i kategorier baseret på deres indhold, ligesom i den originale GTD.
- Gennemgå dine noter regelmæssigt og slippe af med unødvendige ting.
- Forenkle. Reducer listen over dine opgaver og mål, skriv kort og tydeligt.
- For at indstille dig på arbejde skal du opretholde en bestemt daglig rutine.
- Gør hvad du virkelig er interesseret i.
11. Kanban
Japansk produktivitetsmetode, som hjælper dig med at holde styr på, hvilke ting du laver, hvad du allerede har gjort, og hvad der skal gøres i fremtiden. Kanban visualiserer arbejdsprocessen visuelt.
Du tager et klistermærkebræt (eller tilmelder dig med en opgaveleder som Trello) og tegner tre kolonner på det: At gøre, Gøre, Udført. Skriv derefter dine anliggender på sticky notes, og placer dem i den relevante kolonne afhængigt af hvad du laver, og hvad du allerede har gjort.
12. Reglen på to minutter
det reglen Er en integreret del af GTD, men den kan bruges, selvom du ikke er fan af Allens teknik. Hvis opgaven tager mindre end to minutter, skal du gøre det med det samme. Så du aflaster din hjerne, fordi du ikke længere skal huske denne sag.
13. Nul indbakke
Zero Inbox blev opfundet af forfatter og performanceekspert Merlin Mann, og det fungerer godt med GTD. Mann anvendte det på e-mails, men på samme måde kan du behandle sager, dokumenter, noter og anden information. Som navnet antyder, er målet med denne teknik at holde din indbakke tom.
I det originale GTD-system fortsatte indbakken med at bunke en masse poster op. Du skal tage dig tid til at sortere dem, og det er let at overse noget vigtigt i en pakket indbakke. Mann anbefaler adskillelse af indhold, så snart det ankommer. Du åbner en indbakke og beslutter, hvad du skal gøre med hvert element: slet, deleger, svar, udsæt eller fuldfør. Luk det ikke, før du udfører en af de angivne handlinger med alle elementer.
Derudover hjælper automatiske filtre i mail dig med at spare tid, smarte mapper og programmer til sortering Dokumenter.
14. Frisk eller stegt
Frisk eller stegt oversættes til frisk eller stegt. Denne filosofi blev skabtDominer din dag med det “friske eller stegte” prioriteringssystem blogger Stephanie Lee. Ifølge hende er din hjerne "frisk", når du vågner om morgenen, men efterhånden som dagen skrider frem, "brunes" den. Dette betyder, at du skal bestemme tidspunktet for din maksimal produktivitet og formår at gøre alle de vigtigste ting på en dag i denne periode. Sådan fungerer det.
- I slutningen af dagen, når du er træt, skal du tage 15 minutter på at oprette en opgaveliste til i morgen.
- Flyt de vigtigste opgaver til begyndelsen af dagen i afsnittet Frisk. Ting, som du ikke kan lide, sendes derhen - selve "frøer". De skal gøres, mens du stadig har styrke.
- Mindre presserende, mindre vanskelige og mere behagelige ting går til Fried-sektionen - det vil sige om eftermiddagen afhængigt af din tidsplan. De indlæser din hjerne mindre.
- Følg din liste næste morgen. Fyld derefter en ny om aftenen.
Stephanie anbefaler FoF til folk, der hver aften finder ud af, at de er helt udmattede, men ikke havde tid, selvom de arbejdede hele dagen.
15. Isbjergmetode
Ramita Sethi, forfatter af I Will Teach You to Be Rich, bruger denne metode til at gemme information til senere. Det fungerer sådan: du gemmer alle e-mails, noter, artikler, lister ét sted - for eksempel i en noteringstjeneste som Evernote eller Notion eller som dokumenter. Distribuer derefter disse materialer ved hjælp af tags, mapper og kategorier - som du vil.
Gennemgå disse oplysninger hver 4.-6. Uge, og overvej, om de kan anvendes i praksis. Hvis noget er ubrugeligt, skal du smide det væk eller arkivere det. Dette giver dig mulighed for at oprette din egen videnbase.
16. Autofokus
"Autofokus" opfundetAutofokus Time Management System præstationsekspert Mark Forster. Dette planlægningssystem passer kreative menneskersvært at følge GTD.
Skriv alle dine aktiviteter ned i en notesbog uden ordre. Gå derefter gennem listen, vælg dem, der skal gøres hurtigst muligt, og sorter dem. Når de presserende opgaver er løst, skal du fortsætte med dem, du nu foretrækker. Hvis du ikke er færdig med noget - flyt det til slutningen af listen, vil du vende tilbage til dette senere. Og gentag disse trin dag efter dag.
17. Eisenhower Matrix
Denne ordning etableret af den amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower. Matrixen har fire sektioner til opgaver: Ikke-haster og ikke vigtig, presserende men ikke vigtig, vigtig og ikke-presserende og presserende og vigtig. Opdel dine opgaver i sektioner, og du kan finde ud af, hvad du bruger mest tid på, og hvilke opgaver der skal gives mere opmærksomhed.
18. 4D-metode
4D blev opfundet af Edward Ray, en motiverende forfatter og konsulent. Metoden er beregnet til at hjælpe mennesker, der er forfærdede ved synet af deres to-do-liste og ikke ved, hvordan de skal nærme sig alle de akkumulerede genstande.
Ray hævder, at du kun behøver at huske fire ord til bogstavet D, og så vil du ikke miste modet foran bjerge af arbejde. Her er de:
- Gør - Hvis du har fået tildelt en opgave, er det bedst at gøre det nu og straks krydse det fra listen.
- Delegat - når du ikke kan eller ikke har tid til at udføre noget, men du har en relativt gratis assistent, skal du overføre opgaven til ham.
- Slet - Nogle ting er ikke så vigtige. Kasser dem ved permanent at fjerne dem fra opgavelisten. Hvis de forsøger at pålægge dig unødvendigt ansvar, så lær det sig høfligt nej.
- Forsinkelse - Når en opgave er for stor eller ikke kræver øjeblikkelig udførelse, kan den udsættes. Men du skal bestemt sætte klare frister for hende, ellers forbliver hun dødvægt.
Vælg en opgave, udfør en 4D-handling med den, og gå derefter videre til den næste.
19. Timing
Normalt holder folk, der prøver at være produktive, på den tid, de bruger på vigtige ting, og glemmer helt at overveje de perioder, hvor de gør noget vrøvl. Dette problem løses ved hjælp af "Timekeeping" -teknikken, som blev opfundet af eksperten inden for tidsstyring Gleb Arkhangelsky. Det giver dig mulighed for at forstå, hvad din tid bruges på, lærer dig at være mere opmærksom på det, du laver, og mindre distraktion.
Tag en notesbog, og skriv ned alle dine handlinger, og hvor meget du gjorde dem med en nøjagtighed på 5-10 minutter. Optag arbejdsmomenter, forhandlinger, møder og endda tid brugt på YouTube og i spil. Tag et par uger på dette. Vend derefter gennem den bærbare computer, genkend dine "kronofager" ved synet og træk konklusioner. Måske er du nødt til at se mindre sjove videoer eller bruge mindre tid på at drikke kaffe, ellers er din fjende telefonopkald.
20. Tim Ferriss metode
Timothy Ferriss er produktivitetsguruen, der kom op med sin metode organisering af arbejde baseret på to regler. Den første er 80/20 reglen, eller Pareto-princip, ifølge hvilken 80% af vores arbejde kan udføres i 20% af tiden. De resterende 20% tager 80% af tiden. Den anden er Parkinsons lov: arbejde fylder al den tid, der er afsat til det.
Implikationen af dette, siger Ferriss, er, at du ikke behøver at arbejde hårdere for at gøre alt - du skal fokusere bedre. Lad dig kun arbejde med fuldt engagement 20% af din arbejdstid, men du kan gøre om alle de virkelig vigtige ting. Og de resterende 80% kan afsættes til enkel rutine, så du kan fokusere på prioriterede opgaver og undgå overarbejde.
Hvis du vil blive den bedste version af dig selv - deltag i Big Challenge, udfør opgaver og modtag gaver. Hver måned giver vi en iPhone XR væk, og vi giver også en tur til Thailand for to.
Jeg deltager!
Læs også⏲
- Hvad er forskellen mellem produktivitet og effektivitet, og hvad der er vigtigere
- 50 guldtip til forbedring af produktiviteten
- At klare udbrændthed og genvinde din produktivitet