10 tip, der hjælper dig med at arbejde effektivt hjemmefra
Hans Arbejde / / January 07, 2021
1. Opret et enkelt arbejdsområde for alle medarbejdere
Giv ikke dette videre til underordnede, ellers vil etablerede processer blive til kaos, når medarbejderne ikke ser hinandens arbejde og ikke forstår, hvem der er ansvarlig for hvad. Som et resultat hæmmes elementære opgaver, arbejdere mister engagement, og arbejdskraftens effektivitet har en tendens til nul.
Her er et minimalt sæt værktøjer, som du måske finder nyttige:
- Jobliste. Det er praktisk at indstille opgaver med det, overvåge arbejdsbyrden for afdelinger og hver medarbejder.
- Generel kalender. Det hjælper dig med at holde en tidsplan for ferier og fridage og også planlægge vigtige begivenheder såsom telefonopkald med klienter eller kolleger, så du ikke behøver personligt at minde mødedeltagerne om dem.
- En budbringer til løsning af presserende problemer. Du kan oprette en generel chat for hele virksomheden og mindre chatrum til individuelle teams og projekter.
- Cloud datalagring og dokumentløsninger. De vil være nyttige til samarbejde under opkald, og det er lettere at dele et link end at sende dokumenter og tunge filer via mail eller i en messenger.
Denne service hjælper dig med at organisere et enkelt informationsrum til hele dit team. Bitrix24 er en slags virksomheds socialt netværk, hvor du kan oprette grupper, skrive indlæg og sende virksomhedsnyheder. Opret en firmaside, inviter alle medarbejdere der, og arbejd ligesom på kontoret, kun hjemmefra. Indstil opgaver og hold styr på deres fremskridt, åbn en generel chat for virksomheden, hold planlægningsmøder og videokonferencer, planlæg møder i kalenderen. Der er et delt drev til lagring af vigtige dokumenter, og CRM hjælper dig med at holde kontrol med kundeinteraktioner.
Prøv det gratis
2. Hold kontakten med dem, der arbejder hjemmefra
Fjernarbejde er ikke en grund til at glemme disciplin og skifte til en gratis tidsplan, når der tildeles tid til arbejdsaktiviteter efter princippet ”Jeg vil gøre det, men så. På generalforsamlingen skal du fortælle medarbejderne om det nye arbejdsformat og indstille arbejdsdagens grænser: for eksempel fra 9 til 18 timer skal alle være i kontakt, og du skal advare om fritid i det mindste et par dage.
Selvom I alle arbejder eksternt, er I stadig et hold. Del virksomhedsnyheder, fortæl regelmæssigt (mindst en gang om ugen) om afsluttede opgaver og nye planer, og fejr offentligt afdelingernes succes. Endelig glem ikke at ønske dine medarbejdere tillykke med fødselsdagen. Dette hjælper med at opretholde holdånden, og underordnede føler sig ikke glemt og overgivet til deres skæbne.
3. Indtast reglerne for chat
Chats er et praktisk værktøj, men de har deres ulemper. Den konstante strøm af meddelelser er lige så distraherende som naboens chatter på kontoret, så det giver mening at skelne mellem kommunikation og starte separate chats til presserende spørgsmål og alle mulige samtaler, ikke relevant. Og denne chat kan maskeres med god samvittighed og læses igen efter afslutningen af arbejdsdagen.
Brug ikke chats til at løse komplekse problemer, når du har brug for at få mening fra alle holdmedlemmer. Ved udgangen modtager du mange beskeder, men du kommer ikke til en eneste løsning, der passer til alle. Det er bedre at aftale et opkald, og registrer, hvad du endte med i chatten.
Og prøv ikke at skabe unødvendig støj: del ikke en besked i et dusin i stil med “Hej. Her er det. Opgaven er ny. " Respekter andres tid og tving ikke samtalepartneren til konstant at blive distraheret af meddelelser.
4. Foretag regelmæssige videoopkald med holdet
For det første hjælper det med at holde fingeren på pulsen og omfordele arbejdsbyrden, hvis en medarbejder kvæler ved opgaver, og en anden lider af lediggang. For det andet er det et godt værktøj til at spore underordnede stemning: når alt kommer til alt, korte meddelelser i chats formidler ikke intonation, og under en personlig samtale kan du finde ud af, hvad der bekymrer hvem.
Ring ikke for show. Planlæg indholdet af hver samtale, underret alle deltagere på forhånd, hvad der vil blive drøftet, og lav som et resultat en protokol for mødet: hvad de har besluttet, hvilke opgaver de sætter, og hvem der er ansvarlig for deres implementering. Du behøver ikke ringe hver uge for at holde styr på, hvordan virksomheden har det. Medarbejdere kan kun kommunikere regelmæssigt med deres ledere, og de rapporterer allerede til dig.
5. Udarbejd en klar arbejdsplan
Hver medarbejder skal have adgang til alle de oplysninger, der kan være nødvendige, mens de arbejder. Dette er især vigtigt for begyndere: de skal opdateres, og tilpasning på et fjerntliggende sted kan tage længere tid end med live kommunikation på kontoret. For at forhindre en ny medarbejder i at gå tabt i informationsstrømmen, skal du tildele ham en kurator, der er i stand til at besvare eventuelle spørgsmål om, hvordan virksomhedens liv og arbejde fungerer.
Ideelt set skal vidensbasen i virksomhedens arbejde arrangeres på en sådan måde, at selvom nøglemedarbejdere bliver syge eller tager på ferie, går processerne ikke i stå. Opret dokumenter, der forklarer i detaljer, hvad man skal gøre i typiske arbejdssituationer, og gør dem offentligt tilgængelige.
6. Registrer alle opgaver i opgaver
Denne regel skal ikke kun anvendes under tvungen fjernelse. Stol ikke på mundtlige aftaler: hvis der ikke er nogen fastlagt opgave, vil der ikke være noget resultat.
Her er enkle regler, hvormed opgaver løses effektivt og til tiden:
- Vær klar over din opgave. Tving ikke underordnede til at spille synge eller fiske yderligere oplysninger med ord. Medarbejderen skal straks forstå, hvad der ønskes af ham.
- Udpeg ansvarlige og eksekutører. Ellers er der en risiko for, at underordnede uendeligt vil kaste opgaven oven på hinanden, og som et resultat gør ingen det.
- Angiv deadlines. Opgaven, der skal udføres "en dag", vil sandsynligvis aldrig blive afsluttet.
- Besvar spørgsmål og giv feedback. Dette vil skabe tillid til teamet og øge sandsynligheden for en vellykket opgaveafslutning.
7. Automatiser rutineprocesser
På kontoret er alting simpelt: Hvis du har brug for at skrive en ansøgning om en ferie, går medarbejderen til HR, tager en færdiglavet form, udfylder den og giver den til underskrift. I selvisolering bliver vanlige spørgsmål til et problem: den ene medarbejder ønsker at tage fri og den anden du er presserende nødt til at underskrive en faktura til betaling, du har brug for en leders underskrift, men der er ingen steder at tage den - ikke hjemme hos ham gå.
Der er kun én udvej: at lede efter måder at opgive papirarbejde og overføre alt arbejde med vigtige papirer til elektronisk form.
8. Opret et klart og gennemsigtigt kontrolsystem
Du kan blive overvældet af mistanke om, at medarbejderne gør noget derhjemme, men ikke arbejder. Selvfølgelig er kontrol nødvendig, men det er vigtigt at opretholde sund fornuft. Hvis du konstant trækker underordnede og spørger, hvordan tingene er med deres projekter, vil de ikke arbejde hurtigere, men spændinger akkumuleres konstant, hvilket før eller senere vil resultere i en konflikt.
Enig med afdelingslederne om, at de hver morgen vil indsamle oplysninger fra medarbejderne om den aktuelle belastning, og om nødvendigt overføre dem til dig. Kontroller ikke processen, men resultatet. Således kan store projekter opdeles i flere faser med et klart resultat og en tidsfrist for at løse nye problemer, når de kommer.
9. Overfør din salgsafdeling til CRM
CRM er et automatiseret system til styring af kundeforhold. Kort sagt, dette er en speciel software, der registrerer alle kontakter med en klient fra det første opkald til salget.
På et fjerntliggende sted bliver CRM en reel frelse for salgsafdelingen. Det giver dig mulighed for at minimere den menneskelige faktor: ledere vil ikke sætte sig fast i rutinemæssige operationer, vil ikke glemme alt om individuelle kunder og vil altid være opmærksom på, hvilket trin hver transaktion er i, og hvad den næste skal være trin. Og lederen kan spore præstationerne for hver specialist og om nødvendigt distribuere arbejdsbyrden.
10. Kommuniker med kunder gennem CRM
Situation: fasttelefonen forblev på kontoret, men på en eller anden måde er det nødvendigt at tale med klienter. Og kontroller også kommunikation - ellers vil det være svært at forstå, hvorfor en lovende aftale faldt igennem. CRM med indbygget telefoni hjælper dig: det giver dig mulighed for at forbinde ikke kun stemmekommunikationskanaler, men også chats på hjemmesiden og i instant messengers. Det er praktisk at svare på breve og meddelelser med det samme i CRM, og hele historien om interaktion med klienten falder straks ind på hans kort.
For at forhindre ledere i at blive distraheret af rutine, tildel robotter nogle opgaver. De kan ringe eller skrive til klienten og afklare kontaktoplysningerne, vælge en bekvem betalingsmetode eller indsamle feedback om servicekvaliteten og derefter indtaste alle nødvendige data i CRM.
Begynd at arbejde med Bitrix24