5 regler for e-mail-etikette eller hvordan man altid få svar på deres breve
Tips Produktivitet / / December 19, 2019
Skriv et brev er ikke så svært, men hvordan man gør det, for at få et svar fra den travle person, der ikke kender dig?
Mattan Griffel, lederen af uddannelsesprojektet En måned Rails og projektpartner GrowhackDagligt modtager om hundredvis af e-mails, og hver af dem må ikke gå ubesvaret. Specielt til denne Mattan allokerer omkring en time i din tidsplan hver dag for at afgøre, hvilke af dem kræver omgående svar, og hvad - nej. Faktisk nogle gange er der ikke tid til at granske de enorme lærred af teksten eller forsøge at besvare spørgsmålet er vag, repriser af forfatteren, at han ønskede at sige eller spørge.
Efter nogen tid, Mattan identificerede adskillige vigtige faktorerHvilket skulle være med til at skrive denne e-mail, som du altid vil få et svar selv fra en travl person.
Skriv et kort brev
Hvis din e-mail-længde i 2-3 sætninger, er det meget lettere at læse nu, og ikke lægges på hylden. Hvis du skriver et brev i et par stykker, være forberedt på det faktum, at du er nødt til at vente på et svar i lang tid.
Gør tekst læsbar
En person er meget lettere at opfatte information opdelt i korte stykker i et par sætninger, med klare lister og individuelle blokke end kontinuerte bane af teksten. Mattan giver flere eksempler på breve, han modtager.
Dårlig eksempel:
"God eftermiddag, Mattan!
Jeg tilmeldt din træning April og vil gerne sige, at dette er en meget god introduktionskursus. Jeg vil følge dit råd, bruge Hartl Tutorial. Og jeg vil gerne spørge dig til råds. Er der nogen analoger Hartl s Rails Tutorial at udvikle applikationer til iPhone? Jeg ønsker at oprette en Rails hjemmeside for min kones forretning, og med det den ansøgning om iPhone. Jeg ville være meget taknemmelig for hjælpen. "
Dette brev er ganske svært at læse. Du kan ikke forstå essensen, bare køre gennem det gennem øjnene, og derfor skal bruge mere tid og kræfter på at læse hele teksten.
Og du kan skrive dette:
"God eftermiddag, Mattan!
Jeg vil gerne takke dig for kurset en måned Rails. På dit råd jeg gør Michael Hartl Ruby, ved hjælp af Rails tutorial.
Jeg har et hurtigt spørgsmål: kender du nogen kurser HartTutorial type, men for iPhone applikationer?»
Den anden version af brevet er meget lettere at læse, og når det bliver klart, at fra du ønsker. For at opnå den samme effekt, adskille stykker på korte sætninger, markere en opfordring til handling og bruge markeringen teksten "fed" eller "kursiv", tegning læserens opmærksomhed på vigtig del af teksten.
Det er klart forklare, hvad du vil have mig til at gøre
Sandsynligvis er der ikke noget værre, end når du sender et brev med mere information, men ikke sige præcis, hvad de ønsker. Personligt er jeg ofte reagere på sådanne bogstaver i en sætning: "Hvad vil du have jeg skal gøre".
Skal jeg have nogen indført? Eller at læse dit blogindlæg og give feedback? Eller vil du have mig til at svare på, om jeg kunne deltage i dit arrangement? Vær specifik og fortæl mig om det med det samme.
Dårlig eksempel:
Jeg kiggede bare på dit kursus på computer programmering. Jeg er 14, og det er, hvad jeg ønskede at gøre i livet. Kan du hjælpe mig med dette? Jeg meget ønsker at få dit svar.
I dette brev opfordring til handling, "Help mig," men jeg ved ikke, hvad det betyder, og hvad svarer jeg skulle give. En mere specifik udgave:
God eftermiddag, Mattan!
Jeg er 14 og jeg ønsker at lære programmering. Hvilke ressourcer vil du anbefale til mig i første omgang til dette?
Hvis du har brug for at sende et langt brev med mere information, skriv en opfordring til handling i begyndelsen. For eksempel: "Jeg skriver dette brev til dig at se om du kan besøge vores begivenhed, som beskrevet nedenfor. Bare svare "Ja" eller "Nej".
Denne teknik hjælper også modtageren til at afgøre, om det er nødvendigt at sende e-mail til sin kollega, som han ofte uddelegere sådanne opgaver.
Vær fornuftig med din anmodning
I dag er det meget nemt at sende et brev, udgifter er 30 sekunder, hvilket vil medføre, at modtageren at afsætte svar time af sin tid, og endnu mere.
Ingen grund til at spørge i brevet, så jeg gik til webstedet for din opstart og give dig feedback. Denne anmodning indeholder en grundig gennemgang og analyse af produktet, og det tager en masse tid. Hvis jeg får et brev, som jeg kan reagere i 2 minutter, jeg straks gøre det. Om, hvad du ønsker at få svaret? Hvad med din forretningsmodel? Eller farven på knappen på sitet? Måske teksten? Vær specifik og begrundet i sine anmodninger.
Det er ikke nødvendigt at håbe, at respondenten vil gøre for dig, dit job og bestemme, hvad du rent faktisk ønsker fra det. Det er ikke nødvendigt at stille spørgsmålet af typen "Hvordan tror du, at vi skal gøre for at få flere brugere?". Og ikke bede om det kræver en masse styrke og menneskelige ressourcer, som du søger. For eksempel:
Er du enig i at spise middag med mig og en anden medstifter? Vi vil gerne fortælle dig, hvad vi gør, og at kende din mening om vores projekt.
Sådanne anmodninger skal ofte betyde, at den person, der skrev brevet, ikke rigtig ved, hvad han vil fra respondenten. Det er ikke overraskende, at sådanne e-mails bliver nægtet.
Afhængig af mængden af arbejde og prioritering, Mattan accepterer at gøre følgende:
- Skriv et kort svar - "Det betyder meget for mig," "Tak" eller
- Svar på et specifikt spørgsmål - hvis det kan gøres på mindre end 2 minutter.
- Hold fast skype-opkald eller taler i telefon - omkring 15 minutter.
- Mød til kaffe - omkring 45 minutter.
Selvfølgelig, hvis han ser, at et personligt møde kan erstattes af en telefonsamtale, ville han insistere på den sidste til at spare din tid.
Bevis hvorfor skulle jeg bruge tid til at hjælpe dig
Den person, der modtager hundredvis af forespørgsler og anmodninger hver dag, fysisk kan ikke svare på dem alle. Derfor er vi nødt til at vælge, baseret på de oplysninger, den modtager. Derfor indfører sig selv i brevet bør angive om sin fortid gode erfaringer med arbejdet på projekterne, at respondenten kender. Hvis du ikke allerede stor erfaring, give et link til dit websted med henblik på at bevise, at du laver noget virkelig meningsfuldt. Din opgave - menneskelig interesse og motivere dem til at bruge deres tid til dig.
Disse råd er ikke noget nyt, men de kan bruges til at skrive en kortfattet, letlæselig og en bestemt e-mail, og dermed øge deres chancer for at få et svar.
Og hvad ville du tilføje til listen over personlige erfaringer? Hvilke tricks bruger til at få svar på deres breve (især hvis du skriver en person for første gang)? Del dine oplevelser i kommentarerne.