Hvordan til effektivt at bruge auto-svar på e-mail

Madden, om auto-svar på dine breve i stil med "Hej, i det øjeblik jeg kan ikke svare på dit brev." Især når alle lysene og svar nødvendige "i går". Disse reaktioner forårsage irritation hos mennesker og andre negative følelser, og hvorfor du ikke kan nu reagerer på anmodningen, de absolut ligeglad.

© foto

For endnu en gang ikke for at genere folk, få dem at forstå og måske et smil, kan en lille redigere standardsvar.

Undgå den indlysende

Til at begynde, skal du starte med svaret, som er mere irriterende og alt det, du ikke bør anvendes.

Jeg har modtaget dit brev. For det første er det ikke helt sandt. Fordi brevet er faldet i din boks, men hvis du har set det eller læse det - er et andet spørgsmål. Hvis du ikke læser, så enten ignoreret, eller du har bedre ting at gøre. Og det er derfor, det er endnu mere irriterende.

Jeg læste dit brev så hurtigt som muligt. Udfyld sådanne svar er meget risikabelt. Først hver person har deres egen idé tidsramme "kortest mulige tid". For det andet efterlader følgende svar til alle, der sender dig et brev i de varme perioder af dit arbejde, du lader folk håber på at få et svar på disse "så hurtigt som muligt." Svar på mange bogstaver i denne periode er simpelthen urealistisk. Og folk er krænket, irriteret og vred.

Tak for din besked. Høflighed - det er godt. Men hvad er brugen af ​​din "tak", hvis du stadig ikke svare på breve? Folk tager sig tid til at skrive et brev, og til gengæld fik en standard takkebrev og ro. Det viser sig, at man ikke kun ikke reagerer på deres breve, men også vist sig at være meget uoprigtig.

Venligst forventer et svar inden for 24-48 timer. Denne reaktion er mindre irriterende og kan være mere nyttigt, som manden indikerer bestemt tidsramme. Men hvis du ved, at der stadig ikke har tid, er det bedre at afslå sådan en auto-svar eller vælge en anden tid - mindre end klar. Såsom "forventer et svar inden for 3-5 dage."

Prøv at vække i mennesket godmodige

Det vil sige, vælge et svar, som ikke ville forårsage irritation og efterlade personen i godt humør. Du ville ikke bruge en auto responder, hvis du ikke var så fyldt med arbejde. Det handler om det, og det skal siges i meddelelsen. At folk forstår, at du ikke kan svare, ikke fordi de er for dovne eller du er ligeglad med hvad der er skrevet der. Og fordi du har en god grund til dette.

Skriv noget lignende - "I øjeblikket er jeg meget travlt med at arbejde og ikke har tid til at behandle meddelelser. Men for at besvare dit brev, så snart jeg kan. Tak for din tålmodighed og forståelse. "

I sidste ende, hvis svaret er så vigtigt, at personen kan simpelthen ringe til dig og finde ud af alt hvad du behøver, for et minut.

Brug humor

Humor til stedet, og om virkelig hjælper glatte over situationen. Nogle gange kan en enkelt smil, og alle på én gang falder på plads, og den frustration og vrede forsvinder. Prøv at bruge det i din auto-svar. Bare husk her, at alle har en sans for humor og nogle svar måske ikke synes helt så latterligt. Derfor spøg nemt og på generelle emner.

Dette kan være noget i retning af "Jeg er dækket med en lavine af arbejdet. Så snart redningsarbejdet på at grave mig ud af murbrokkerne vil være færdig, vil jeg læse dit brev og besvare det, "osv

Kortfattethed - søster til talent

Auto-svar bør ikke være meget lang (eller han bare ikke læst til slutningen, plus du også tage væk den menneskelige tid, der forventer en normal reaktion i sagen), og ideelt set bestå af tre punkter:

1. Dette brev er en auto-svar.
2. Grunden til, at det blev sendt til denne e-mail.
3. Yderligere handlinger modtageren af ​​brevet. For eksempel, du er på ferie, og i løbet af denne periode, du udskifter så-og-så, i alle spørgsmål henvise til det: navn og kontaktoplysninger på din stedfortræder.

Hvis du nærmer dig på dette problem kreativt og korrekt skrive alle sådanne auto-svar vil ikke længere genere modtagere. Især hvis du forlod der menneskelige kontakter, som i dit fravær løser alle problemer.

bonus tip

Kevin Rose, hvis postkassen er fyldt op utrolig mange e-mails hver dag, ændre indstillinger og skabt "konkurs af filteret." Nogle gange, på trods af vores bedste indsats, vi glip af vigtige beskeder. Kevin foreslår derfor at oprette en auto responder, der sender sådan en besked efter to uger:

"Din e-mail (adresse) ikke åbnes inden for 14 dage. For at reducere ophobning af e-mails til et minimum, blev det placeret i arkivet. Hvis du stadig ønsker at få svaret, skal du blot trykke «Svar» (svar) og din besked vil automatisk blive placeret i den prioriterede køen. Tak. "

Dette er bestemt ikke den mest høflige svar, men hvis du ikke beskæftige sig med rapporter at overvælde dig, kan det hjælpe meget. Først skal du give den person vide, at hans brev ikke blev slettet eller læse og ubesvaret; for det andet, hvis det er vigtigt for ham, at han vil igen minde om sig selv ved at sende en besked i køen til at læse; og endelig, for det tredje, du undskylder for det, har endnu ikke haft tid til at læse brevet.