10 måder at gøre din arbejdskalender så effektiv som muligt
Miscellanea / / June 14, 2022
Tag fri for at løse problemer og opgiv tidsstyring.
Hvilke succesfulde duetter kender du? Batman og Robin, chips og fodbold, Olivier og nytår. Ved du, hvad der ellers passer godt sammen? Din kalender og produktivitet. Seriøst, prøv kun at forbedre én ting uden at forbedre den anden - det er usandsynligt, at du lykkes. Her er nogle måder at gøre din arbejdskalender til et effektivt værktøj til at nå dine mål.
1. Planlæg en ferie for at løse problemer
Alle har afventende opgaver, der skal udføres, eller projekter, der skal startes for at opbygge for eksempel deres drømmevirksomhed. Men vi finder sjældent tid til alt dette.
En simpel formel hjælper med at løse problemet: tid × maksimal koncentration på én opgave. Hvis der ikke er tid nok, så er det nødvendigt at øge koncentrationen endnu mere. Og for dette skal du fjerne alle distraktioner.
Start med at spørge, hvad du skal lære for at komme videre i din karriere. Højst sandsynligt vil du komme med flere meget store opgaver, som er svære at løfte i mangel af fritid. Og her kommer vi til det vigtigste - ferie for at løse vigtige opgaver og problemer. Sådan organiserer du det:
- Afsæt 2-3 dage eller en hvilken som helst anden mængde tid på din kalender, som vil hjælpe dig med at gøre betydelige fremskridt.
- Tilføj endnu en dag. Hvorfor? Det meste af tiden overvurderer vi vores styrker.
- Fuld fokus på opgaven på dette tidspunkt.
Behandl denne periode som en normal ferie. Afslut alle aktuelle arbejdsprojekter på forhånd. Advare kunder eller kollegaerat du ikke vil være på kontoret i disse dage. Slå et autosvar til i din mail, så intet distraherer dig. Multitasking og sociale netværk er også strengt forbudt. Din opgave er at fokusere på arbejde og fremskridt.
2. Planlæg et år frem
At planlægge et helt år i forvejen lyder som en monumental opgave. Derudover er det umuligt præcist at forudsige, hvad der vil ske i fremtiden. Det er selvfølgelig alle meget gode argumenter. En langsigtet plan kan dog være nøglen til god tidsstyring.
Det betyder ikke, at du skal skrive ned hvert minut i de næste 365 dage. Tilføj kun det væsentlige til din kalender: regelmæssige møder, aftaler, fødselsdage, ferie, rejser, arrangementer og tilbagevendende opgaver. Denne tilgang vil hjælpe med at reducere stressniveauet og sørge for, at du hver dag arbejder med virkelig vigtige ting.
3. Skab din perfekte uge
Nu hvor du har din overordnede plan på plads, er det tid til at indsnævre tingene lidt ved at planlægge din uge. Dette kan gøres hver søndag.
Behandle planlægning hvordan man fordeler budgettet, kun i dette tilfælde skal du afsætte din tid. Og som med penge, vil du først "bruge" dem i din plan, skrevet ned på papir.
Du kan også komme med emner for hver uge – store opgaver, som du skal arbejde med de næste 7 dage.
4. Forenkle din daglige tidsplan
Det nytter ikke at lave en kompleks og lang plan, tværtimod, jo enklere jo bedre.
Nogle bruger en ordning, hvorefter du skal fremhæve dagens tre hovedopgaver. Dette kan være effektivt, men denne metode har også et par huller. For eksempel kan du vælge de forkerte opgaver. Eller det er forkert at bestemme, hvor lang tid det vil tage at gennemføre dem. Derudover kan andre sager altid pludselig dukke op, hvad skal man gøre med dem?
Det er nemt at komme med en enkel, men effektiv plan. Se på det klare daglige tidsplanDagens billede: Benjamin Franklins daglige tidsplan / The Atlantic en af grundlæggerne af USA, Benjamin Franklin. Der var endda plads til gode vaner.
- Stil ind på dagen: brusebad, morgenmad, personlige opgaver, klargøring til arbejde (3 timer).
- Morgenopgaver (4 timer).
- Analyse af aktuelle projekter og frokost (2 timer).
- Daglige opgaver (4 timer).
- Aftensmad, hvile og afslutning af arbejdsdagen (4 timer).
- Drøm (klokken 7).
Du kan bruge denne tidsplan som en skabelon og derefter supplere den med dine egne opgaver.
5. Vær opmærksom på døgnrytmer
Inden i hver af os er der et særligt "ur", som fordeler energi i løbet af dagen. Disse er døgnrytmer. De understøtter grundlæggende funktioner i vores krop, såsom søvn og vågenhed. Hvis du nogensinde har rejst til en by eller et land med en anden tidszone, så forstår du sikkert, hvor svært det er at tilpasse sig en anden rytme.
Det samme gælder arbejdskalenderen. Prøv at fordele opgaver i det afhængigt af døgnrytmer: det vigtigste er at planlægge til middag eller 18:00, det nemmeste - til tidlig morgen, 15:00 eller sen aften. Og det bedste er at spore dit aktivitetsniveau i løbet af dagen. Du kan være mere produktiv ved midnat end ved middagstid.
6. Hold pauser
Mange af os tror fejlagtigt, at pauser er spild af tid. I sidste ende er det bedre at bruge de 15-20 minutter på vigtige opgaver.
Faktisk har denne tilgang til produktivitet længe været forældet. Desuden kan regelmæssige pauser forbedre effektiviteten betydeligt. Men de skal også gribes ansvarligt an.
Planlæg pauser på forhånd, gerne i overensstemmelse med døgnrytmer, og bestem, hvordan du vil bruge din fritid. For eksempel, gå en tur udendørs eller træne i fitnesscenteret.
Det vigtigste er at finde den gyldne middelvej. Du bør ikke misbruge resten, men at arbejde uden at stoppe vil ikke give dig tilfredshed. Indstil en timer for din pause, og behandl den som et andet vigtigt møde eller en opgave.
7. Stop med at bruge tidsstyring
Det lyder måske kontraproduktivt, men sandheden er, at tiden er næsten umulig at kontrollere. Så du skal fokusere på det, du kan kontrollere. For at gøre dig selv og din kalender bedre, skal du være opmærksom på flere områder:
- Energi. I stedet for at bulldoze gennem nye udfordringer, så tag en pause, når du er træt. Så du genopretter energien og øger effektiviteten.
- Prioriteter. Sæt dem i din kalender, og arbejd først med prioriterede opgaver. Spild ikke energi på opgaver, der kan uddelegeres, omlægges eller ignoreres.
- Hjerne. Neuroplasticitet er hjernens evne til at skabe nye og genoprette tabte neurale forbindelser. Jo oftere du øver dig på bestemte opgaver, jo lettere bliver det for dig at arbejde med dem.
- Essens. Fjern unødvendigt skrammel fra din kalender, såsom opgaver, der er for små, og fokuser på det vitale.
- Fokus. Det er her anderledes teknologi. For eksempel Pomodoro - 25 minutters arbejde og 5 minutters hvile. Eller 52/17-reglen - 52 minutters arbejde og 17 minutters pause. Dette vil holde din opmærksomhed hele dagen.
- Følelser. Negative oplevelser er ikke kun distraherende, men udmattende. Tilføj sjove aktiviteter til din kalender, og få tid til selvpleje. På denne måde kan du undgå udbrændthed.
8. Pres dig selv til at skifte opgaver
For at motivere dig selv skal du aktivere kalenderpåmindelser på din smartphone eller endda indstille en almindelig køkkentimer. Det vigtigste er, at lyden ikke generer dig, men forsigtigt spørger, hvornår det er tid til at skifte til den næste ting. Dette vil hjælpe dig med at holde din tidsplan uden at bryde væk fra tidligere opgaver.
9. Vær ikke bange for mellemrum
Hvis du nøje planlægger tingene, vil du sandsynligvis bemærke huller i din kalender. Og dette er helt normalt. Inden for rimelighedens grænser, selvfølgelig. Er der to timers pause mellem opgaverne, er det værd at overveje, men en pause på 30 minutter er ganske naturligt. I løbet af denne tid kan du forberede dig til et nyt møde, ordne presserende sager, fuldføre en svær opgave, meditere, lave et par strækøvelser eller evaluere dine fremskridt for dagen.
10. Undgå mønstre
Elektroniske kalendere tildeler som standard en standardtime for hver opgave, men dette er ikke den bedste opfindelse. Der er mange ting, der kan klares på 30 minutter. Og den vigtigste information fra et arbejdsmøde kan sagtens passe på 15 minutter.
Stol ikke på standarder - afsæt så meget tid til arbejdet, som du virkelig har brug for.
Læs også🧐
- 15 Google Kalender-funktioner, du bør bruge fuldt ud
- Hvorfor en kalender er bedre end en huskeliste
- En kalender, der vil sætte alt på plads i livet