6 tips til at reducere rejseomkostningerne

1. Udvikle en rejsepolitik

Din rejseplan skal indeholde:

• En liste over udgifter, som virksomheden er villig til at påtage sig. For eksempel er mad og gaver til samarbejdspartnere betalt af virksomheden, men medarbejderen betaler for mobilkommunikation og taxaer.
• Rejse- og opholdsgrænser for ansatte i forskellige stillinger. Lad os sige, at firestjernede hoteller er for afdelingsledere, trestjernede hoteller er for almindelige medarbejdere.
• Regler for dokumenthåndtering. Det er fristerne for udstedelse af en forretningsrejse, forberedelse af opgaver, proceduren for indsendelse af ansøgninger og rapporter. Det er også vigtigt at udpege en medarbejder eller afdeling, som skal være ansvarlig for overholdelse af rejsepolitikken.

Du kan tilføje skabeloner til rejsedokumenter - det bliver nemmere for medarbejderne at udfylde dem, og antallet af forkert udskrevne papirer vil falde mærkbart.

For at gøre din rejsepolitik endnu mere rentabel, opdel den i flere dele efter vigtigheden af ​​forretningsrejser. Tænk på forskellige regler og grænser for dem. Disse ture kan være:

• For at bevare billedet. Præsentationer på konferencer, deltagelse i fora eller kurser. Sådanne arrangementer vil ikke give umiddelbare fordele, så prisen på billetter og overnatning kan reduceres.
• Til udvikling af virksomheden. Arbejdstjek, møder og forhandlinger. Sådanne rejser har til formål at øge overskuddet, så du kan bruge lidt mere på dem. Prioriteten her er medarbejdernes komfort og bevægelseshastighed.

Kodesystemet hjælper dig hurtigere med at sortere ture efter opgaver. Tildel numre til forskellige rejseformater, saml dem i en enkelt liste og vedhæft den til din rejsepolitik.

2. Overvej forskellig transport og bolig

Flyet er ikke altid den mest bekvemme og rentable måde at rejse på. Hvis der ikke er direkte fly til den ønskede by, kan forbindelser tage længere tid end togrejsen. Derudover er det virkelig muligt at arbejde i bilen: Mange tog har Wi-Fi, dobbeltrum og endda rum til samtaleanlæg. En anden mulighed er busser. En kort tur på dem vil ikke skade komforten, mens du sparer tid og penge på grund af manglen på overførsler.

Bolig er den samme historie. Et hotel er dyrere, men i centrum er det nogle gange mere rentabelt end en budgetmulighed i udkanten af ​​byen: prisen på en taxa eller offentlig transport dækker forskellen. Det sker, at daglig leje af en lejlighed er billigere end et hotel. Og stabil Wi-Fi og en vaskemaskine ved hånden vil gøre en lang tur mere behagelig.

3. Forlæng ikke din rejse

Jo kortere rejsen er, jo billigere er det for virksomheden. Hver arbejdsdag er nødvendig kompensere med dagpenge, og hvis rejsen falder i weekender eller helligdage - også til dobbelt takst.

Beregn derfor altid omhyggeligt den tid, der kræves for at udføre opgaver. Hvis en medarbejder for eksempel skal tale til en konference torsdag eftermiddag, er det ikke nødvendigt at tage onsdag og fredag ​​med på farten. Du kan flyve ind om morgenen og flyve ud om aftenen – i stedet for tre dage varer en forretningsrejse kun én.

Denne ordning fungerer i de fleste tilfælde, men der er undtagelser. Antag, at alle profitable billetter til den ønskede dag er forbi, og kun business class er tilbage. Det kan koste mere end dagpenge og en nat på hotel. Her er det værd at beregne omkostningerne ved flere muligheder, sammenligne beløbene og vælge den bedste.

4. Få et firmakort

Med det bliver forretningsrejser mere behagelige for dig og dine medarbejdere. Du vil kunne sætte grænser, så medarbejderne ikke overskrider budgettet, når de rejser. Ikke flere uaftalte udgifter - du vil se alle transaktioner på din personlige konto. Derudover har firmakort normalt særlige bonusser, såsom øget cashback eller servicerabatter.

Det vigtigste er, at det vil være muligt at tilbagebetale moms for køb uden unødvendige nerver. Til tilbagebetaling af skat påkrævet kun en faktura, og betaler medarbejderen hotelophold og transport kontant eller med sit almindelige lønkort, må papiret ikke udstedes.

5. Giv medarbejderne et valg

Det ser ud til, at det at arrangere fly og hoteller på egen hånd er den rigtige beslutning for at spare penge. Men der er en risiko for, at dit valg vil virke ubehageligt for medarbejderen: komforten vil lide under dette, og ønsket om at arbejde, mens du rejser, vil sandsynligvis falde. Derudover vil den planlægningsansvarlige miste tid, der kunne bruges på at løse andre opgaver, der er mere effektive for virksomheden.

Hvis betingelserne for ophold og bevægelse vil blive valgt af den forretningsrejsende, behøver du ikke bekymre dig om disse problemer. Det vigtigste er at angive grænserne og betingelserne for rejsepolitikken for ham. Du kan også overlade indkøbene til en ansvarlig person, såsom en revisor: Den rejsende vil give links til praktiske muligheder, arrangøren betaler for dem og deler derefter billetter og reservationsdetaljer.

6. Analyser rapporter fra tidligere ture

Tjek forskellige medarbejderes dokumenter, se om omkostningerne er forskellige, og se efter årsager til øgede udgifter. For eksempel valgte nogen en flyrejse, der var ubelejlig for selskabet eller spiste udelukkende på dyre restauranter. Sådanne data vil hjælpe med at justere rejsepolitikken og bringe den til den bedste løsning for erhvervslivet.

For at gøre det nemmere at analysere er det værd at have en pivottabel. Opdel dokumentet i kolonner efter kategori: billetter, overnatning, måltider, mobilkommunikation, transport under rejsen og så videre. Angiv også rejsedato og navn på den udstationerede medarbejder. Kun udgiftsbeløbene kan indlæses i tabellen, og lad detaljerne gemmes i rapporter. Hvis du bemærker en anomali, skal du trække papirerne frem for at se, hvorfor udgifterne er steget.