Sådan hjælper du en ny medarbejder med at tilpasse sig hurtigere

Hvornår begynder tilpasningen egentlig?

Vigtig, men ikke indlysende information for alle: tilpasning af en nybegynder begynder ikke på den første arbejdsdag, men på den dag, han accepterer tilbuddet. Det er fra dette øjeblik, at hans interaktion med virksomheden begynder: HR-afdelingen, sikkerhedstjenesten og så videre.

Og på dette stadium begynder begynderen allerede at danne sig en idé om klarheden af ​​interne processer, den rigtige tone i stemmen. Det betyder, at alle medarbejdere, som han skal kommunikere med, skal være så åbne som muligt og klar til at besvare eventuelle spørgsmål.

Jobtilbuddets udseende og informativitet har i øvrigt også betydning. Jo mere omfattende information den indeholder, jo lettere vil det være for en person at forberede sig til sine første arbejdsdage.

For eksempel har vi et fuldgyldigt branded dokument, der afspejler vores værdier, fordele og positionering. Alle ansættelsesforhold og yderligere individuelle "boller" er også beskrevet i detaljer: løn, tidsplan, frivillig sygesikring, uddannelsesmuligheder på bekostning af virksomheden, firmaarrangementer og så videre.

Sådan forbereder du dig på en nytilkommen på forhånd

Tænk medarbejderens første dage igennem til mindste detalje. Skriv en tidslinje for introduktionsmøder og planlæg dem straks kalender. For eksempel:

• velkomstpræsentation fra HR;
• registreringsproces i HR-afdelingen;
• lære holdet at kende;
• fastsættelse af KPI'er for en prøveperiode;
• mellemmøder med HR og en-til-en med lederen;
• opsummering af resultaterne af prøvetiden.

Ud over disse basale aktiviteter kan og bør der naturligvis tilføjes andre. Eksempelvis afholder vi månedligt – i ordets bogstavelige forstand – møder på topniveau med nytilkomne med virksomhedsstiftere, hvor de lærer hinanden at kende ved et rundbordsbord og udveksler spørgsmål.

Normalt deler alle dér deres tidligere erfaringer, fortæller om deres hobbyer og interesser, uddannelse og generelt alt muligt andet. Vi taler også om dannelsen af ​​agenturet lige fra dets stiftelse og diskuterer planer for udvikling og meget mere.

Derudover forklarer vi under disse møder, at hver enkelt medarbejders døre, inklusive topledere, nytilkomne er åbne, og de kan til enhver tid kontakte os direkte med spørgsmål, forslag, kommentarer, anmodninger.

Hvorfor er tæt kommunikation mellem den nyankomne og HR vigtig?

Vores medarbejder får tildelt sin personlige HR-chef i hele prøvetiden, som besvarer alle spørgsmål relateret til regler, arbejds- og begivenhedsplaner og papirarbejde. Du kan også komme til ham med enhver ikke-standard anmodning.

Ved du ikke, hvem du skal kontakte? Kom til HR-afdelingen.

De vil helt sikkert enten svare dig eller henvise dig til den rigtige specialist. Derudover vil medarbejderen kunne dele feedback med HR-chefen om, hvordan han har det på det nye sted.

Som følge heraf lukker vi to opgaver på én gang. For det første fjerner vi grundlæggende og administrative problemer fra den nærmeste leder. Og for det andet forsyner vi den nyankomne med to relativt uafhængige kuratorer - hans chef og HR.

Hvad skal du ellers være opmærksom på, når du forbereder dig på en nybegynders udgivelse?

Uanset hvad man siger, bliver de mødt af deres tøj, så en nybegynder bemærker straks kontorets komfort og funktionalitet og specifikt hans arbejdsplads, kraften og moderniteten af ​​det leverede udstyr, tilgængeligheden af ​​steder til frokost og kaffepauser.

Så sørg for at sørge for at forberede alt, hvad du har brug for på forhånd - fra en computer til et papirsæt. For eksempel er vi altid interesserede i, hvilket udstyr en medarbejder er vant til at arbejde med. Vi er også ved at udarbejde en velkomstpakke med mærkevarer (dagbog og papirvarer), og tænker på arbejdspladsens placering.

Derudover giver vi detaljerede rundvisninger af kontor og tal om nyttige steder rundt omkring allerede på stadiet af afsluttende interviews.

Sådan fordyber du en nybegynder problemfrit i processer og opgaver

Det er meget vigtigt ikke at kaste en nykommer "i åbent vand" og ledsage ham gennem hele tilpasningsprocessen.

I de første uger er det vigtigt, at lederen eller mentoren fortæller om alle de systemer og processer, der findes i virksomheden. I vores tilfælde er der for hver position eller blok af positioner en separat manual, som afspejler alle disse oplysninger.

Den indeholder også en beskrivelse af, hvordan og hvor opgaver registreres, standard timings for projektlevering og inputdata om dokumentflowprocessen.

Hver tilflytter får hver for sig undervisning i at arbejde med vores CRM-system, hvor der gennemføres projekter.

Alle disse aktiviteter udføres således, at han ved udløbet af prøvetiden ikke har nogen administrative problemer tilbage, og hans handlinger er så organiserede som muligt og ikke duplikeret.

Når en nytilkommen perfekt forstår hele det interne køkken, vil han i fremtiden ikke længere blive distraheret af proceduremæssige og bureaukratiske problemer, når han udfører sine hovedopgaver. Det betyder, at det fungerer hurtigere og mere effektivt.

Hvilke mål skal du sætte dig?

Selv i ansættelsesfasen er det vigtigt at bestemme en bestemt medarbejders ansvarsområde og opgaver. En stor fejl er først at begynde at gøre dette efter udgivelsen. Forudarbejdede og gennemsigtige KPI'er for prøveperioden vil fremskynde tilpasningsprocessen så meget som muligt.

Tag dig tid til at gøre dette og skriv ned, hvilke resultater og inden for hvilken tidsramme du forventer af den nye medarbejder. For eksempel gennemtænker vores ledere rollen og ansvarsniveauet for hver stilling på forhånd i ansættelsesfasen, og alt dette er registreret i Miro. På den måde undgår vi kaotisk fordybelse i opgaver, hvilket betyder, at vi i høj grad forenkler arbejdet for en begynder.

Alle ved, at KPI'er skal være målbare og opnåelige. Det vil sige, hvis du sætter en umulig eller alt for ambitiøs mål en ny medarbejder helt i starten, er der stor sandsynlighed for, at han i jagten på hende vil ignorere al den grundlæggende viden, regler og processer, der findes i virksomheden.

Og på grund af dette vil han i fremtiden møde en masse vanskeligheder og kritik, hvilket betyder, at han hurtigt vil blive demotiveret og brænde ud.

Vi mener, at hovedmålet for en nybegynder i prøvetiden er at fordybe sig i forretningsprocesser, ideelt set forstå virksomhedens positionering, konkurrencefordele, nøgle sager og så videre. Og det er netop det, vi er afhængige af, når vi sætter mål for denne periode.

Hvilken rolle spiller en mentor?

Mentoren spiller en af ​​nøglerollerne i tilpasningsprocessen. Der er tale om en senior erfaren medarbejder, som vil følge den nyankomne gennem de første måneder. Eller måske senere. Forklar alle opgavers nuancer, hjælp med råd, fremhæv de rigtige måder at løse problemer på og vær blot et eksempel på, hvordan man kan handle og reagere i forskellige situationer.

I vores praktikforløb er mentoren hovedpersonen. Siden for fyrene uden erfaring vi er den første arbejdsgiver i livet, mentor = mentor = rollemodel.

Derudover er det meget vigtigt, at mentoren er "opladet" og frivilligt tager protektion over den nyankomne, så lad være med at pålægge eksisterende medarbejdere sådan en funktion. Dette bør være et incitament til hyperloyalitet og succes.

Vi udvælger i første omgang medarbejdere, der deler bureauets værdier som mentorer.

De fleste af dem kom selv engang til os som praktikanter, så der er ingen grund til at forklare dem vigtigheden og værdien af ​​denne rolle.

Derudover har virksomheden karakterer, og en af ​​betingelserne for at komme til et nyt niveau er en veloplagt praktikant eller tilflytter. Nå, selvfølgelig har vi også en lille materialebonus til den mest succesfulde mentor. Men dette er langt fra hovedmotivationen.

Sådan introducerer du en medarbejder til teamet

Dette er en meget vigtig fase. Og der er ikke en enkelt opskrift på vellykket integration, for alt afhænger i høj grad af teamet. Så en individuel tilgang vil være påkrævet.

Hvis dit team består af aktive, udadvendte sælgere, så organiser et lille lære-dig-kend-spil og bed dem om kreativt at præsentere sig selv for nykommeren. Hvis holdet består af indadvendteIT-specialister, nogle gange kan du simpelthen organisere et officielt generalmøde, hvor fyrene vil diskutere ansvarsområder og diskutere deres hårde færdigheder. Og dette vil være ganske nok til, at de kan have en behagelig arbejdsinteraktion.

Derudover beder vi for eksempel den nytilkomne på forhånd om at fortælle et par interessante fakta om sig selv. Og vi bruger disse oplysninger til at forberede et separat indlæg til den interne Telegram-kanal, hvor vi altid annoncerer udgivelsen af ​​nye fyre.

De mest kreative ledere vil også gerne bruge disse oplysninger i fremtiden.

For eksempel, hvis en person sagde, at han elsker at synge, hvorfor så ikke alle gå til karaoke sammen den første fredag?!

Under alle omstændigheder er det meget vigtigt at advare hele holdet om ankomsten af ​​en nykommer på forhånd og fortælle dem, hvad du planlægger at uddelegere til ham. Tag den med til alle interne arrangementer – fra at gå ud og drikke kaffe om morgenen til at gå ud sammen. På denne måde vil han straks mærke stemningen i din virksomhed, og det vil fremskynde etableringen af ​​forbindelser med kolleger.

Hvorfor er det vigtigt at give feedback?

Alle ved det, men ikke alle gør det stadig. Tilpasningsperioden for en nybegynder er stressende. Derfor er det meget vigtigt, at mentoren tilsynsførende og HR "målte jævnligt temperaturen", interesserede sig for tingenes tilstand og delte deres observationer og kommentarer rettidigt.

Måske på et tidligere sted var medarbejderen simpelthen vant til at udføre bestemte opgaver på en bestemt måde, og der blev han rost for denne tilgang, men i din er dette en grov krænkelse. Du bør ikke akkumulere negativitet og skrive "jambs" ned før det næste planlagte møde. Byg en åben og konstruktiv dialog fra dag ét.

Hvad skal du gøre, hvis du stadig ikke kan oprette forbindelse

Dette sker også. Selvom alle ovenstående punkter blev implementeret effektivt, er der en risiko for, at den nytilkomne stadig forlader dig efter prøveperioden.

Der kan være mange årsager: både objektiv (kan ikke klare tempoet, er ikke involveret i det nødvendige omfang, er ikke loyal over for virksomheden og kolleger) og subjektiv (passer stadig ikke til stemningen, vil stadig have fuld fjernarbejde, vil stadig ikke være sekretær).

Måske passede I ikke hinanden på netop dette stadium af jeres udvikling og vil mødes igen. Eller måske skulle du bare drage konklusioner og komme videre.

På dette stadium er det vigtigste ikke at ødelægge et allerede opbygget forhold og, som med enhver afsked, diskutere alle mulige vækstpunkter for gensidigt arbejde på fejl. Både fra virksomhedens side og fra den, der forlader styrelsen på prøve.

Vi har en såkaldt exit bot, som vi sender til alle ved afskedigelse. Den indeholder ret klare, enkle spørgsmål, for eksempel: "Hvilke vanskeligheder er du stødt på?", "Hvad kunne vi forbedre?", "Hvordan var dit forhold til din leder?" og andre. Vi analyserer og behandler hvert spørgeskema. Dette erstatter dog ikke personlig kommunikation.