Hvis din e-mail er overbelastet, måske er problemet ikke teknologi

Der er et stort antal af artikler om emnet forbedring af forskellige e-mail-systemer. Men alligevel, uanset hvad vi gør, fra tid til anden, vi begynder at tro, at vores c-mail, der ikke er rigtigt, at det noget ikke er nok til at være produktiv - og vi igen dykke ned i indstillingerne. Men Joshua Lyman (Joshua Lyman), Web-udvikler, siger, det er ikke e-mail fungerer ikke korrekt, og os selv.

Joshua foreslår at anvende i deres arbejde med e-mail i alle tre regler. De vil hjælpe dig med at holde op til dobbelt så meget, og arbejder med e-mail vil ikke forårsage negative følelser.

Slå underretninger

Når skrivebordet konstant vises meddelelse om, at du har en ny besked, er det svært at holde fra en anden e-mail-klient. Hvorfor konfigurere en desktop e-mail-klient til at kontrollere e-mail hvert 5. minut? Situationer, hvor du straks skal reagere på brevet, er meget sjældne, og som regel folk pre-opfordring til at sige, at brevet blev sendt. Alle andre meddelelser kræver ikke øjeblikkelig reaktion og kan vente et stykke tid. Som en generel regel, hvis der er noget presserende, normal mennesker opkald, men ikke skrive et brev og venter på et svar.

Det samme gælder, og konstant åbne faneblade med posten. Jeg vil vædde på du er bare tilbage for at tjekke for ingen grund hvert 10. minut. Og hvis du er nødt til monotont arbejde eller forberede den næste rapport, er det interval reduceres til 3-5 minutter (godt, ikke vaske det krystal lysekrone).

Lav en mundtlig aftale med kolleger

Uanset hvordan du organiserer arbejdet i sin e-mail-system, det vigtigste i denne flok er stadig den menneskelige faktor. E-mails regelmæssigt sejler mellem adresser. Men at reagere på disse meddelelser mennesker, og hver har sin egen definition af uopsættelighed. Nogen finder passende frist for svar på skrivelsen i 1-2 timer. Og hvem er han er fra 8 til 24 timer. Dvs. dit brev ikke noget svar, ikke fordi det mailsystemet er brudt, men fordi nogen mener, at det er gyldigt at besvare det næste dag.

Og hvis med personlige beskeder, alt er meget lettere, du har brug for at diskutere med kolleger disse øjeblikke. Hvis du ved, at en kollega standard tid til at svare på brevet - 2 timer, og svaret er nødvendig i en time, er det bedre ikke at spilde tid og nerver og opkald. Eller overvejer alle disse funktioner, sende e-mails med spørgsmål, der ikke kræver et presserende svar på forhånd.

Produktivitet vs. acceleration

David Levi (David Levy), professor ved University of Washington, mener, at i vores samfund er ofte forveksles med en fremskyndelse af produktivitet. Alt er gjort hurtigt, men ikke altid bedre. Snarere end sidde ned og tænke godt, og derefter sende en kort, men informativ brev, vi smider hinanden korte beskeder, der konstant distrahere os, og det bærer ikke helt det rigtige oplysninger.

Det viser sig, at det beløb, du bruger mere tid på at læse de korte, men meningsløse bogstaver end en grundig.

Konstant forbedring af e-mail-systemer - der er stor, men glem ikke, at tjekke e-mail og ikke reagerer på brevet af systemet, og folk. Så du skal lære at bruge teknologien på en sådan måde at kommunikere mere effektivt med andre mennesker og arbejde mere produktivt.