7 tiltag som bidrager til at arbejde med din mail hurtigere
Produktivitet Af Teknologi / / December 19, 2019
Rod i din postkasse er ikke kun ødelægge stemningen, men også på vinstokken dræbe din produktivitet. Hvad skal jeg gøre, hvis det bjerg af indkommende emails er stigende, og du har ikke tid til at beskæftige sig med alt dette?
1. Slip af med rod
Disse omfatter ikke kun en åbenhjertig spam. Dette og nyhedsbreve, og et udvalg af rabatter og tilbud online shopping - alt hvad du engang abonnerer på og hvad tid på brug fra tid til anden. Ideen er dette: hver gang du åbner posten, ligesom breve at distrahere dig og forstyrre fokus på jobbet.
Ikke at affinde os med den evige kamp med kaos, vi sender denne korrespondance til de udpegede områder.
Microsoft Outlook 2016 Det giver dig mulighed for at konfigurere filtrering af indkommende så bogstaverne på standard lav prioritet udviklet sig til mappen "Ikke-akut". Her vil de blive venter i kulissen, ikke hård hud øjnene.
2. Sikkerhedskopier e-mails, har mistet relevans
Selvfølgelig, hvis noget ikke har brug for lige nu, betyder det ikke, at det ikke er hensigtsmæssigt i fremtiden. Men i indkommende og udgående meddelelser har brug for at opretholde orden.
Indlæg, der indeholder vigtige oplysninger, som nu du unødigt, bør sende til arkivet. Den mest bekvemme måde at gøre dette automatisk, konfiguration sikkerhedskopier med en vis periodicitet. Her er sekvensen af handlinger: i 'Autoarkiver', tryk på "» → «Indstillinger» → «Avanceret File" "Konfiguration Autoarkiver" og vælg "Kør autoarkivering hver N dage" med angivelse ønskede tid interval.
Listen (CTRL + E), vil du nemt navigere i arkivet og kan genoptage samtalen om nødvendigt. Som et resultat, postkassen er ikke fuld, og du behøver ikke at spilde tid på at forsøge at finde den rigtige e-mail blandt ikke særlig relevant.
3. Kløft i grupper af modtagere
Til igen og igen ikke til at producere den samme type af postlister, oprette temagrupper, som du kan distribuere modtagerne af dine e-mails.
Familie, venner, arbejde på projektteamet - Outlook Det giver dig mulighed for at tilføje en gruppe mennesker fra din adressebog eller dine kontakter i Excel.
Hvad er behageligt? Du behøver ikke hele tiden at skovle alle de destinationer for at finde det rigtige. Inden for gruppen, kan du hurtigt dele dokumenter, derefter til at arbejde sammen med dem. Beskeder sorteres i samtaler, så du hurtigt kan finde vigtige oplysninger og løse presserende spørgsmål. For at oprette en kontaktgruppe, skal du trykke på CTRL + SHIFT + V.
4. Brug den mobile app
I tilfælde, hvor et presserende behov for at beskæftige sig med noget problem, er det afgørende at have adgang til e-mail-når som helst og hvor som helst - hjemme og på farten.
Brug Outlook applikationer til mobile enheder, kan du se de beskeder, arbejde med en liste over kontakter og filer fra din smartphone eller tablet. Alle data er straks synkroniseret, så risikoen for, at nogle vigtige oplysninger vil passere forbi dig, er udelukket.
5. Konfigurer sende e-mails planlagt
Det var ikke nødvendigt at løse flere problemer med hensyn til fuld tid besvær, gøre arbejdet på forhånd. Microsoft Outlook giver dig mulighed for automatisk at sende beskeder på et bestemt tidspunkt.
Husk alle oplysninger om hvem, hvad og hvornår du lovede at sende, er vanskelig. Chancerne er gode, at du simpelthen glemmer at gøre det. Angiv skrive dag og tidspunkt for afgang, så du ikke bliver distraheret af levering af meddelelser om møder eller påmindelser om deadlines nærmer.
6. Administrere e ved hjælp af regler
I Outlook 2016 regler - er handlinger, der automatisk anvendes til meddelelser baseret på nærmere angivne betingelser. Regler er opdelt i to kategorier: anmeldelsen og organisation.
For eksempel kan du oprette lyd advarsler om meddelelser fra enhver person eller bare sende i en separat gruppe af meddelelser med bestemte ord i emnelinjen. Brug de tilbudte service-skabeloner eller oprette deres egne regler. De kan bruges til indkommende eller udgående beskeder i en eller flere konti.
7. Hold alle dine mails på ét sted
Arbejde boks, personlig e-mail - ikke formere enheder uden nødvendighed. Meget lettere, når samtidig have adgang til alle e-mails.
Med Outlook 2016 kan du sammensætte indgående meddelelser til flere konti.
Tilføj til denne gruppe indstilling kontakt og filtrere beskeder med lav prioritet - sparer tid ser meget imponerende.
softwarepakke Microsoft Office 365, som omfatter Outlook 2016- en kombination af velkendte værktøjer med nye funktioner, der gør arbejdet lettere og hurtigere. Synkroniser dokumenter, mail og kalenderdata, interaktion med cloud-værktøjer uden adgang til nettet og adgang til teksterne præsentationer fra en browser - det er kun en lille del af innovationer, der vil hjælpe dig til at klare de daglige opgaver hurtigt og uden unødig indsats.