Hvordan at sende medarbejdere på forretningsrejser uden papirarbejde: en personlig oplevelse
Arbejde Og Studere / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Kontorchef Layfhakera. Arrangerer ture til medarbejdere.
Problem № 1. Klodset matching system
Hver tur - det er en flok af korrespondancer, hvor jeg fungerede som mellemmand. På fremsendelse af meddelelser tager lang tid, desuden er der en chance for at blive forvirret og begå fejl, især når flere mennesker flyver.
Når jeg misforstået officer og aftalt på billetten er ikke på flyet. Han var ikke refunderes, så havde selskabet til at investere i en anden billet med en gyldig dato, og taber omkring 10 tusind rubler.
Hvordan man løser problemet
Resumé: at automatisere processen.
Denne opgave håndtag tjenester til online rejse booking - Jeg testede OneTwoTrip for Business. Det kan hjælpe dig med at planlægge ture, buy billetter og jernbane, booke hoteller. For tilslutning og brug af tjenesten behøver ikke at betale.
Prøv OneTwoTrip for Business
Tjenesten kan bruges ikke kun direktør og kontorchef, men alle de ansatte i selskabet. Ingen grænse for antallet af brugere, så jeg straks lagt i profilen Layfhakera om OneTwoTrip for Business-data er alle de fyre, der går på forretningsrejser. Du kan manuelt tilføje eller XLS og CSV-fil. For at gøre dette i afsnittet "Medarbejdere" er en knap "Import".
Når du tilføjer en bruger, kan du straks indtaste data for den russiske og udenlandske pas, så for ikke at tilstoppe dem hver gang på ny.
For den enkelte medarbejder, kan du indstille rejse grænse og begrænse adgangsrettigheder. For eksempel for at sætte en grænse på én ordre og valg af hotel til tre stjerner. Når en medarbejder går på pension, er hans profil blokeret. Han kan ikke gå til Medlems Området, men hele historien og rapportering om det vil forblive.
Dette har i høj grad forenklet mit job: medarbejder kan gå til Medlems Området med din adgangskode, skal du vælge det fly og hotel og bestille dem uden at betale. For at matche de billetter behøver ikke at sende i skærmbilleder Telegram: Direktør for administratoren ser rustning og ordrer af alle medarbejdere i "Ordrer".
Problem № 2. tunge udgifter
Vi forsøger at planlægge ture på forhånd for at købe billetter online. Men det viser sig, dette ikke altid er tilfældet.
Hvordan man løser problemet
Resumé: spare på billetter og hoteller, at købe dem gennem en online rejse service organisation.
OneTwoTrip for Business sikrer, at billetter til repræsentanterne for virksomhederne koster det samme eller mindre end for den enkelte.
Besparelser er opnået på grund af den store omsætning, og direkte ordregivende med flyselskaber og hoteller.
Sitet tilbyder omkring 2 millioner af overnatningsmuligheder, der passer til forskellige budgetter: hoteller, lejligheder og vandrerhjem. Mere end 1000 mest populære af dem har deres eget forhold til OneTwoTrip for Business. Hvis kunden har behov for et objekt er ikke i systemet, kan tjenesten tilmelde ham på anmodning af kontrakten.
Hvis planerne bliver bekræftet og turen er godkendt, kan billetter købes i to klik. Hvis ikke - bare annullere reservationen. Alle flyselskaber loyalitetskort, så du kan fortsætte med at tjene miles. Service arrangerer den action med bankerne: for eksempel kan returnere keshbek bonus for køb af virksomhedernes kort.
Problem № 3. Lang billettering og fakturering
Når billetterne og hotellet er aftalt med hovedet, jeg kontakte flyselskabet og hotellet for at få fakturaen til betaling. Hver organisation sine betalingsforpligtelser politikker for juridiske enheder: et sted, du har brug for at skrive en e-mail, et sted at fylde i Excel-fil med detaljerne i virksomheden, et eller andet sted - på hjemmesiden. Nogle gange måtte jeg gentagne gange ringe til hotline for at få dokumenterne. Det tager en masse tid, og udstedelsen af billetter er undertiden forsinket i flere dage. Nogle virksomheder og ikke opkræve et gebyr til den juridiske enhed. I sådanne tilfælde er det nødvendigt at afvise fra køb og kigge efter en anden fly eller hotel.
Hvordan man løser problemet
Resumé: til løn for billetterne og hotellet en score på tjenesten stedet for tilrettelæggelsen af forretningsrejser.
På OneTwoTrip for Business I og andre arbejdstagere, der har passende adgang, kan bestille og betale for billetter, og hotellet er så simpelt som fysiske personer. Hele processen tager 2-3 minutter: du indtaster din personlige kabinet, slagtning dato og destination, og vælg den ønskede flyvning. Pasoplysninger og bonus kortnummer, ikke brug for dig, de er nødt til at indlæse automatisk, når du vælger en medarbejder på listen.
Desuden kan du oprette en vanskelig rute eller arrangere mere fleksibel. For eksempel, en dag flyve forskellige flyselskaber morgen fra Ulyanovsk til Moskva, "Aeroflot", og om aftenen tilbage til "Victory". Dette er tilladt, fordi online-tjenesten kan "lim" i en ordre billetter fra forskellige flyselskaber. Med selvorganisering af en tur i hvilket tilfælde det ville tage mere tid: korrespondance med de to flyselskaber, de to konti for betaling, to gange lukker dokumenter.
Betal for billetterne og hotel er to måder at indbetale og bruge corporate kreditkort. Jeg bruger depositum - det skal fylde op på forhånd for ethvert beløb faktureret i afsnittet "Konto". Opkøb finder sted umiddelbart, ikke bare inden for bank- timer.
Hvis nogen problemer, kan du kontakte support service. Det virker døgnet rundt og yde bistand, selv om en force majeure er opstået om aftenen eller i weekenden.
Problem № 4. afsluttende dokumenter
Turen slutter ikke med køb af billetter og hoteller reservation. Meget mere indsats er nødvendig for at forberede de afsluttende dokumenter. De har brug for at bede om separat fra flyselskabet og hotellet, som sender dem udelukkende i papirform. oprindelse ofte ikke nå mail og gå tabt. Dette ses i regnskabsperioden, så vi er nødt til hurtigst muligt at kigge efter en kontaktperson, der kan kopiere de afsluttende dokumenter.
Hvordan man løser problemet
Resumé: at overlade dannelsen af lukning dokumenter OneTwoTrip for Business.
I OneTwoTrip for Business med fakturaer og fejer alt er meget enklere. Hver måned får vi et certifikat til alle tjenester og faktura moms for hoteller, hvert kvartal - en handling af forsoning. Alle fakturaer og rapporter gemmes under "Dokumenter". Du kan konfigurere, hvilke medarbejdere har adgang til dem - sekretæren, bogholder, manager. Dokumenter har ikke grænser for opbevaring periode i din konto og er tilgængelige til enhver tid.
Med det resultat, at
rejse organisation gennem OneTwoTrip for Business Det sparer penge og tid. Tjenesten gør det muligt at:
- opgive mange korrespondancer med flyselskaber og hoteller;
- forhandle direkte med lederen af en tur;
- booket de mest fordelagtige muligheder for fly og indkvartering;
- udstede billetter og hotel i 2-3 minutter på ét sted;
- at betale billetter uden at vente på fakturaen;
- forenkle tilberedning og opbevaring af de afsluttende dokumenter.