Sådan planlægges møder for at gøre dem effektive
Miscellanea / / September 07, 2021
Spild ikke din tid.
Du kan ikke lide møder, men du skal stadig holde dem. Dette er en væsentlig del af arbejdsgangen i enhver virksomhed. En måde at gøre aftaler mere nyttige og hurtigere på er at planlægge dem omhyggeligt. Bogen af Olga Demyanova, doktor i økonomi, “Hurtige og effektive møder. Fra forberedelse til opnåelse af det ønskede resultat. "
Med tilladelse fra forlaget "Alpina Pro" udgiver Lifehacker et uddrag fra det andet kapitel.
Møder i sig selv er ikke et problem. De er endda nødvendige og er en ledelsesmæssig egenskab af magt. Du skal slippe af med langvarige ubrugelige og ineffektive sammenkomster.
De mest almindelige typer møder:
- ugentlig;
- strategisk;
- arbejdere;
- rapportering;
- planlægning af møder;
- brainstorming;
- forretningssamtaler og møder;
- orienteringer.
Alle disse typer kan grupperes i fire hovedgrupper:
- efter varighed: hurtig (op til 30 minutter) og langvarig (mere end 1 time);
- efter antallet af deltagere: op til 10 personer eller mere;
- efter formål: arbejdende, politisk og informativ;
- efter tid: planlagt og ikke planlagt.
Mødeplanlægning Påkrævede attributter
Hvad skal man planlægge:
- mål;
- dagsorden;
- liste over inviterede;
- tidsplan;
- informationsmateriale;
- ansvarlig for at føre protokollen
- regler forestillinger.
Først og fremmest skal lederen overveje mødets formål. Dette er udgangspunktet for dagsordenen og deltagerlisten, tid og regler.
Mødernes hovedmål:
1. Nye oplysninger - til informationsmødet:
- vigtige nyheder og politiske ændringer;
- diskussion af planer og strategier;
- kortsigtet prognose;
- præsentation af nye produkter og fremgangsmåder;
- diskussion af budgettet;
- personalespørgsmål.
2. Overvågning af begivenheder og træffelse af operationelle beslutninger - til regelmæssige møder:
- hovedrisici og vanskeligheder
- parametre til vurdering af fremskridt
- vurdering af centrale processer og nødvendige ændringer
- diskussion af, hvad der sker: hvad der går godt, hvad der skal forbedres;
- centrale lektioner og resultater af handlinger;
- koordinering af indsatsen;
- kommunikation.
3. Motivation - kreative møder, udvikling af nye tilgange og Team building:
- motivation for handling;
- kollektiv beslutningstagning;
- ære individuel og kollektiv succes.
Formålet påvirker således mødetypen og modellen for at organisere det. For eksempel varierer briefingsessioner i antal deltagere og tid. Regelmæssige er af planlagt art, de er hurtigere i tid og med et begrænset antal deltagere. Kreative møder kræver særlig forberedelse: organisering af møbler (normalt separate borde), te, kaffe og uformelle omgivelser; kræver ikke overholdelse af dresscode.
Eisenhower Matrix til Ranking Mødespørgsmål
Det skal huskes, at et møde er en platform, hvor vigtige beslutninger tages, og problemer overvindes. Eisenhower Matrix er feltet, hvor alle problemer og spørgsmål indsamles. De er rangeret med hensyn til betydning og hastende karakter.
Hastende | Tag det roligt | |
Vigtig | EN | B |
Lige meget | C | D |
Kvadrat A: vigtige og presserende sager
Pladsen med vigtige og presserende sager bør være tom eller lille. Dette vil indikere, at du overholder forfaldsdatoen. Hvis der er mange sådanne tilfælde, er dette et tegn på uorganisering. Eksempler på sager, der kan kvadreres:
- sager, der er direkte relateret til dine funktionelle pligter og påvirker din effektivitet;
- sager, hvis fejl kan skabe problemer;
- spørgsmål vedrørende sundhed og psykologisk klima i teamet;
- spørgsmål, der påvirker teamets sikkerhed
- sager, hvis resultater skal koordineres eller præsenteres for din ledelse.
Kvadrat B: vigtige, men ikke hastende spørgsmål
Når opgaver eller sager ikke haster, og der ikke er nogen specifikationer, når de skal udføres, udpeger bobestyrer selv timing. Denne firkant indeholder alle de ting, der vedrører din funktionalitet i virksomheden, de ting, du gør ved regelmæssigt, og som regel er deres implementering knyttet til virksomhedens generelle tidsplan (f.eks. forberedelse af den endelige rapportering). Forskningsopgaver, der kræver en vis tid, kan tilskrives sådanne tilfælde, men mængden af lønomkostninger er uklar indtil afslutningstidspunktet. Opgaverne på den første og anden firkant bør konstant overvåges, og derfor er det tilrådeligt at inkludere dem på dagsordenen for møderne.
Kvadrat C: hastende, men uvæsentlig forretning
Disse er distraktioner. Ofte forstyrrer de simpelthen fokus på vigtige opgaver og reducerer effektiviteten. Husk altid dine mål, og lær at skelne mellem det vigtige og det sekundære.
Det er værd at gå ind på denne firkant:
- pålagt af nogen fra mødets side eller forhandling;
- diskussion af spørgsmål, der kan løses af underordnede;
- diskussion af ikke-forretningsmæssige spørgsmål;
- diskussion af abstrakte emner.
Kvadrat D: ikke-hastende og uvæsentlige spørgsmål
Sager i denne kategori promoverer dig ikke i projekter, men de distraherer dig fra at arbejde med dem.
- ikke bringe nogen fordel overhovedet;
- det er nyttigt slet ikke at beskæftige sig med dem;
- Tidsspisende.
For hvert mål, lederen sætter næste spørgsmål:
- Hvem har information og viden om emnet under behandling?
- Hvis interesser påvirker dette spørgsmål?
- Hvem afhænger beslutningen af?
- Hvem har brug for at kende de oplysninger, der skal diskuteres?
- Hvem vil gennemføre de trufne beslutninger?
Du kan bruge 99/50/1 -metoden, når du planlægger projektmøder.
Lederen organiserer møder på tre vigtige punkter i projektet:
- i starten - at fordybe alle deltagere i projektets tempo og til teambuilding af gruppen;
- på et mellemtrin - for at diskutere resultaterne af det udførte arbejde og yderligere justeringer, hvis det er tilfældet nødvendig;
- ved målstregen, når 1% af det samlede volumen mangler at blive realiseret - til foreløbig opsummering.
Denne timing hjælper dig med at udnytte din tid bedre i møder.
Dagsorden
Dagsorden er en plan for opgaver, der skal løses på mødet. Det er nødvendigt klart at definere tiden for hver tale, tildele en separat tid til diskussion og feedback fra alle deltagere.
Når du planlægger tidspunktet for dit møde, er det vigtigt at overveje følgende:
- vigtigheden af punktet på dagsordenen
- tidsfristen for hver forestilling;
- pauser om nødvendigt
- 20% af tiden for yderligere vigtig information.
Dagsordenen sendes til alle mødedeltagere.
Dagsorden med fastsættelse af tid og specifikke taler
Dagsorden:
- Resultater af arbejdet med indgåelse af kontrakter. Ivanov I. (15 minutter).
- Problemer med transport af forsyninger. Petrov I. (15 minutter).
- Resultater og planer for projektarbejde. Sidorov T. (20 minutter).
Starter kl. 11.00.
Slutter klokken 12:15.
Du skal træne dig selv til at have hurtige og effektive møder!
Dine tidslinjer:
Vigtigt og presserende | 12 minutter |
Vigtigt og ikke-hastende |
24-36 minutter Hastende og vigtigt: 12 minutter - Pareto -princippet fungerer her: 20% af tiden skaber 80% af resultatet, med et gennemsnitligt møde på en time (60 minutter), den mest produktive tid er 12 minutter (20% af 60 minutter). Vigtigt og ikke-hastende: normalt planlagt. Den effektive tid til sådanne møder er 24–36 minutter. 60/40 -metoden fungerer her, ifølge hvilken, når der udarbejdes en plan for dagen, skal 40% af tiden stå fri, 60% afsættes til planlagt arbejde, herunder 20% - til "uforudsigelige" og 20% - til dem, der opstår spontant eller bliver til medfølgende. Med en gennemsnitlig mødetid på en time (60 minutter) er tiden for planlagte vigtige, men ikke-hastende sager 24–36 minutter (40–60% af 60 minutter). |
Ubetydeligt og presserende | Delegation og kontrol via telefon og andre kommunikationsmidler, højst tre minutter til kontrol. |
Uvigtigt og ikke-hastende | Delegering og kontrol af ledelsen, højst et minut pr. Delegation. |
Liste over inviterede
Det optimale antal deltagere i hurtige møder er 5-7 personer. 8 til 12 personer er acceptable, hvis mødelederen har facilitatorfærdigheder.
Til at generere ideer, sætte mål og flyve er den ideelle sammensætning ikke mere end 15 personer.
Der er en uudtalt regel hos Google - det maksimale antal deltagere er højst 10.
Amazon har en to-pizza-regel: Der skal være lige så mange mennesker i et møde, som du kan fodre to pizzaer.
Der er en regel 8-18-1800:
- højst 8 personer - løsning af arbejdsspørgsmål;
- højst 18 - brainstorming, kollektiv problemløsning;
- op til 1800 mennesker - information og mulighed for at kommunikere.
En undersøgelse foretaget af Bain og Company siger, at i beslutningsgrupper resulterer tilføjelse af mere end syv af hver deltager i cirka 10% mindre effektivitet.
De direkte ansvarlige er forpligtet til at deltage i møderne.
Apple viser navnet på den ansvarlige ved siden af hvert mødepunkt. Hver medarbejder har således et klart ansvarsområde inden for rammerne af den tildelte opgave.
Hvis du ofte arrangerer møder, vil denne bog helt sikkert være praktisk: Olga Demyanova foreslår at studere 16 teknikker og fire værktøjer til at forbedre effektiviteten af alle involverede i disse møder.
At købe en bog
Læs også🧐
- Sådan gør du møder mere produktive
- 3 tips til altid at afslutte møder til tiden
- Life hack: hvordan man undgår ubrugelige møder med Zoom
Salget af iPhone startede på AliExpress: 11 modeller med rabatter på op til 22 tusind rubler