Sådan hjælper du en ny medarbejder med at tilpasse sig, hvis arbejdet er fjerntliggende
Miscellanea / / December 01, 2021
En instruktion til dem, der ikke ønsker, at folk skal stikke af fra virksomheden om et par uger.
Anastasia Borovskaya
Med begyndelsen af coronavirus-pandemien har arbejdsmarkedet ændret sig dramatisk. Samtaler er flyttet til online-formatet, virksomheder har flyttet medarbejdere til et fjerntliggende sted, og for at søge job behøver du ikke længere at komme på kontoret.
I en ukendt virkelighed er veletablerede metoder til onboarding for medarbejdere holdt op med at fungere: nu dukker nytilkomne måske ikke op på kontoret i ugevis eller bor endda i en anden by.
Hvordan online onboarding adskiller sig fra normalt
Ved første øjekast ser det ud til, at fjernarbejde er en god mulighed for en nybegynder. Han behøver ikke at kommunikere med snakkesalige kolleger, spilde tid på at imponere den "gamle garde" eller bevare en form for image. Faktisk vil al kommunikation være forretningsmæssig og sjældnere.
Og det er netop den største vanskelighed ved online onboarding. Den nye medarbejder er ude af kontakt med sit sædvanlige kontorliv. Han laver ikke mad i en fælles kedel af virksomhedsværdier: han taler ikke med kolleger i pauserne, kommunikerer ikke unødigt med folk fra andre afdelinger og savner fælles aktivitet. Og sådan en person er usandsynligt at have en tilknytning til et hyggeligt kontor på et smukt sted. Så det er meget sværere at motivere en ny medarbejder og beholde ham/hende i lang tid.
Derudover er tilpasningsværktøjer væsentligt forskellige på kontoret og et fjerntliggende sted.
Opgave | Kontor | Fjern |
Kendskab til virksomheden (missioner, værdier, virksomhedskultur) | Velkam-træninger, firmasouvenirs, præsentationer | Officielle dokumenter og præsentationer, online møder |
Mød holdet | Udflugter rundt på kontoret, velkomst til fester, planlægningsmøder med bekendtskab og forklaring af opgaver | Online møder |
Virksomhedsbegivenheder | Teambuildings, firmaarrangementer offline, fuldtidstræning, fælles måltider, røgpauser | Spil, fester og træninger online |
Og virksomheder bruger enten ikke-fungerende ordninger og klarer ikke tilpasningen af nytilkomne til et fjerntliggende sted eller glemmer generelt om onboarding, når det kommer til fjernbetjening medarbejdere. Sidstnævnte efterlades alene hjemme og tilbydes ikke hjælp eller vejledning. Og så forlader folk hurtigt virksomheden uden rigtig at genkende nogen.
Hvad er de vigtigste opgaver ved online tilpasning
Der er to ting, du skal overveje, når du fjerner onboarding.
- Det er vigtigt at få medarbejderen til at føle sig som en del af teamet, selvom de ikke er på kontoret. Til dette er det nødvendigt konstant at holde kontakten med personen og omgående hjælpe med nye problemer. Og under nye forhold har alle dem.
- Det er nødvendigt, at medarbejderen tydeligt forstår, hvad der forventes af ham, og hvad han selv kan regne med. Det er bedre at give den mest komplette information om arbejdsforhold, opgaver og muligheder i de første dage.
På den ene side vil det hjælpe den nytilkomne med at undgå kommunikationsmangler og blive bedre tilpas i teamet uden at føle for meget stress på grund af vanskelighederne. På den anden side vil det give en person mulighed for klart at forstå deres ansvar. Den anden udfordring er lige så vigtig som den første: meningsmålinger viser, at manglende overensstemmelse mellem forventninger og virkelighed er en almindelig årsag til at tage af sted. Så det var hende, der blev navngivetJobsøgende Nation Undersøgelse 2018 / Jobvite 43 % af de interviewede medarbejdere blandt dem, der forlod de første tre måneders arbejde.
Hvem skal inddrages i tilpasningsprocessen
Det er bedre at definere disse mennesker på forhånd, så alle tydeligt forstår deres opgaver og roller. I dette tilfælde er sandsynligheden for, at en slags blinde pletter vil forblive. Det er værd at tiltrække til onboarding:
- HR-chef. Den organisatoriske byrde vil falde på ham. Han skal udarbejde en tilpasningsplan, instruere lederen og mentoren og introducere den nyankomne til virksomheden.
- Direkte leder. Det er ham, der stiller opgaver, styrer arbejdet, giver feedback og løser centrale problemer.
- En mentor. Det kan være som en af kollegaerog lederen. Mentoren hjælper med daglige aktiviteter, introducerer det specifikke ved arbejdet og virksomheden, deler life-hacks og støtter nybegynderen.
- Holdkammerater. Der er som udgangspunkt tale om medarbejdere i den afdeling, hvor personen har fået arbejde. Deres opgave er ikke kun at deltage i fællesmøder, men også at forsikre og støtte den nytilkomne.
Sådan organiserer du din første arbejdsdag for en begynder
Hovedopgaven er at stifte bekendtskab med virksomheden og medarbejdere, samt at definere arbejdsopgaver for den nærmeste fremtid.
Kendskab til virksomhedens værdier
I nogle virksomheder får nytilkomne straks tilsendt en masse dokumenter med posten og tilbudt at sætte sig ind i dem. Som et resultat kan en person læse jobbeskrivelser og produktbeskrivelser hele dagen lang, se præsentationer alene om virksomhedens mission og værdier.
Dette er ikke den bedste idé: Det er vigtigt, at medarbejderen først lærer virksomhedskulturen at kende gennem rigtige eksempler og først derefter konsoliderer informationen ved hjælp af dokumenter og andet materiale.
Virksomheden og dens værdier diskuteres bedst personligt. Til dette er Welkam-træning eller et møde med lederen velegnet.
Det første format er velegnet, når flere nye personer kom til virksomheden på én gang. I dette tilfælde er det praktisk at arrangere en onlinekonference, hvor HR-chefen eller lederen af HR-afdelingen vil tale om virksomheden. Det er vigtigt at stole på konkrete eksempler. Så hvis værdien af organisationen er mennesker, er det værd at beskrive, hvordan de bliver passet (f.eks. tilbydes psykologisk træning).
Første møde med lederen
Hvis der ikke er planlagt velværetræning, skal lederen fortælle den nyankomne om virksomhedskulturen ved det første møde. Det skal også diskuteres:
- medarbejderens opgaver og ansvar, jo mere specifik jo bedre;
- tekniske aspekter af arbejdet, for eksempel hvordan opgaver sættes og kontrolleres, er der et rapporteringssystem, hvilke tjenester der bruges;
- regler for planlægning og møder;
- ejendommeligheder ved interaktion med hovedet om arbejdsspørgsmål (hvor og hvornår det er bedre at skrive);
- planlægge den første dag.
Under en samtale er det vigtigt at finde ud af flere vigtige nuancer, som begyndere normalt bekymrer sig om:
- hvor lang tid tager det at vente på svar på opgaver, før du minder om dig selv;
- hvor tydeligt arbejdsdagen er reguleret, og på hvilke timer og dage du ikke kan være i kontakt (på afstand overanstrenger folk ofte, så det er vigtigt at fortælle, hvornår de kan slappe af);
- hvordan skemaet er dannet ferierhvornår den første ferie er mulig, og hvor mange dage den gives;
- hvilke regler der vedtages i virksomheden vedrørende sygefravær og afspadsering;
- på hvilke dage og i hvilke dele lønnen udbetales.
Møde med kollegaer
Det kan organiseres af en HR-chef eller en direkte leder. Det er nødvendigt at invitere andre medarbejdere i afdelingen, hvor den nyankomne kom til det, herunder en mentor, hvis hans rolle ikke blev taget af chefen selv.
Selve mødet laves bedst midt på dagen, som for eksempel på Zoom. Til at begynde med, bed nybegynderen om at præsentere sig selv. Hvis han er genert, kan lederen selv beskrive den nye medarbejder og først derefter give ham ordet.
Så lad dem fortælle om sig selv kollegaer. Bare bed dem om at tale på forhånd ikke kun om erhvervserfaring, uddannelse, hobbyer, men også om deres ansvarsområde og mulige kontaktpunkter med den nytilkomne. Takket være dette vil han vide, hvem og hvorfor han kan kontakte.
Møde med lederen sidst på dagen
Det er nødvendigt at finde ud af, hvordan medarbejderens første dag forløb, hvilke spørgsmål han havde, og hvilke vanskeligheder der opstod.
For at undgå enstavelsessvar kan du stille yderligere spørgsmål, der hjælper dig med bedre at analysere begynderens følelser og tanker:
- Hvad kunne du bedst lide? Hvilke ting forårsagede behagelige følelser, og hvilke - angst?
- Hvor klare og praktiske er arbejdsredskaberne? Hvilke vanskeligheder stødte du på, mens du brugte dem?
- Hvordan forstod personen sine opgaver og ansvar? Kan han beskrive dem i detaljer?
- Hvordan planlægger medarbejderen at organisere sit arbejde i de kommende dage? Hvor skal man begynde? Hvad forventer den at opnå?
Sådan organiserer du din første arbejdsuge for en nybegynder
På dette stadie er det vigtigt at give begynderen ro og sikkerhed. Derfor skal du lave en overskuelig tidsplan med alle de sager og projekter, som medarbejderen skal deltage i. Det vil højst sandsynligt være forskellige online møder med deltagelse af en leder, mentor eller team.
Derudover skal du bruge tid på at:
- Analysere forretningsprocesser. Det er nødvendigt endnu en gang at fortælle om alle de organisatoriske punkter, regler og standarder, der er vigtige for medarbejderen. Jo bedre sidstnævnte forstår arbejdsmekanikken, jo hurtigere vil han være i stand til at tilpasse sig.
- Beskriv motivationssystemet. Det er nødvendigt, at det er helt forståeligt for en begynder. Han skal vide, hvordan lønnen udregnes, hvilke bonusser han kan modtage, hvad KPI skal gøres.
- Advare om potentielle problemer. Der er flaskehalse i ethvert job, der kan føre til blindgyder. Derfor er det vigtigt at diskutere de mest almindelige problemer og fortælle dig, hvordan du skal agere i disse situationer. Det er bedre at advare begynderen om alle mulige vanskeligheder.
Lederen undersøger flydende alle disse spørgsmål på den første dag af begynderens arbejde. Det er dog umuligt at assimilere så stor en mængde information ad gangen. Du bliver nødt til at gentage det flere gange, så medarbejderen ikke går glip af noget. Derudover kan en nybegynder være involveret i flere projekter på én gang. Og det er vigtigt at analysere detaljerne for hver af dem.
Sådan organiserer du den første måned af en begynders arbejde
I denne periode skal du opbygge en arbejdsproces, så det er vigtigt, at lederen eller mentoren konstant overvåger den nyankomne og er i kontakt. Dette giver dig mulighed for at kontrollere og guide medarbejder og ikke går alene med problemer.
Den mest bekvemme måde er at interagere gennem online problemstillingssystemer. Med deres hjælp kan du spore arbejdsprocessen og timerne for medarbejderens aktivitet (f.eks. når han opretter opgaver eller i princippet er i systemet). Dette vil forhindre overarbejde eller omvendt unødvendig uagtsomhed. Og også - at forstå, hvilke opgaver der giver flere problemer for en begynder.
Der skal lægges særlig vægt på feedback. Det skal være konstruktivt, klart og konsekvent. I den første måned er det bedre at kommunikere med en nybegynder mindst flere gange om dagen ved hjælp af videoopkald eller instant messengers. Under sådanne samtaler skal du afklare opgaver, ordne fejl, hjælpe med at klare vanskeligheder og berolige, hvis noget gik galt.
Dette betyder ikke, at det er nødvendigt at overvåge enhver nybegynders handling. Det vigtigste er klart at sætte en opgave for ham, give alle de nødvendige input, etablere vurderingskriterier og bestemme, hvordan og hvornår medarbejderen vil modtage feedback på det udførte arbejde.
Hvordan man evaluerer tilpasningsresultater
Selvom prøvetiden ofte varer tre måneder, skal medarbejderen ved udgangen af den første fuldt ud tilpasse sig det nye job. For lang tid er onboarding-processen urentabel for forretning reelle resultater er trods alt vigtige.
Derfor er det efter resultaterne af den første måneds arbejde nyttigt at holde et onlinemøde for den nyankomne med lederen eller HR-chefen. Under samtalen er det værd at lave en lille undersøgelse.
- Hvor godt opfylder jobbet personlige forventninger? Hvilke øjeblikke kan du lide, og hvilke gør dig forlegen?
- Hvordan er kommunikationen med kolleger struktureret? Hvor hurtigt og hvor effektivt formår du at løse arbejdsproblemer med dem? Hvad er problemerne?
- I hvilken retning planlægger personen at bevæge sig inden for rammerne af arbejdet? Hvad er dine personlige mål og mål?
- Er virksomhedens hovedmål klare? Relaterer de sig til arbejdsopgaver?
- Hvilke følelser vækker arbejdet i virksomheden? Hvor ængstelig eller sjov var den første måned?
- Havde du nogle tekniske problemer, når du arbejdede med tjenester i virksomheden?
Svarene på disse spørgsmål vil være med til at vurdere, hvor selvsikker og rolig den nyankomne er, om han er i humør til at arbejde i virksomheden, og hvilke problemer der skal løses.
Under mødet er det også vigtigt at give detaljeret feedback: Diskuter med den nytilkomne hans styrker og svagheder, og sørg for at rose. Når man diskuterer færdigheder, der kræver udvikling, skal der gives specifikke anbefalinger. Hvis lederen anser den nye medarbejder som meget lovende, så kan sidstnævnte tilbydes yderligere uddannelse allerede på dette stadium.
Hvis samtalen er produktiv, vil det vise sig at øge medarbejderens loyalitet og tillid til, at han komfortabelt og effektivt arbejde for denne virksomhed.
Læs også🧐
- 20 egenskaber og færdigheder, som en ægte leder bør have
- Sådan får du mere fra hånden, sætter opgaver korrekt og styrer medarbejdernes tid
- 5 færdigheder Ledere mangler ifølge medarbejdere