Sådan rydde op i anliggender og alt for at holde trit: Fuld guide GTD-system

Hvad god GTD system?

produktivitet tjenester Problemet er, at alle er at positionere sig som et sted, hvor du kan løse alle problemer, opbevare oplysninger, til at kommunikere. De fleste af de tjenester, du tilbyder at fastlægge prioriteter og handle i overensstemmelse med dem.

Men få kan koncentrere sig om at udføre vigtige opgaver og ikke er opmærksomme, mens på de små ting: presserende opgave, ønsket af kolleger, venner eller bekendte. Når opgaven bliver mange, er det vanskeligt at forstå. Derfor, i praksis er det nødvendigt at bruge flere tjenester til sagsstyring. Når at få en masse sager, er vi begyndt at blive forvirret i disse tjenester, og lister og i sidste ende ophøre med at bruge dem.

Metoder til Getting Things Done (GTD) giver en universel plan på plads til at bygge et enkelt system, hvor du kan løse ethvert problem. Du vil være i stand til at slappe af og ikke at bekymre sig, da vil være sikker på ikke at glemme noget. På det rigtige tidspunkt, vil systemet foreslå, hvad de skal gøre og hvad de skal fokusere på.

Så hvorfor så mange uproduktive arbejde?

Folk er begyndt at arbejde uproduktive når projekter og opgaver bliver meget. De har svært ved at holde det hele i mit hoved, endsige sæt prioriteter. Så enten gøre noget, eller at gøre, hvad der er lettest og ting at gøre at trække tiden. Der er et andet problem: når de presserende opgaver, der skal løses i går.

Hertil kommer, at personen begynder at blive træt hurtigt, bliver irritabel. Han konstant kører som et egern i et hjul rutine, og virkelig vigtige, monetære og strategiske projekter forblive på sidelinjen.

Med denne situation vil håndtere systemet at få tingene gjort, David Allen beskrevet i bog, Som blev udgivet i 2001 og blev en international bestseller.

Fortæl mig om de grundlæggende begreber i GTD, som har brug for at vide

rutine - det er de ting, tanker og bekymringer, som forstyrrer, distrahere og affald energi. Mens rutine ikke overføres til problemet, er det umuligt at kontrollere. Tænker på det samme problem et par gange - det er en ineffektiv udnyttelse af kreativ energi, der giver anledning til frustration og stress.

Formålet med GTD - at befri sit hoved fra rutine og fjerne den interne stress.

Operationel menneskelige hukommelse - område af hjernen, hvor der er en korttidshukommelse. Det er, hvor vi normalt tilføje op den aktuelle uafsluttede sager, givet til andre menneskers løfter og andre tanker, der bekymrer os. Desværre er der begrænse mængden af ​​rutine, kan du holde hjernen til at fungere ordentligt. Hvis din hukommelse er fuld, er du distraheret af små ting og glemme alt om deres mål, hvilket fører til stress.

Værktøjer til dataindsamling - at når oplysningerne kommer ind, og hvor du fastsætte, hvad der skal gøres. For eksempel:

• arrangørerne;
• notesbøger;
• e-mail;
• kalender;
• optager.

Kurv "Inbox" - et enkelt opbevaringssted for rutine, som du tænder i anliggender og opgaver. En af de vigtigste regler med en kurv af "Indbakke" - er hendes regelmæssig rengøring.

simple handlinger - et-trins handlinger, der er behov for at udføre mindre end to minutter. I praksis er det mere bekvemt at tage disse ting i fem minutter.

projekt - en opgave, som udførelse kræver mere end ét trin. Du er nødt til at forlade en påmindelse om projektet og beskrive de første skridt til gennemførelsen. Som et resultat, projektet bliver til en enkel handling, der kan udføres i de næste fem minutter og få det endelige resultat.

Projektet skal være et link til kortet eller fil, som beskriver detaljerne: ansvarlig, deadlines, kategori (for eksempel "Marketing", "juridisk del", "udvikling"), henvisninger til de mindre kort opgaver. En sådan struktur er praktisk at organisere i Trello.

Context liste - en liste over ting praktiske til at udføre visse betingelser. For eksempel genvejslisten "Shopping" er en liste over emner og produkter, som du har brug for at købe i butikken. I "opkald" kan være en liste over opkald, du har brug for at gøre, når du er fri.

Praktisk individuelle sammenhæng lister for de mennesker, med hvem du arbejder og kommunikerer. Når mødet med en bestemt person, kan du hurtigt åbne listen og beslutte de nødvendige spørgsmål.

Hvordan bruger jeg kalenderen?

den kalender er det nødvendigt at indtaste:

• de foranstaltninger, der skal udføre på et bestemt tidspunkt (møder, forretningsmøder, seminarer);
• handlinger, der skal gøres på en bestemt dag (for at fuldføre projektet inden en bestemt dato, for at deltage i konferencen);
• oplysninger om specifikke datoer (jubilæer, fødselsdage, helligdage).

Jeg bruger «Google Kalender", som jeg bringer alle disse ting. Denne service er nyttigt, fordi:

• Det fås som en telefon og en computer;
• på en skærm, kan du få vist flere kalendere;
• der er påmindelser på din smartphone.

Hvis du har noget bragt til din kalender, eller gør du følger, eller vil overføre til en anden dato., Ingen grund til at overfylde op kalenderen to-do liste, der regelmæssigt transporteres hver dag. For sådanne lister, der er nogle løsninger.

Hvis du jævnligt har brug for en vis tid til at ringe til kunder, leverandører eller entreprenører, er det bedre at bruge et CRM-system.

Hvilke lister skal starte?

Lister over prioriterede aktioner

Opret en rapport for ugen, studere konkurrenceområdet, rydde "Indbakke" mappe i postkassen, skabe mandat for designere - alle disse tiltag tager mere end to minutter, men de kan ikke være nogen uddelegere. Sådanne tilfælde skal opføres på listen over prioriterede aktioner og udføre i løbet af dagen.

Regler for håndtering af sådanne lister:

• Lister bør ikke være meget, bare to eller tre. For eksempel, "Personlig", "Arbejde", "Familie". Hvis du har en opgaveliste for dagen, sætte en påmindelse i kalenderen.
• I opgaverne i denne liste kan gøres nemt mærke sammenhæng: "På vej", "ved computeren", "læse", "køb", "Promises". Opgaver kan have en eller flere etiketter. For eksempel er problemet med "gå tur med hunden" vil henvise til projektet "Privat" og en etiket "Promises".
• Før du tilføjer til listen over opgaver, så tænk over, om du har brug for at gøre det overhovedet. Hvis svaret er ja, beslutte, om du personligt udføre denne forretning. Efter alt, kan du sende en talebesked underordnet og uddelegere til ham. For opgaver, der er tildelt dig, vil markere "Forpligtet." Det vil være business as fra listen over "arbejde" og fra "Personlig".
• Gennemse lister regelmæssigt. Gør dette når der var et ekstra minut. Flyt op ting, der skal gøres først.
• Rengør listerne mindst en gang om måneden.

Liste "Someday"

I denne liste er ting, der ikke kræver handling. Det kan være:

• bøger, plader, video uddannelse, der ønsker at købe;
• hjælpsom færdighederHvem ønsker at lære;
• placerer jeg ønsker at besøge;
• ting, som jeg ønsker at købe.

I denne liste bør du jævnligt kigge, tage optegnelser og gøre dem til mål, hvor arbejdet vil blive udført.

Sådan opbevarer oplysninger om det, som er nyttig i fremtiden?

Disse oplysninger kræver ikke handling. De vigtigste kriterier for opbevaring af disse data:

• Nemt søge efter titler, tags og en kort beskrivelse.
• Nem at placere oplysningerne i arkivet.
• Intuitiv depotstruktur information. Når nye data, du har brug for hurtigt at vælge en kategori og underkategori, hvor man kan sætte dem.
• opbevaring tilgængelige fra enhver enhed.

Er der en obligatorisk ritualer GTD?

Ja, flere.

Indsamling alle de oplysninger til indkøbskurv "Indbakke"

Værktøjer til at indsamle en masse oplysninger. Men alt dette skulle flok til et sted, som du og vil fortsætte med at arbejde.

Tøm papirkurv "Indbakke"

En eller to gange om ugen bliver nødt til at revidere listen over "Indbakke" og sortere akkumuleret af mapper eller etiketter. Dette ritual skal blive en vane, som er dannet af intuitiv algoritme aktioner og deres systematiske gentagelse.

Du bør være en enkel trinvis plan for, hvordan du bruger ugentlig rengøring i dit anliggender systemet. Få kalendere, som vil markere de dage, hvor at vide det. Tildel dig selv en præmie, hvis for eksempel mindst 20, vil du være inden for 30 dage at rydde mappen "Indbakke" og slettet dage i kalenderen.

Revision af listen over prioriterede aktioner og listen over "Someday", prioritering

Revisionen af ​​listerne er vigtigt at prioritere og realistisk beregne de kræfter. Dette er nødvendigt, for ikke at indlæse dig selv håbløst høje mål og ikke lider realisere sin ineffektivitet.

Ødelæggelse af ekstra kurve

Ofte under kommunikation med kolleger og partnere, nye postkasser, dokumenter, lister.

Din opgave - så meget som muligt at automatisere alle disse data strømmede til "Indbakke" mappe.

Dette kan være en postkasse, og elektronisk planner. For at automatisere og forelæggelse informationstjenester passer IFTTT og Zapier. Kurve til indsamling af oplysninger skal være lille.

Sådan arbejder du med en kurv af "Indbakke" og sortere akkumuleret i hendes tilfælde?

Først fjerne problemet, tilbud, eller oplysninger fra mappen "Indbakke" og svare på spørgsmålet: "Hvad er det? Skal jeg virkelig nødt til at gøre noget? "

Hvis du ikke har brug for noget andet, har du to muligheder. Hvis det er noget vrøvl, der ikke længere er nyttige for dig hans kalv. Hvis dette er nyttig information, sætte det i arkivet. Det skal struktureres i kategorier og tags gør det nemt at finde det nødvendigt.

Hvis de oplysninger, du har brug for noget at gøre, er der tre muligheder:

1. Kør påkrævet. Hvis handlingen er vigtig og bør ikke tage mere end 2-5 minutter.

2. Delegeret til nogen. Hvis handlingen finder mere end to minutter, så tænk over, om det er muligt at ansvaret nogen.

Når delegiruesh nogen skulle være registreret:

• det endelige resultat;
• arbejdsplan (sti til målet);
• Fristen for at fuldføre opgaver;
• kontrol dato og resultat at være klar til det (mellemliggende eller endelige).

3. Udsæt for fremtiden. I dette tilfælde skal du indtaste:

• ønskede resultat;
• kort efter den handling, du vil udføre. Husk: det er umuligt at gennemføre projektet som helhed, kan kun tage konkrete enkle trin, der vil bringe dig tættere på det endelige resultat;
• deadline. Hvis der ikke er nogen eksakt dato, gemme handlingen på listen over "Someday".

Du kan sende beskeder til dig selv at få dem på den fastsatte dag. Til denne velegnet som en «Google Kalender," en påmindelse til den ønskede dato, og en ansøgning om en stilling BoomerangHvilket vil sende dig en e-mail på et bestemt tidspunkt.

Hvordan til at planlægge dit arbejde?

Alt arbejde kan opdeles i tre trin:

1. Udførelse forhånd planlagt. Det kan være så strategisk vigtige ting, som du tættere på målet, og den rutine, der blot skal gøres.
2. Gå til arbejde som hendes uventede udseende. Dette er, når i løbet af dagen ankommer opgaver fra kolleger, vejledere, breve fra kunder.
3. Planlægning for det fremtidige arbejde: udarbejdelse og revision af listerne over prioriteter. Dette punkt bør ikke tage dig for meget tid, så du ikke engagere sig i planlægningen for planlægning.

Den praksis Interiør planlægning og mål (erindringsmønter bog) er beskrevet i bogen af ​​David Allen.

For erindringsmønter bog behøver 43 mapper: 31, mærket med tal fra 1 til 31, 12 flere måneder med navnet. Daglige mapper er sat i front, startende med morgendagens dato. For en mappe med nummeret 31 er mappen for den næste måned, efterfulgt af mappen med resten af ​​månederne.

Indholdet af mappen til den næste dag hver dag overført til kurv, derefter mappen sættes i den sidste af de daglige mapper (som det overføres til næste måned). Når du slipper mappen 31 for den aktuelle måned, vil det være en mappe med navnet på den måned, efterfulgt af mappen med de dage af den nye måned. Tilsvarende er en mappe med den aktuelle måned overføres til det følgende år, da han passerede.

I en bestemt mappe, er det nødvendigt at gemme dokumenter, der kræver særlige foranstaltninger (formular, der skal udfyldes, for at et brev sendes).
Hvis systemet skal arbejde, skal det opdateres dagligt. Hvis du glemmer at opdatere placeringen af ​​dagen i morgen, kan du ikke tillid til systemet. De vil mangle vigtige oplysninger, som er nødvendige for at forstå på andre måder.

Hvis du går væk i et par dage, før afrejse, skal du tjekke mappen for de dage, hvor du vil være fraværende.

---

Sådan organisere det i praksis i lyset af moderne planlægningssystemer:

1. I stedet for en erindringsmønt bog at bruge organisator med lister over sager hver dag og sætte dem i sine opgaver for dagen. Møder og procedurer i forbindelse med den nødvendige tid til at skrive i første omgang, og sæt rykkere til systemet om dem i forvejen.
2. Opret en fil med en liste over sager om måneden. Dette er en liste over, hvad du ønsker at få gjort i løbet af denne tid. Du tilføjer til det tilfældet for hele måneden. Revision af opgaverne skal ske en gang om ugen. Under planlægningen, at de vigtigste ting til scatter for uger forstå deres prioriteter. Deres du vil udføre i første omgang, ellers hele tiden vil gå til små og hastesager.
3. Opret en fil med planerne for året. Det bør gennemgås en gang om måneden. Tilfælde af denne fil overføres til planerne for måned.
4. Planer for året, baseret på de langsigtede mål for 3-5 år. Disse sager er bedre at registrere enten i slutningen af ​​året eller i løbet af ferietid, når hovedet er fyldt daglige opgaver.

Disse fire punkter, David Allen kalder det naturlige planlægningssystem. Dette system gør det muligt at bevæge sig mod vigtige mål for dig og ikke spilde tid på rutine.

Er der en universel plan, som du kan planlægge et projekt?

Ja, selvfølgelig. David Allen kalder det en model af den naturlige planlægning. Den består af flere trin.

Trin 1. Formålet og billede perfekte resultater

Bestem mål eller den perfekte slutresultat, forestille sig, at du har nået det.

Beskriv det med alle de succeskriterier (penge, mennesker, anerkendelse). Jo mere du skriver ud det endelige resultat, jo stærkere motivation, især i tider, hvor du har brug for til at udføre specifikke handlinger, så længe det ikke er.

Trin 2. principper

Beskriv de principper, som du vil holde med opfyldelsen af ​​målene. For eksempel: "Jeg vil give frie tøjler til folk, hvis de... (at holde sig inden for budgettet, for at opfylde en specifik term projektet)." Spørg dig selv: "Hvilke handlinger kan hindre mine aktiviteter? Hvordan kan jeg forhindre dem? "

Principperne har klarhed og er en pålidelig vejledning i forvaltningsprocessen.

Trin 3. brainstorming

Brainstorm, hvorunder registrere alle mulige ideer, der kommer til at tænke.

Vigtige principper for brainstorming:

• ikke dømme;
• er ubestridt;
• ikke vurderer;
• ikke kritisere;
• Tænk over mængden, snarere end kvalitet;
• flytte analyse og organisering af den anden plan.

Trin 4. Projektplanen som en liste

Organiser brainstorming resulterer i en liste over sager. Start planlægningen fra slutningen og gå gennem trinene baglæns. Så du kan nemt lave en plan og bestemme det første skridt mod målet. Et eksempel på planlægning fra slutningen:

Når holdet arbejder på en opgave og har brug for at organisere hele planen på ét sted, praktisk at bruge Gantt-diagram. Den første kolonne i det - det er stadier på vejen til målet, den anden kolonne - ansvarlig. Vil fortsætte med at kolonner med en periode. Cellerne bliver status for et bestemt stadium, såsom "planlagt", "I processen", "Udført", "Afventer".

---

GTD-system og naturlige planlægning kan synes svært. Men når du konfigurere den til sig selv, og begynde at bruge regelmæssigt, vil du føle, at alt er meget lettere end det syntes ved første øjekast.