6 tips til effektivt arbejde med e-mail

E-mail er en af ​​de bedste midler til kommunikation og måske den eneste, der bliver brugt af alle brugere, uden undtagelse. Du kan lide eller ikke lide de budbringere, bruge Skype eller chat Facebook, men den e-mailadresse, du har helt sikkert.

Hver dag, vi kommer til din postkasse, ikke kun meddelelser fra venner og kolleger, men også snesevis af salgsfremmende e-mails, meddelelser, simpelthen spam. For ikke at drukne i det enorme antal indgående beskeder, er det vigtigt at udvikle og anvende de færdigheder af effektivt arbejde med e-mail.

Ophavsret Shutterstock

Planlæg tid kontrol e-mail

Hvis du føler, at du bruger for meget tid på behandling af post, og antallet af e-mails i din indbakke stadig ikke falde, så prøv en hårdere plan, mens du kontrollerer din mail kassen. Normalt begynder vi at kontrollere post, finde en interessant link i brevet, gå til hjemmesiden, og derfra til den anden... og efter en halv time tilbagekaldelse og vender tilbage til analysen af ​​bogstaverne. Som et resultat, har tiden gik, og sagen rørte sig ikke.

Så prøv at isolere sig i en vis begrænset tid til arbejdet med e-mail. Frekvens og varighed af hver af disse intervaller kan indstilles for sig selv på egen hånd, afhængigt af mængden af ​​hans korrespondance. Måske vil det være en time om morgenen og en time i slutningen af ​​dagen, måske du foretrækker at gå til din mail konto hver time i fem minutter. Det vigtigste - forsøge at strengt til den etablerede tidsplan for dig selv og ikke blive distraheret af noget uvedkommende. Den viden, Din tid er begrænset, Vil uundgåeligt føre til en stigning i effektiviteten i behandlingen af ​​post indtægter.

Hvert bogstav betyder handling

Hovedreglen er, at du bør gælde, når parsing mail - hver åbent brev kræver, at du enhver handling. Hvis du har åbnet brevet, så i hvert fald er det umuligt at forlade det igen i indgående. Du har enten til straks reagere på brevet eller sende det til nogen, der er bedre klare dette problem, eller at planen for sig selv Google Task opgave eller kalender - i hvert fald som et resultat af din handling brev bør slettes eller flyttes til arkivet, den er forlade mappe indbakke. Med forbehold af denne simple regel din indbakke sidst ryddet.

Ophavsret Shutterstock

Filtre og etiketter

Hvis du får på daglig basis et stort antal breve, deres analyse kræver, at du en masse tid og kræfter. Hvorfor ikke bruge de ressourcer, postvæsenet, især da der i de fleste tjenester, denne funktion er til stede og godt gennemført?

Vi taler om opsætning af filtre til automatisk mail-behandling. I stedet for at skulle manuelt at klikke på hver meddelelse, og alle dine klik - det er også den tid og indsats, bare en gang konfigurere de nødvendige filtre. For eksempel er alle meddelelser med adressen på dine pårørende placeres automatisk i mappen Familie og markeret som vigtig markør. Alle pressemeddelelser gå til en separat mappe uden at gå gennem mappe indbakkeOg meddelelser fra sociale netværk på én gang flyve i indkøbskurv.

Således kan du sprede budskabet om de vigtigste emner og til at forberede sig tilstrækkeligt for deres behandling. Du vil ikke længere være en situation, hvor din hjerne er parsing adresse skifter fra indre anliggender kontor i de spørgsmål, som og derefter straks på underholdning fordeling, og derefter tilbage igen.

Mulighederne for en række forskellige filtre der er en enorm mængde, og jeg er sikker på, at når bygge et automatisk filtrering system, vil du spare dage og måneder af din tid. Derudover ved at tildele etiketter eller distributions- mapper, kan du nemt finde bogstaverne i arkivet (du huske, at mappen indbakke vi helt tom?).

brug søgning

Mange brugere, især begyndere, holde alle dine e-mail i din indbakke, fordi de føler, at de aldrig vil finde det mere på arkivering. Hvis du opretter et system af filtre og etiketter, som beskrevet i det foregående afsnit, er dit arkiv allerede bestilt, og det er meget lettere at navigere. Men glem ikke også om søgefeltet. For eksempel i Gmails søgemaskine er så perfekt (hvem ville tvivler!) For at finde noget brev vil ikke have nogen vanskelighed.

bruge mærket

Mange posttjenester har en funktion tagging beskeder med særlige markører (i Gmail er en stjerne). Med deres hjælp er det nemt at give de nødvendige meddelelser, der kræver din opmærksomhed og sætte dem i en separat mappe. I Gmail kan du vælge et sæt frimærker og ganske fleksible at bruge dem. Således vil et enkelt blik på indholdet af din postkasse være nok til at vælge bogstaverne efter deres betydning.

Brug tastaturgenveje

Brug genvejstaster kan fremskynde mail behandler, så det er værd at bruge et par timer til at studere dem. Men inden da, tage et kig på indstillingerne (i Gmail er Indstillinger - Generelt - Genveje) Og sørg for de er inkluderet. Efter dette, skal du blot klikke på tastaturet foran et spørgsmålstegn, og du vil blive bedt om med alle de genvejstaster Gmail.

E-mail er en stor kommunikationsværktøj, men det betyder ikke, at du skal give denne proces en halvdelen af ​​sit liv. Maksimal automatisering af alle processer, hurtige svar, eller videresende meddelelser, planlægning deres tid sammen med andre råd denne artikel vil give dig mulighed for hurtigt nok til at klare et vilkårligt antal breve og spare mere tid til mere underholdende aktiviteter.